Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня – это способ фиксации потерь рабочего времени и эффективности использования кадровых ресурсов, позволяющий максимизировать качество труда работников и минимизировать затраты, а также решить множество дополнительных организационных вопросов в деятельности предприятия. При этом ознакомиться с подробностями проведения данной процедуры следует каждому работодателю и кадровому специалисту, так как данный инструмент обладает множеством преимуществ. Пример заполнения фотографии рабочего дня может послужить хорошим образцом для внедрения её в любой организации.

Что такое фотография рабочего дня и зачем она нужна

Фотография рабочего дня не имеет ничего общего с процессом создания фотоснимков и фотографическим искусством. Это – сугубо кадровый термин, используемый для оптимизации и контроля затрат рабочего времени персонала.

Сама по себе фотография рабочего дня представляет собой процесс контролирования и измерения всех затрат рабочего времени сотрудника в течение определенного периода времени. При этом проводится фиксация всех без исключения действий работника – наиболее эффективным является метод поминутного контроля с занесением в соответствующий бланк фотографии рабочего дня. Следует отметить, что законодательство никак не регламентирует данную процедуру, поэтому все особенности её проведения могут устанавливаться работодателем самостоятельно.

К целям осуществления фотографии рабочего дня можно отнести:

  • Нахождение наличествующих потерь рабочего времени, их измерение и последующее принятие определенных кадровых решений для их устранения и оптимизации затрат трудовых ресурсов.
  • Фиксация сведений для последующего проведения оптимизации обустройства рабочих мест и помещений.
  • Создание исходной базы данных для последующего введения различных трудовых нормативов, реорганизации рабочего времени.
  • Поиск причин невыполнения сотрудниками их должностных обязанностей и структурный анализ трудового дня на предприятии.

При этом порядок проведения фотографии рабочего дня подразумевает осуществление её в несколько этапов:

  • Подготовительный этап. Он подразумевает общее определение целей, с которыми осуществляется фотографирование рабочего времени, а также устанавливает непосредственные объекты наблюдения и регламентирует все последующие действия работодателя и ответственных лиц.
  • Проведение наблюдения. Это – непосредственно процедура фотографии рабочего дня выбранных объектов наблюдения, реализуемая в соответствии с разработанной программой.
  • Обработка результатов и их анализ. Это – заключительный этап фотографии рабочего дня, который, тем не менее, является важнейшим в данной процедуре, так как именно он позволяет впоследствии предпринимать определенные организационные и кадровые решения возникших проблем и проводить оптимизацию труда.

Рассмотреть каждый из вышеупомянутых этапов следует более подробно по отдельности.

Как подготовить проведение фотографии рабочего дня

Прежде, чем непосредственно проводить фотографирование рабочего дня, работодателю следует провести значительное количество подготовительных процедур, иначе весь процесс может оказаться бесполезным или малоэффективным. При этом подготовительный этап должен в любом случае предусматривать решение индивидуальных для каждого предприятия вопросов. Однако, вне зависимости от того, как именно будет проводиться фотография рабочего дня, чаще всего подготовительный этап будет включать в себя следующие мероприятия:

  • Определение целей. Задумывая проведение фотографии рабочего дня, работодатель, кадровый специалист или руководитель структурного подразделения должен точно осознавать цели данной процедуры, так как в соответствии с ними будут проводиться все последующие мероприятия. Например, если целью является оптимизация рабочего пространства, следует в первую очередь фиксировать периоды передвижения работника и иных затрат времени, связанных с окружающей обстановкой.
  • Установка ответственных лиц и выбор метода. В частности, фотография рабочего дня может осуществляться как самими работниками – данный процесс называется самофотографией, так и отдельно выделенными для него сотрудниками, например – кадровыми специалистами, или же приглашенными сторонними профессионалами. У каждого из означенных способов есть как свои преимущества, так и недостатки. Самофотография минимизирует затраты на проведение процедуры, но имеет минимальную точность, так как работники не всегда будут достоверно честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но не исключит влияния субъективных факторов, а также отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг же, хоть и обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, будет связан с дополнительными затратами.
  • Определение сроков и объектов исследования. На основании имеющихся у работодателя ресурсов и целей проведения фотографии рабочего дня осуществляется определение длительности процедуры фотографии и проводится выборка сотрудников, которые будут исследоваться. Если задачи исследования в первую очередь предусматривают оценку личностных качеств работников, то рационально будет привлечь к нему всех работников, в информации о которых заинтересован работодатель. В то же время для общей оценки потерь рабочего времени, достаточно будет обеспечить относительно небольшую выборку сотрудников – например, пяти человек из двадцати, занимающих аналогичную должность. В целом, чем большим будет время исследования, и чем большей будет выборка – тем большей точностью будут обладать полученные результаты, однако соответственно возрастут и расходы на проведение фотографии.
  • Разработка и подготовка бланков для фотографии рабочего дня. Для разработки бланков фотографии рабочего дня можно использовать как образец, так и составить их с нуля. В целом, пример заполнения фотографии рабочего дня может выглядеть как таблица, в строках которой проставляется временной период, а столбцы разделяются на непосредственно выполняемые процедуры, учетные периоды, комментарии проверяющего, коды осуществляемой деятельности.
  • Проведение инструктажа сотрудников. Данный этап фактически означает старт процедуры фотографирования рабочего времени и не является обязательным. Но чтобы избежать возможных эксцессов, рекомендуется проинструктировать проверяемых работников о том, как и зачем будет проводиться фотографирование рабочего времени. Однако в некоторых случаях, особенно при короткой длительности периода оценивания, более эффективной будет скрытая фотография рабочего времени, в том числе, например, получаемая путем использования средств автоматизации – но такие действия обязательно должны быть отражены в трудовом договоре или локальных актах организации.
Подготовительные мероприятия могут отличаться для различных структурных подразделений предприятия, для различных целей проведения фотографии рабочего дня. Работодатель сам вправе определять используемые методы и цели проведения означенной процедуры и изменять её под собственные нужды.

Проведение фотографии рабочего дня – особенности и нюансы

Проводя фотографию рабочего места, работодатель должен учитывать, что данный процесс не идеально отображает фактическую ситуацию на предприятии. В первую очередь следует отметить, что при краткой длительности фотографии, сотрудники могут специально приспособиться для демонстрации лучших результатов, чем практические, а соответственно проведенная оценка не даст ожидаемых результатов и не сможет быть впоследствии заложена в процедуру улучшения эффективности организации труда. Эту особенность работодателям и ответственным за фотографию рабочего дня лицам следует учитывать в первую очередь.

Немаловажным моментом является и тот факт, что фотография рабочего дня сама по себе может поднять эффективность деятельности предприятия – это связано с вышеописанной особенностью таковой процедуры. Ведь работники, понимающие, что каждое их действие контролируется, чаще всего работают эффективнее, чем при отсутствии контроля.

Непосредственное проведение фотографии рабочего дня следует начинать с фактическим началом рабочего дня. Поэтому ответственный за её проведение специалист должен прибыть раньше, чем анализируемые работники. В фотографию рабочего дня включаются все периоды трудовой деятельности работника, начиная от приготовления к труду и заканчивая процедурами его окончания. Однако в некоторых случаях может быть целесообразным проведении фотографии лишь в отношении отдельных промежутков времени.

Следует отличать метод хронометража рабочего времени от метода фотографии рабочего дня. В первом случае замеряются исключительно циклические и одинаковые процедуры для выявления и установления общих нормативов выпуска товарных изделий или оказания одинаковых услуг, а во второй ситуации – оцениваются общие затраты рабочего времени на протяжении дня в комплексном виде.

Во время проведения процедуры, проверяющие лица должны быть оснащены необходимыми подготовленными бланками и строго фиксировать каждое действие сотрудника. Однако следует помнить, что на время предусмотренных законодательством перерывов и в случае, если работодатель предоставляет сотрудникам дополнительные перерывы в рамках рабочего времени – учитывать таковые промежутки времени в качестве потерь трудовых часов и минут нельзя.

Обработка и анализ фотографии рабочего дня

На основании полученной в ходе фотографии рабочего дня информации, работодатель, кадровик или руководитель отдела или предприятия может предпринимать определенные действия, направленные на реализацию изначально поставленных перед данной процедурой целей. Методики воздействия будут зависеть как от изначальных целей, так и от результатов фотографии рабочего дня, особенностей деятельности конкретной организации и имеющихся ресурсов. Так как работодатель получит полную структуру временных затрат, он может предпринять различные решения для улучшения показателей бизнеса, а именно:

  • В случае, если работники затрачивают слишком много времени на передвижение по территории предприятия, хорошим решением может стать оптимизация рабочих мест и самой территории, в том числе зданий. Также, оптимизация рабочих мест поможет сократить затраты на подготовку сотрудника к работе и её окончание.
  • Если работники отвлекаются на посторонние разговоры с коллегами, возможно будет иметь смысл как перепланировка рабочих мест, чтобы усложнить разговоры, так и небольшие кадровые перестановки. Однако следует помнить, что далеко не всегда посторонние разговоры слишком сильно негативно влияют на рабочее время. Во многих ситуациях они наоборот – позволяют найти нестандартные решения рабочих вопросов или же просто предоставляют работникам эмоциональную разрядку, с ограничением которой их эффективность труда может упасть гораздо сильнее.
  • В ситуации, когда работники не исполняют свои обязанности в связи с фактической невозможностью это сделать – работодателю в первую очередь следует обратить свое внимание на изучение причин такового простоя и в кратчайшие сроки избавиться от подобных ситуаций или предупредить их возможное повторение, либо же обеспечить занятость работников иной полезной для организации деятельностью.
Далеко не всегда наличие потерь рабочего времени свидетельствует о неэффективном управлении кадрами. Так, некоторые должности при фотографировании рабочего времени могут продемонстрировать большое количество часов, в которые они не занимаются своими обязанностями. Наиболее актуальны такие ситуации для сотрудников ремонтных и экстренных служб на предприятии – ведь пока они не работают, это значит, что в организации нет проблем.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (38 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение (1)
  1. Катя:

    Ну и что, нас тоже фоткали, и ни чего страшного. Нам очень даже понравилось, что там обрабатывылось , я не знаю. Но потом мы их видели, может , не все конечно, но нам очень понравились!

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>