Оформление командировки — документы, пошаговая инструкция

Руководители, расширяющие сферу деятельности своей компании, организовывают различные деловые мероприятия за пределами территориальной доступности главного офиса. С этой целью оформляются командировки подчиненным, которые исполняют свои должностные обязанности в другом городе или стране. При этом ошибки в оформлении деловой поездки чреваты не только рутинной работой по их исправлению, но и привлечением управленца к административной ответственности. В статье представлена пошаговая инструкция оформления командировки в 2018 году.

Изменения в законодательстве по вопросу деловых поездок

Начиная с 2014, законодательство в разрезе оформления командировок претерпевает определенные изменения. Наиболее значительные реформы были осуществлены в 2017 году:

  • Ведомство по всем расчетным вопросам и регламент проведения операций по исчислению суточных перешло к налоговым органам от внебюджетных фондов;
  • Расчет страховых отчислений стал основываться на том объеме средств, который превышает лимит. Подразумевается, что управленец организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных платежей при деловых поездках сотрудников. Данная сумма также может превышать установленную НК РФ норму. Все объемы командировочных выплат должны отражаться в локальных нормативных актах или в коллективном соглашении;
  • При исчислении базы для расчета суточных больше не принимается во внимание страховые взносы на травматизм.

Основываясь на ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суммы, составляют:

  • Командировки по территории РФ – 700 руб. в сутки;
  • Командировки за рубеж – 2500 руб. в сутки.
Исходя из ПП РФ №729 от 02.10.2002г., суточные выплаты сотрудникам коммерческих предприятий должны быть не меньше идентичных выплат сотрудникам государственных учреждений.

Внести корректировки в объем суточных выплат работодатель может в любой момент отчетного года. Однако практика демонстрирует, что большинство управленцев используют начало года для подобных изменений с целью облегчить дальнейшую работу бухгалтерского и кадрового отделов.

Категории сотрудников, которые не могут быть отправлены в деловую поездку

Наниматель имеет право оформить командировку для подчиненного, постоянно трудящегося в компании на одной должности. Однако данное правило не касается работников, связанных с транспортной деятельностью (например, дальнобойщики или курьеры), а также субъектов, работающих по гражданско-правовому соглашению.

Чтобы направление в деловую поездку было правомерным, работодателю необходимо убедиться, что подчиненный не относится к категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки. Помимо этого, также существуют группы, для которых отправление в командировку правомерно только с их письменного согласия.

Так, к первой категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки, относятся:

  • женщины, ожидающие появление ребенка;
  • сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность параллельно с обучением;
  • работники, которые еще не достигли 18 лет. Исключением являются работники творческого профиля, а также спортсмены;
  • субъекты, трудоустроенные в фирме на основании гражданско-правового соглашения.

Ко второй категории сотрудников, направление в командировку которых возможно только с их письменного согласия, относятся:

  • матери детей, которым еще не исполнилось 3 года;
  • родители-одиночки, чьим детям не исполнилось 5 лет;
  • родители, опекуны и усыновители несовершеннолетних инвалидов;
  • субъекты, которые осуществляют уход за родственниками, основываясь на медицинском предписании.

Документальное оформление командировки внутри государства

Под оформлением командировки подразумевается не только сам процесс составления бумаг для направления сотрудника в деловую поездку, но и последующий сбор документов по факту приезда работника обратно.

Пакет документов оформляется в отделе кадров или, при его отсутствии, самим руководителем компании или частным предпринимателем.

Так, в первую очередь необходимо подготовить приказ. Он оформляется по регламентированной форме № Т9, и содержит следующие позиции:

  • паспортные сведения о работнике;
  • порядковый номер субъекта в табеле;
  • занимаемая сотрудником должность;
  • отдел (подразделение, департамент, цех), в котором трудится служащий;
  • основные цели командировочной поездки, задачи сотрудника, которые должны быть достигнуты в ходе деловых мероприятий. Помимо этого также определяются сроки поездки, источники финансирования (финансовые средства выдаются авансом под отчет или же выбирается вариант, при котором сотруднику впоследствии возмещают затраты);
  • место (название населенного пункта), в котором подчиненный будет проживать в течение командировочной поездки.

Вплоть до 2015 сохранялось требование оформления командировочного удостоверения и служебного задания. На данный момент указанные бумаги неактуальны. При этом предприятие может продолжать их использовать, если соответствующее положение зафиксировано в местном нормативном акте.

Практика показывает, что большинство организаций продолжает использовать командировочное удостоверение, так как данный документ является крайне информативным.

Также к документам, необходимым для завершения оформления командировки, относится авансовый отчет. Данный отчет составляется по регламентированной форме АО-1, и предполагает дополнения в виде оправдательных документов по факту приезда субъекта.

Пошаговая инструкция оформления служебной командировки в России

Пошаговая инструкция по оформлению командировки выглядит следующим образом:

  1. Выделяются конкретные задачи и цели командировки. Также определяется место пребывания субъекта, и период его командирования.
  2. Публикация распоряжения нанимателя по регламентированной форме Т9 или по любой иной форме, официально зафиксированной местным нормативным документом.
  3. Когда сотрудник отправляется в деловую поездку, этот день отмечается в журнале учета. Туда вносятся сведения о самом работнике, об организации, ради которой была назначена командировка, а также место назначения. В случае, когда на предприятии принято использовать утвержденную форму журнала учета работников, направленных в командировку, в графе об удостоверении требуется ставить прочерк.
  4. Весь период, пока работник отсутствует на своем рабочем месте, требуется продолжать вести табель учета рабочего времени. В тех графах, которые предполагают дни отсутствия, следует прописывать букву «К», что означает пребывание субъекта в деловой поездке. Помимо этого, если командировка сотрудника выпала на его выходной день, это также заносится в табель, и отмечается кодом «РВ».
  5. Составляется авансовый отчет по унифицированной форме АО-1. Это необходимо для приложения оправдательных документов и обстоятельств, доказывающих обоснованность произведенных трат, а также для предоставления руководителю компании отчетности.
  6. По факту возвращения подчиненного, авансовый отчет подается ему для непосредственного заполнения, занесения информации и приложения оправдательных бумаг. Заполнить такой отчет требуется на протяжении первых трех дней с даты возвращения. Если же день возвращения работника пришелся на выходной или праздник, то авансовый отчет следует подать в течение трех дней с первого рабочего дня после окончания выходных или праздников.
  7. Сотрудник проверяет все подаваемые им оправдательные бумаги (чеки, квитанции, проездные билеты, авиабилеты ордера и т.п.).
  8. Авансовый отчет вместе со всеми документами подается в экономическую службу безопасности компании или в бухгалтерию, при отсутствии таковой. После проверки подлинности пакета документов, а также фиксации факта подачи такого отчета в срок, бумаги передаются руководителю. На данном этапе управленец также может признать дополнительно прочие расходы, представляемые подчиненным. Если прочие расходы будут подтверждены нанимателем, сотрудник вправе рассчитывать на дополнительные компенсационные выплаты.

Порядок оформления командировки также подразумевает составление необходимых документов после возвращения сотрудника из деловой поездки. Помимо авансового отчета и журнала учета необходимо составить служебную записку. Данная бумага должна составляться, если подчиненным в ходе деловой поездки был использован собственный транспорт или транспорт по доверенности. Документ может составляться в вольной форме, однако необходимо учесть все требуемые реквизиты. Образец подобной записки должен иметься у кадровой службы.

Так, если использовался личный транспорт, то нужно указать его марку и номер регистрации. Также к приложениям требуется добавить все чеки, подтверждающие расходы на топливо.

Если в ходе поездки был использован транспорт по доверенности, в записку требуется внести информацию о доверительном документе (номер и дата).

Помимо этого, многими предприятиями до сих пор используется командировочное удостоверение и служебное задание. Их заполнение должно базироваться на унифицированных формах, которые также должны находиться в кадровой службе. Там сотрудник может получить образцы бумаг для последующего заполнения.

Порядок действий, если сотрудником не было исполнено командировочное задание

Нередко возникают ситуации, в которых сотрудник не достигает поставленной перед ним цели, и возвращается из командировки с тем же результатом, что и до поездки. Поэтому многие работодатели задаются вопросом, нужно ли принимать подобные затраты на деловые поездки к учету, если результата не было. Бухгалтера, зачастую, принимают лояльную сторону, утверждая, что подобные расходы принимаются к учету, если есть их документальное подтверждение. Однако сотрудники налоговой службы противоположного мнения, считая, что нерезультативная командировка не должна быть учтена.

Одной из наиболее распространенных формулировок цели поездки является: «Подписание соглашения с заказчиком». Предугадать заранее исход поездки невозможно, хотя сотрудник затрачивает определенные суммы на данное действие. Работники налоговой сферы выступают против признания издержек по безрезультатным командировкам ввиду отсутствия оснований для понижения налога на прибыль.

По данному вопросу также нередко возникают непонимания и конфликты между представителями компании и налоговыми сотрудниками. Так, управленцы и главные бухгалтеры могут подать иск с прошением признания конкретных расходов легитимными, так как сотрудник был направлен в командировку с производственной целью вне зависимости от полученного результата. Практика показывает, что в большинстве случаев судья удовлетворяет подобные иски.

Оформление заграничных командировок

При деловых поездках за рубеж руководителю в первую очередь необходимо выяснить, берет ли на себя принимающая сторона какую-либо часть расходов. Зачастую иностранные оппоненты могут возмещать затраты на жилье.

Помимо этого следует выяснить, имеется ли у подчиненного заграничный паспорт и соответствующая виза.

Оформление заграничной командировки после публикации распоряжения о направлении сотрудника в поездку проходит по таким этапам:

  1. Получение визы и заграничного паспорта при необходимости. При этом подобные расходы, как показывает практика, компенсирует работодатель, классифицируя их как дополнительные траты.
  2. Регистрация на имя субъекта жилья (номера в гостинице или съемная жилплощадь).
  3. Формирование пакета документов, необходимого для достижения цели командировки.
  4. Расчет объема аванса и суточных, а также заработка подчиненного за все дни пребывания в поездке.
  5. Оплата налогов в необходимые инстанции (НДФЛ и внебюджетные образования).

Нововведения 2017 года ликвидировали ограниченность пребывания субъектов в командировках. Так, длительность заграничной поездки следует указать в соответствующем приказе.

Если сотрудник за год суммарно находился в заграничных командировках более 183 дней, то НДФЛ составит 30%, а не 13%.

Нюансы оформления командировок

Из нюансов оформления командировок можно выделить:

  1. Оформление деловой поездки для группы сотрудников единовременно. То есть, несколько человек должны отправиться в командировку по одному приказу. Для этого требуется использовать регламентированную форму Т9а (приказ), в которой будут перечислены все командируемые подчиненные.
  2. Оформление командировки, если та длилась несколько часов. Командировочной поездкой признается поездка в иную местность, отличную от той территории, где обычно трудится гражданин. Так, если поездка длится всего несколько часов, но осуществляется в другом городе, ее необходимо оформить в соответствии со стандартными правилами оформления подобных мероприятий. Однако в данном случае сотруднику не будут положены суточные выплаты и возмещение расходов на проживание.

Таким образом, вопрос о том, как оформить командировку в 2018 году не всегда решается легко. Руководителю фирмы требуется быть хорошо информированным относительно законодательства в данной сфере, а также ознакомиться с пошаговой инструкцией подобного действия, приведенной в статье.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (21 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>