Как правильно прошивать и заверять документы

Как правильно прошивать и заверять документы

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

как правильно сшить документы нитками через три отверстия - шаг 1

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

шаг 2

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

шаг 3

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

шаг 4

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

шаг 5

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

как сшить многостраничный документ

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео:  в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка  документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

Советуем прочитать статью про стоимость лицензии на продажу алкоголя, там же рассказано как ее оформить.

О проверках Роспотребнадзора рассказывает одна из статей.

Про испытательный срок при приеме на работу — http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kadry/priem-na-rabotu/s-ispytatelnym-srokom.html  

Поделиться:
13 комментариев
Нора 08 декабря 2016

Виктории: несложно. Сначала нитки продеваются во 2 и 4 дырки, затем - в 1 и 5, затем в противоположной стороны во 2 и 4, в конце на одну сторону центральной дырки.

Виктория 06 декабря 2016

Как прошить документы в 5 дырок? архив требует именно в 5, а это как оказалось сложно.

Маша 17 августа 2016

Я от незнания перед сканированием разрезала прошитый документ,чем это черевато и что делать в таком случае?

Lucian 04 октября 2015

Сначала я хотела скрепить отчет степлером, пока это не увидел мой шеф, он то и сказал, что нужно сшивать ниткой, ну так я взяла иголку с ниткой))))в общем, первый опыт научил меня многому, потом уже меня научили как это делать правильно. Оказалось то не просто сшить документы, есть тонкости, которые нужно знать.

Инна 29 мая 2015

А как я недавно выяснила, правильно прошить документы - это ещё полдела. Их и хранить надо определённым образом! К нам приходила проверка, так еле отвертелись от штрафа за то, что у нас все папки с личными делами и бухгалтерские документы лежали просто в закрытом стеллаже. Оказывается, должен быть специальный шкаф, в котором каждый ящик открывается ключом, и одновременно можно открыть только один ящик, остальные в это время блокируются. Но штрафа удалось избежать именно потому, что инспектор сказала "Ладно, у вас хоть подшито всё по форме..."

Neli 21 мая 2015

У нас в организации только дыроколом прокалывают, а шило здесь впервые увидела. А вообще оформление (прошивка, заверение, и т.д.)документов-очень важное дело, многие структуры очень щепетильно относятся к этому.

Антонина 19 мая 2015

Вот кажется,что такого-подшить документы? А как начнешь, так и понимаешь...ох,не легкое это дело, особенно, помню, первый раз)) Спасибо за статью, за видео! Теперь я поняла, что почти все делала не правильно, вернее, не совсем правильно. Главное, теперь знаю как облегчить и ускорить эту работу, а то уж очень много времени уходило. А время очень дорого!

Светлана 30 апреля 2015

В некоторые учреждения необходимо подавать только прошитые документы, от этого зависит рассмотрение Вашего же вопроса, а если они ещё и заверены неправильно - даже не примут, дальше иди оформляй, теряй время...Лучше научиться!

Елена 03 марта 2015

Являюсь делопроизводителем и могу со всей ответственностью сказать, что способ прошивки документов зависит от места предоставления. Зачастую организации, которые требуют подачи документов в сшитом виде, расписывают подробно, как должен быть сшит документ и в какой последовательности. Некоторые предполагают подачу в папках скоросшивателях, а некоторые предполагают прошивку ниткой и печатью и подписью на титульном листе.

Марина 11 февраля 2015

Работаю бухгалтером и приходится сшивать документы. В отличие от многих считаю, что сшивать их необходимо, причем делать это нужно правильно, чтобы впоследствии не возникло различных неприятностей.

Яна 04 февраля 2015

Долгое время проработала начальником службы документационного управления на крупном производственном предприятии. Большинство знакомых услышав название моей должности недоуменно пожимали плечами - что это за работа такая бумажки перекладывать и зачем она нужна. Многие просто недооценивают и не понимают зачем правильно сшивать и хранить исполненные документы. Сшивание это защита документа от возможной подмены каких-то отдельных листов или их изъятия. Сшиванию подлежат документы от двух листов. Ниточный переплет, нумерация страниц и опечатывание подтверждают целостность документа.

Владимир 03 февраля 2015

На самом деле, прошивка документов, их заверение есть, вроде как, и не самые серьезные вещи в бизнесе, но от них, как оказалось зависит крайне многое. А подчас и реализация всей идеи. Довелось мне быть в одной региональной комиссии по выдаче субсидий начинающим предпринимателям на начало своего дела. Вроде там все просто. Подай бизнес план (все рассчеты, методики были в методичках), приложи необходимые документы, копии (регистрационные, выписки из банков, что реально вкладывал свои деньги в это дело, из налоговой об отсутствии задолжностей), сложи все в папку с титульным листом (образец и на сайтах висел и в методичках был). Ничего сверхестественного. Было подано чуть более 50 заявок. Субсидия была 300 тысяч. Когда просто пролистывали докумены, то оказалось, что по формальному признаку допустить к участию в конкурсе можно было не более 5. Просто полные косяки в документах! Копии не заверены даже подписью ИП, Папки не то что не сшиты, просто разлетались, когда их из конвертов доставали! С одной стороны - просто небрежность, а с другой - незнание людей основ делопроизводства. Потом уже более-менее нормальным проектам дали возможность оформить все как следует, а многих просто смотреть не стали из-за незнания ими делопроизводства по формальному признаку.

Елена 03 февраля 2015

Ну почему же нет регламентирующих документов? Для налоговой инспекции это письмо Минфина от 07.08.2014 г. № 03-02-РЗ/39142. До издания этого письма, чтобы предоставить копии документов для налоговой проверки, надо было заверять каждый лист копии документа. Хочу добавить, что остатки нитей должны быть отрезаны не коротко, а выглядывать из-под наклеенного листочка.

Добавить комментарий