Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек


Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Между работниками и работодателями складываются трудовые отношения. Сотрудничество обеих сторон регламентируется законодательством. Партнёрские отношения, права и обязанности в сфере труда, характер рабочей деятельности находят документальное отражение.

Трудовая книжка — что это такое и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это персональный документ, который отражает стаж, качество, продолжительность работы на каждом месте занятости, информацию о характере деятельности человека.

образцы трудовых книжек

Действительными являются образцы от 1938, 1973, 2003, 2004 годов, они полноправно участвуют в рабочем обороте и не нуждаются в замене.

Документ необходим для:

  • фактического отображения трудовой деятельности;
  • информирования работодателя о причинах увольнения работника, продолжительности его стажа, награждениях, выговорах и т. п.;
  • реализации прав на пенсионное обеспечение в будущем.

Обзор законодательства

Законодательные акты регламентируют нормы и правила, в соответствии с которыми оформляется трудовая книжка, к ним относятся:

  • Трудовой кодекс РФ. Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
  • Кодекс РФ (КоАП) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
  • Правительственное постановление «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 в ред. от 25. 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, регламентирует ведение и соответствующее хранение.
  • Инициатором разработки следующего документа выступило Министерство труда. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК» от 10.10.2003 №69 определяет строгий порядок заполнения разделов трудовых книжек, алгоритм исправления ошибок.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

Ведение

Даты

  • записи абсолютно всех дат производятся строго арабскими цифрами. По формату ХХ – месяц, число; по формату ХХХХ — год. Если человек был принят на должность 10 июля 1990 года, запись будет соответствующая – «10.07.1990»;

Цвета чернил

  • записи производятся инспектором отдела кадров аккуратно, перьевой, шариковой ручкой, ручкой-роллером, с чернилами стойкими к свету и влажности, фиолетового, синего или чёрного цвета. Чернила должны быть представлены исключительно в виде пасты. Мнение о допустимости использования гелевых ручек ошибочно;

Недопустимость сокращений

  • сокращения в трудовой книжке недопустимы. Записи вводятся аккуратно, корректно и в полном объёме;

Состав сведений

Нормы регламентируются Трудовым кодексом:

  • сведения о работнике;
  • характер выполняемой работы;
  • перевод на другое место постоянной деятельности;
  • увольнение;
  • основания завершения действия трудового договора;
  • сведения о вознаграждениях, поощрениях.
Согласно IV статье Трудового кодекса, взыскания в документ не вносятся, за исключением прецедентов, когда основным дисциплинарным взысканием становится увольнение.

Язык

  • гос. язык РФ;
  • гос. язык республики в составе РФ, если этот язык официально установлен.

Соответствие приказу

На основании приказа работодателя в документ вносятся следующие сведения:

  • о выполняемой деятельности;
  • о переводе на другой вид деятельности/работу;
  • о квалификации сотрудника;
  • об увольнении;
  • о награждении.

Сроки внесения

  • документ подлежит заполнению и ведётся на каждого работника, занятого в организации более пяти дней (за исключением работодателей, которые являются физическими лицами), в случае, если это место занятости является основным;
  • все данные вносятся не позднее семидневного срока, при увольнении – день в день;

Ответственное лицо – инспектор отдела кадров – обязано уложиться в установленные законом сроки.

Порядковый номер

  • все записи идут без сокращений, в пределах одного раздела имеют собственный порядковый номер;

Исключения

Зарплата и управление персоналом

  • при переименовании организации заполнению подлежат ӀӀӀ и IV графы документа. В разделе под грифом «Сведения о работе», в III графе производится запись: «Организация Х с числа ХХ переименована в Х». Четвёртая графа содержит основания для переименования – приказ, с указанием даты и №;
  • запись о непрерывном стаже не нумеруется при заполнении дубликата. Согласно законодательству при работе с дублирующим документом, в раздел под грифом «Сведения о работе» графа III, вносится информация о непрерывном стаже сотрудника до поступления на настоящее место работы. Это актуально в том случае, если человек уже работал до поступления к данному работодателю. Эта запись о трудовом стаже не нумеруется;
  • нумерации не подлежат наименования работодателей (в графах «Сведения о трудовых книжках», «Сведения о работе»).

Ознакомление сотрудников с записями

  • работодатель обязан ознакомить работающего в организации сотрудника с каждой записью, которая касается характера выполняемой деятельности, перевода на другую должность с постоянной занятостью, увольнения. Владелец документа должен поставить подпись в свой личной карточке, где запись, внесённая в ТК, повторяется;
  • когда действие трудового договора исчерпано, все записи, внесённые в документ за время рабочей деятельности в данной организации заверяются. Заверителем может выступать сам работодатель, лицо, ответственное за делопроизводство и кадры. В документе ставится печать, подпись руководителя, подпись работника;
  • после заполнения титула работник расписывается на нём в соответствующей строке, заверяя тем самым корректность внесённых сведений. Аналогично роспись проставляется на титуле дубликата, вкладыша.

Лица, ответственные за ведение документа

  • весь спектр ответственности несёт работодатель. Приказ или распоряжение работодателя даёт основания для назначения уполномоченного лица, которому делегируются все полномочия и ответственность за хранение, ведение, учёт и выдачу ТК. Право подписи этого лица позволяет заверять все записи;
  • указанные лица несут ответственность, регламентируемую законом;
  • при осуществлении проверок приказы и распоряжения за назначение ответственного лица всегда проверяются Гострудинспекцией.
Приведенные примеры характеристики с места работы облегчат подготовку этих документов для разных ситуаций.

Возможно вам может пригодиться образец заполнения штатного расписания.

Хранение

Хранение трудовых книжек должно быть организовано в специально отведённом месте, недоступном третьим лицам. Практически в любой организации — это сейф или железный шкаф с замком. Для самих книжек должен быть предусмотрен специальный лоток или ящик.

Если в процессе хранения документы подверглись порче, на организацию могут быть начислены штрафные санкции. Срок хранения и учёт трудовых книжек регламентируется следующими типовыми документами:

  • невостребованные ТК – 75 лет;
  • книга учёта движения ТК – 75 лет. Книга заполняется в отделе кадров, кадровой службой, в зависимости от порядка, установленного в компании. Она содержит данные о принятых на хранение и выданных ТК;
  • приходно-расходная книга учёта бланков ТК – 5 лет. Документ учитывает количество ТК и вкладышей к ним. Книга выдаётся бухгалтерией и отображает расход бланков данных документов с проставлением номера и серии каждого. На сегодняшний день типовой документ теряет свою актуальность, так как работники получили право приобретать трудовые книжки собственноручно.

Книги должны быть представлены в единой, утверждённой государством форме. При получении ТК на руки сотрудник оставляет подпись в личной карточке и журнале учёта. Книги – это бланки строгой отчетности, они нумеруются, прошиваются, визируются подписью и печатью работодателя.

Видео — как заверить книгу учета движения трудовых книжек:

Как правильно заполнить трудовую книжку

Титульный лист

  • Согласно паспортным данным, без сокращений вписывается ФИО работника. Если во время трудовой деятельности происходит изменение фамилии, уполномоченное лицо производит исправление на основании паспорта и свидетельства о смене фамилии. Прежние данные перечёркиваются одной чертой, новые — вписываются. Кадровик на обложке прописывает ссылку на документ, послужившим основанием к смене, удостоверяет запись подписью и печатью. В отдельных случаях вместо паспорта кадровик может руководствоваться иным документом, удостоверяющим личность.
  • Дата рождения – значение прописывается соответственно формуле число.месяц.год.
  • Образование. Данные вводятся на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений. В том случае, если работник повысил уровень образования или получил дополнительное, данные пополняются, без зачеркиваний.
  • Специальность прописывается строго в именительном падеже, на основании документа об образовании – например, «продавец». Если сотрудник поступает на место занятости, требующее специальных знаний или особой подготовки, должны присутствовать дополнительные документы, подтверждающие эти знания.
  • Дата заполнения. После приёма на работу заполнение должно быть проведено в течение пяти дней.
  • Подпись и расшифровка ответственного лица и работника.
  • Печать организации.

Видео в котором рассказано как заполнить титульный лист трудовой книжки:

Сведения о приёме на работу

  • Печать организации, реквизиты прописью. Если есть, указывается её сокращённое наименование.
  • I графа. Порядковый № записи. Если это первая запись ставится цифру «1» и т. д.
  • II графа. Дата, когда сотрудник был зачислен в штат.
  • Принят/принята в «название отдела» на должность «Х». Информация вносится в соответствии со штатным расписанием. Вписывается на одном уровне с датой приёма в III графе.
  • В IV графу вписывается № и дата документа, который стал основанием для приёма на работу, обычно это приказ.

Видео — как делать записи о работе в трудовой книжке:

В данном разделе отображаются сведения об установлении дополнительной профессии, присвоение нового разряда, чина, изменение организацией-работодателем наименования при реорганизации, работа по совместительству.

Записи о переводах

  • Если человек переводится из внешней организации, производятся записи об увольнении в III графе «Сведения о работе», с указанием информации об инициативе работника (если таковая имелась). Далее указывается запись о приёме на новое место занятости, с отметкой о реализации порядка перевода.
  • При внутреннем переводе достаточно указать новое место занятости и основание перевода.

Алгоритм внесения записей о переводе

  • I графа — № записи – проставляется порядковый №;
  • II графа. Указывается календарная дата арабскими цифрами;
  • III графа – запись о переводе;
  • IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для перевода.

Увольнение

Алгоритм внесения записей об увольнении:

  • I графа ставится порядковый № записи;
  • II графа – указывается календарная дата увольнения арабскими цифрами;
  • III графа – запись об увольнении со ссылкой на ст. ТК (в полном соответствии с формулировками закона);
  • IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
  • печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.
Исключения: если работник не явился для получения документа на руки, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться и получить ТК либо предоставить согласие на её отправление посредством почтовой связи. Начиная от даты подачи уведомления, работодатель избавляется от ответственности за хранение документа.

Совместительство

Если работник проявляет инициативу, запись о совместительстве вводится в документ в отделе кадров основного места занятости. Сотрудник должен принести в отдел кадров следующие документы:

  • заверенная директором компании-совместителя копия трудового соглашения;
  • прошение о внесении записи в письменном виде.

Как правильно заверить копию

  • уполномоченное лицо делает копии всех страниц документа, на которых содержатся записи;
  • на листах-копиях проставляется печать, текущая дата, резолюция «копия верна», подпись инспектора отдела кадров или иного уполномоченного лица. На документе должна присутствовать отметка о том, что работник трудится на это месте в настоящий момент.

Копия трудовой книжки принимается по месту требования как документ, подтверждающий занятость человека.

Дубликат

В том случае, если документ утерян по вине работника, он должен оповестить об этом работодателя посредством подачи заявления «об утере трудовой книжки». В течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель предоставляет дубликат.

Информация, содержащаяся в дубликате

  • общий стаж сотрудника до поступления на данное место занятости. Стаж должен быть указан суммарно, без конкретизации;
  • конкретные данные о деятельности в данной организации.

Основания для выдачи дубликата

  • ТК непригодна к использованию;
  • утеря ТК;
  • судебное решение о признании записи в ТК недействительной. Работодатель предоставляет сотруднику дубликат со всеми записями, за исключением непригодной.

Вкладыш

вкладыш к трудовой книжкеВкладыш необходим, когда в документ невозможно внести новые записи. Это законное продолжение ТК, которое выдается и подлежит оформлению в общем порядке. Вкладыш без трудовой – недействителен. В самой книжке должна быть отметка о прикреплении дополнительного документа.

Ошибки

  • На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
  • Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
  • Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.
Алгоритм внесения записей об ошибках
  • I графа — порядковый № записи;
  • II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
  • III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
  • II графа – указывается дата новой корректной записи;
  • III графа – вносится новая запись;
  • IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Индивидуальный предприниматель осуществляет кадровый учет по той же схеме, что все работодатели, но может воспользоваться упрощенной схемой.

Алгоритм несения записей о приеме на работу к ИП

  • III графа – указывается наименование работодателя — «Индивидуальный предприниматель ХХХ»;
  • I графа – порядковый № записи;
  • II графа – дата приёма в штат сотрудников;
  • III графа – на одном уровне с датой – сведения о принятии на работу, с указанием должности;
  • IV графа – номер и дата приказа, который является основанием о зачислении сотрудника в штат.

Образец заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем:

образец заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем в качестве работодателя

Если работодатель – физическое лицо

В данном случае работодатель не имеет законного права производить записи в ТК сотрудников. Физическое лицо, выступающее, как работодатель не вправе оформлять документ тем работникам, кто поступает на работу в первый раз.

Дополнительные указания

  • Записи о назначении/избрании гендиректором общества: в формулировке о приеме на работе директора общества можно использовать слово «избран» взамен «назначен», если директора избирает общее собрание. В IV графе должен быть указан протокол общего собрания, приказ, с соответствующими номерами и датами.
  • Прием на работу в филиал. Если сотрудник принимается на работу в филиал, на практике законно использовать два варианта указания филиала: в самой записи о приеме на должность и в заголовке, после указания наименования организации – обе записи ведутся в III графе.

Если работодатель уважительно относится к своим сотрудникам, учёт и ведение трудовых книжек будет осуществляться корректно и в соответствии с законодательством. Это одна из основ успешного и процветающего бизнеса.

Работодатель при приеме на работу нового сотрудника может установить испытательный срок по Трудовому Кодексу. Это стало общепринятой практикой.

Если есть необходимость, можно проверить индивидуального предпринимателя по ИНН. Здесь об этом рассказано.

Какие положены выплаты при сокращении работника по соглашению сторон — http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kadry/uvolnenie/vyplaty-rabotnikam-pri-sokrashhenii.html

Видео о правилах заполнения,  ведения и хранения трудовых книжек:

Поделиться:
16 комментариев
Ann 13 Май 2016

Трудовые книжки сейчас часто заполняются ужаснейшим образом. Неаккуратность просто поражает! Было бы просто замечательно, если бы их ввели в дублированном виде с одинаковыми записями, чтобы одна - была у работодателя, а вторая - у сотрудника: тогда не выдавали бы пустые и новые как это сделали в случае Алины (см. комментарий выше)

Маркова Елена 10 Апрель 2016

Имею ли я право потребовать дополнительную запись в трудовую книжку, если работаю по внутреннему совместительству

Александр 29 Март 2016

Алине Как это сдала другую? Новую что-ли? Такого не бывает. Обращаетесь в суд для установления юридического факта. Суд сам разошлет запросы по всем Вашим предыдущим местам работы, а после того как получит от них ответы, обяжет Ваше последнего работодателя восстановить трудовую книжку в полном объёме.

Алина 28 Март 2016

Добрый день! Что делать? Пожалуйста, помогите. Уволилась и при увольнении отдают трудовую книжку, но не мою - совершенно новую. Запись только последнего работодателя, а записей предыдущих 3-х работодателей нет. Теперь узнала, что доказать то, что я сдала ей другую можно только в суде. Что вы думаете и кто с этим сталкивался. Да и как в суде доказывать?

Елена 21 Март 2016

Трудовая книжка - серьезный документ. Хранится в сейфе организации. Выдается обычно только при увольнении. Важно отслеживать правильность её заполнения, потому как непонятно в будущем при оформлении пенсии как тебя это коснётся. Нередка ситуация когда бывшие работники приходят в организации с просьбой сделать выписку от стаже, а книжки нет или записи плохо читаются. Это им нужно при перерасчете пенсии.

Иван Шевелев 28 Февраль 2016

На предприятии я работаю по совместительству. В отделе кадров мне отказали сделать запись в трудовой книжке.

Сергей 29 Январь 2016

Трудовая книжка пока ещё очень важный документ, хотя на неё осуществляются периодические нападки с требованием отменить. Учёт трудового стажа важен для пенсионного фонда, будущей пенсии. В своё время была проведена конвертация трудового стажа на основании записей в трудовой книжки. В любом случае в нашей стране очень важно иметь такой документ и пока непонятно чем его можно заменить.

Иван Анатольевич 15 Январь 2016

В настоящее время многие молодые люди не заботятся о подтверждении своего рабочего стажа. Отдельные даже трудовой книжки не имеют. А зря для получение пенсии по старости даже очень не плохой документ.

Sweet Kitty 08 Сентябрь 2015

Хах! Мне так один раз трудовую испортили: на одной работе страницу пропустили, а на следующей эту страницу заполнили.

Виктор 17 Июнь 2015

Друзья, пожалуйста, следите за качеством заполнения вашей трудовой книги со стороны работодателя. У меня была плохая ситуация, когда девушка в бухгалтерии (где я ранее работал) написала всё настолько невнятно, что текст был попусту нечитаем. Потом компания свернула деятельность, а 4 года трудового стажа, фактически, вылетели в трубу. И спасибо за познавательную статью!

Светлана 21 Май 2015

К данной статье хочу добавить, что срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет две недели с момента заверения, позже копия считается не действительной.

Дмитрий 14 Апрель 2015

В дополнение всего вышесказанного, в частности, что касается печатей. Следите за тем, что бы печать была полная. При подаче трудовой книжки в соответствующие инстанции, и в случае если печать имеет не полный оттиск, даже если вошли все слова и цифры, а не поместилась исключительно окружность, могут отказать в регистрации и учете записи, которая заверяет данная печать. Особенно это обидно при оформлении на пенсию, и вдвойне обидно когда большой стаж был выработан, а из-за некомпетентности человека который так безалаберно отнесся к своей работе, начинаются лишние, по сути, никому не нужные разбирательства. И хорошо, если организация эта еще существует, и может подтвердить то, что это их печать и то, что она заверяет, ну а если уже произошла реорганизация или вовсе банкротство или ликвидация… Поэтому, будьте бдительны!

ольга 12 Апрель 2015

К вопросу о заполнении трудовых книжек - подходите серьезно, потому как это ваша история и ваш документ. Сейчас книжки заполняют кто угодно и как угодно, особенно в частных компаниях. Поэтому работнику необходимо заранее просмотреть всю необходимую информацию по этому поводу, особенно о переводах и увольнении. Вся неверная информация скажется на стаже.

Яна 20 Март 2015

Вообще до сих пор не утихают споры, есть ли ценность в трудовой книжке или уже нет. В мою книжку были внесены некорректные изменения, когда я это обнаружила, совершенно случайно, читая статьи в интернете. Когда вернулась в эту организации с запросом внести корректные изменения, то оказалось, что этой организации уже не существует, считайте, что два года работы коту под хвост!

Марина 12 Март 2015

А у меня на прошлой работе потеряли мою трудовую книжку. За 2 года, что я там проработала, сменились по нескольку раз кадровики - кто-то нашел новую работу, кто-то ушел в декрет и т. д. Мне для получения кредита необходимо было предоставить заверенную работодателем копию трудовой, обратилась - а мне ее не нашли. Так как потеря была по вине работодателя, то восстанавливать пришлось ему. Длилось все это около полугода. Конечно же, кредит я вовремя не получила, и с теперешней ситуацией уже не получу. Так что внимательнее выбирайте место работы!

Юра Андреев 07 Март 2015

Доброго всем дня! Каждый работающий задумывается о том документе, который будет подтверждать его место работы, стаж, качество, чтобы в последствии получать пенсию. Когда мне исполнилось 18, то мне предложили сделать трудовую, дабы она работала и люди могли получать какие-то деньги с предприятия, а я стаж для пенсии. И моя профессия стала называться - дворник. Тогда я думал, мол, это же первая профессия, какая разница. Но когда пришел устраиваться на нормальную работу, то мне стало стыдно и я решил завести новую трудовую. Но не учел тот факт, что есть определенная база, где все эти вещи хранятся. Так вот, друзья, не делайте таких ошибок!

Добавить комментарий