Приказ о приёме на работу

Отправной точкой осуществления сотрудником трудовой деятельности в субъекте хозяйствования является приказ о приеме на работу, посредством издания которого работодатель изъявляет желание принять в штат нового подчиненного и довести это решение до всех остальных членов трудового коллектива. Оформление посредством этого распорядительного акта трудовых отношений между указанными сторонами не менее важно, чем подписание ими трудового соглашения.

Виды приказов

Любое управленческое действие берет свое начало с приказа. Этот распорядительный документ может касаться как всей деятельности хозяйствующего субъекта, так и отдельных ее элементов – порядка ведения делопроизводства, применения взысканий или поощрений, трудовых вопросов.

Приказы можно классифицировать следующим образом:

  • касающиеся делопроизводственных процессов (вопросы осуществления хозяйствования),
  • касающиеся штатных единиц (вопросы кадров).

Приказ о приеме работника на работу относится ко второй классификационной группе

От назначения приказа зависит ответственное за его издание лицо. Поскольку он является стандартным документом, его структура и правила оформления регламентированы на законодательном уровне.

Нормативное регулирование структуры, оформления и издания приказа о приеме на работу 2018

Форму приказа о приеме на работу и нюансы его содержания регулирует:

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016;
  • Ст.68 ТК РФ;
  • Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Ознакомление с перечисленными нормативными постулатами федерального значения позволяет утверждать, что:

  • данным распорядительным актом оформляется трудоустройство сотрудника;
  • основанием для издания документа является заключенное трудовое соглашение;
  • содержание приказа не должно противоречить условиям соглашения;
  • существуют две стандартизированные формы распорядительного документа о трудоустройстве»
  • подчиненный в течение 3- рабочих дней со дня фактического начала выполнения своих обязанностей должен под роспись быть ознакомлен с приказом.

Пошаговая инструкция приема на работу сотрудника

С целью разобраться, на каком этапе трудоустройства нового подчиненного необходимо издавать соответствующий приказ, следует ознакомиться с порядком его приема в компанию, который предусматривает следующую последовательность этапов:

  1. Рассмотрение поступившего от будущего работника заявления о трудоустройстве;
  2. Заключение с ним трудового контракта, его регистрация в Журнале;
  3. Непосредственно издание приказа;
  4. Ознакомление с ним сотрудника (не обязательно, но желательно);
  5. Открытие или внесение данных в трудовую;
  6. Регистрация трудовой в специальной Книге учета;
  7. Внесение данных в личную карточку подчиненного.

Пакет документов, требуемый при трудоустройстве помимо приказа работодателя о приеме на работу

Из вышенаписанного исходит, что распорядительный акт составляется работником кадровой службы или иным специалистом, ответственным за кадровый учет на основании содержания трудового контракта и издается не позднее 3-х дней, начиная с момента визирования последнего. Подписывать распоряжение вправе исключительно управленец.

После ознакомления с ним принимаемого на работу лица под роспись оформляется личная карточка, в трудовой книжке делается запись о приеме на работу, открывается лицевой счет сотрудника в бухгалтерской службе.

В случае игнорирования работником сроков начала работы приказ может быть аннулирован.

Форма приказа о приеме на работу

Как уже упоминалось, Госкомстатом утверждены следующие формы этого документа:

Т-1 — содержит распоряжение о трудоустройстве одного работника;

Т-1а — содержит распоряжение об одновременном принятии на работу нескольких специалистов.

На практике использование второй не рекомендуется ввиду возможности наличия конфликтов о разглашения персональных данных.

В них должны фиксироваться конкретные условия трудоустройства при разных случаях (при наличии испытания на срок, без него, при временном или постоянном принятии на работу, при замещении и т.д.).

С 2013 года, вследствие изменений в законодательной базе, регламентирующей бухгалтерский учет, субъектам предпринимательской деятельности разрешено издание приказа в самостоятельно разработанной форме, которая, впрочем, должна содержать все реквизиты унифицированных бланков. Допускается также внесение в них корректировок и дополнений с утверждением их в составе учетной политики.

В произвольной или скорректированной форме приказа должны содержаться:

  • наименование документа;
  • личные данные трудоустраиваемого;
  • его должность и название структурного подразделения;
  • зафиксированная заработная плата;
  • при наличии – срок и нюансы испытательного срока;
  • номер и дата подписания трудового контракта.

При выборе между произвольной и стандартизированной формой приказа большинством работодателей предпочтение отдается второй. Это объясняется тем, что она требует меньше времени на заполнение, удобна и универсальна.

В случае перемещения штатной единицы из одного структурного подразделения организации в другое либо его переезда вместе с компанией-работодателем в другое место применяется форма Т-5. Основанием для составления служит оформленное в письменном виде согласие сотрудника на подобные манипуляции.

Образец приказа о приеме на работу – что должен содержать в себе распорядительный документ

Структура формы приказа о приеме на работу Т-1 включает в себя следующее:

  • полное наименование хозяйствующего субъекта и его код ОКПО, записанные, соответственно, слева и справа;
  • присваиваемый при регистрации нумерация распорядительного акта согласно книге приказов и дата его составления (указываются в специально отведенной под эти данные графе в последнюю очередь, поскольку, как правило, документ регистрируется после визирования);
  • наименование документа, то есть слово «ПРИКАЗ», которое пишется полностью и прописью;
  • заголовок, который пишется без кавычек, предшествует основной части акта и кратко отвечает на вопрос «о чем документ?»;
  • изложение основания приказа, начинающиеся словами «Принять на работу» и содержащее такие данные, как ФИО работника, табельный номер (может присваиваться после утверждения документа), структурное подразделение, куда он определяется, вменяемая ему должность, условия трудоустройства (срок испытания в случае его наличия, прием на постоянную работу, совмещение или замена отсутствующей штатной единицы, перевод из иного подразделения, исполнение конкретных функциональных обязанностей и иное), оклад, возможные надбавки, ставка согласно тарифу. Кроме этого, обязательны к заполнению графы «дата начала» и «дата окончания» работы (в случае, если срок трудоустройства работника не определён, то есть договор бессрочен, вторая остается незаполненной);
Если сотрудник трудоустраивается филиал, здесь же необходимо указать его название и место расположения.
  • основание для составления приказа (ссылка на трудовой контракт);
  • виза управленца, расшифровка его должности и подписи;
  • виза трудоустраиваемого об ознакомлении с документом и дата, когда это было сделано;
  • подписи иных лиц, в том числе ответственного за хранение.

В приказе о приеме на работу Т-1 нет места для оттиска печати.

Для составления приказа в произвольной форме может быть использован специальный бланк организации (с гербом, если учреждение – федерального уровня, товарным знаком, эмблемой). В этом случае после заголовка может идти преамбула, в которой указывается причина издания приказа или упоминается событие, ему предшествовавшее. Чаще всего, начало звучит следующим образом:

  • «В соответствии …»;
  • «В целях …»;
  • «Во исполнение …»;
  • «В связи с …».

В ней же можно сослаться на официальный документ, послуживший основанием приказа (распоряжение вышестоящей инстанции). Завершается она словом «Приказываю:».

Дальше идет распорядительная часть, в которой описываются предписанные действия (для удобства восприятия могут быть пронумерованы, но это не обязательно) и возлагается контроль на исполнителя (в качестве которого может фигурировать отдельный сотрудник или подразделение в целом).

Сроки исполнения обязательны к указанию, если они назначены. Если распоряжение регулярное — они не определяются.

В шапке формы Т-5 словосочетание «О приеме на работу» заменено на «О переводе на другую работу», а вместо «Принять на работу» пишется «перевести на другую работу», после чего так же указываются ФИО штатной единицы, вид его переезда, прежнее и настоящее рабочие места (с уточнением структурного подразделения, должности и оклада). В этот же раздел заносятся сведения о причине данного решения (например, производственная травма). В качестве основания указывается, соответственно, не трудовой контракт, а изменения, вносимые в него.

Приказ о приёме на работу по совместительству практически не отличается от вышеуказанной формы, однако может иметь несколько нюансов:

  • При установлении испытательного срока для сотрудников-совместителей данная информация должна отображаться в приказе.
  • В документе обязательно указание того, что работник устраивается по совместительству

Нюансы оформления приказа из практики

Правила деловой переписки гласят, что на листе бланка должны оставаться такие поля:

  • 10 мм – справа,
  • 20 мм – сверху и снизу.

Если содержательная часть приказа занимает несколько листов, они подлежат нумерации (начинающейся со второй страницы). Номера проставляются сверху по центру.

В распорядительном акте не пишется «Довести до сведения …». Для этого документ сопровождается листом рассылки, в котором, в свободном изложении, предоставляется содержание постановляемого и перечисляются те, кто должен с ней ознакомиться. Его не подготавливают, если подчиненные готовы поставить свою визу о том, что они ознакомлены с информацией.

Также иногда требуется оформление приложений к приказу (указание информации из штатных расписаний, положений, инструктажей). В этом случае каждое из них нумеруется: номер проставляется вверху в правом углу после слова «Приложение».

Кроме этого, приказ не является делопроизводственным документом, требующим оттиска печати нанимателя. Она необходима при заверении его дубликата.

Регистрация распорядительного акта о приеме на работу в журнале

Законодательство обязывает компанию-работодателя выстроить систему учета приказов, в том числе и о трудоустройстве. Для этого она должна фиксировать их в специальном журнале, форма которого предусматривает наличие следующих полей:

  • Дата издания нормативного акта;
  • Его номер;
  • Дата регистрации.

Также вместо журнала используется ведомость. Ее можно разместить в номенклатурной папке хранения документации о трудоустройстве, при этом наличие вышеупомянутых полей обязательно.

Начало нового отчетного периода обуславливает необходимость начинать нумерацию приказов заново, без удаления уже внесенных данных, поскольку, согласно пп. б) п. 258 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, материал должен храниться на протяжении 75 лет.

Если субъект хозяйствования подлежит ликвидации, а указанный период не истек – они передаются в городской архив.

Внесение изменений, аннулирование и иные действия с бланком приказа о приеме на работу

Практика ведения хозяйственной деятельности обуславливает необходимость внесения коррективов в уже существующий распорядительный акт (например, из-за обнаружения технической ошибки или опечатки).

Изменять приказ о приеме на работу следует совместно с трудовым контрактом, поскольку условиях двух документов должны совпадать. Для этого следует не только заключить допсоглашение, но и в свободной форме издать новый акт, где указывается:

  • причина принятия поправок;
  • содержание корректировки (в пункте №… «заменить формулировку «А» на формулировку «Б»»).

Кроме этого, четвертой частью ст. 61 ТК РФ предусмотрена вероятность расторжения трудового соглашения и, следовательно, приказа, если работник не приступил к выполнению своих обязанностей без предоставления доказательств наличия уважительного повода. Приказ об отмене распорядительного документа формируется в вольной форме. В нем обязательно должна быть указана причина и ссылка на пункт ТК.

Утерянный приказ подлежит обязательному восстановлению на базе таких имеющихся данных, как сведения из регистрационного журнала, хранящиеся в бухгалтерской службе и личном деле подчиненного копии акта.

По возможности, в дубликате приказа должны стоять подписи лиц, визирующих подлинник. В противном случае составляется акт в свободной форме.

Выписка из распорядительного документа о приеме на работу

Выписка является документом, содержащим определенную информацию из приказа (либо отдельный пункт из него), то есть запрашиваемые сведения. Как правило, она является доказательством факта трудоустройства того или иного гражданина, выполнения им тех или иных задач либо других сведений, перечисляемых в документе о приёме на работу, для стороннего лица или организации, запросивших ее, и делается в целях охраны персональных и конфиденциальных данных как работника, так и работодателя. Это актуально, если приказ о трудоустройстве составлен по форме Т-1а, а выписка требуется лишь в отношении одной штатной единицы. Это и отличает ее от заверенной копии распорядительного акта.

Она может быть затребована госорганом (территориальным подразделением ПФР, к примеру) для подтверждения сведений в процессе назначения работавшему россиянину пенсии. Крайний срок ее предоставления по подобному запросу — трое суток с момента его получения.

Элементы, содержащиеся в выписке:

  • наименование компании-работодателя;
  • название документа;
  • дата и номер приказа;
  • фрагмент распорядительного документа (оформление и содержание должно в точности соответствовать приказу);
  • должность, Ф. И. О. поставившего на приказе визу (вместо визы пишется «Подпись»);
  • заверительный штамп — «Выписка верна», должность, Ф. И. О. и подпись уполномоченного сотрудника;
  • печать организации, ставящаяся на заверительный штамп.

Выписки, не используемые вне хозяйствующего субъекта, могут визироваться сотрудником кадрового отдела и печатью этой структурной единицы.

Примеры приказов

На практике, в зависимости от сложившихся при трудоустройстве ситуаций, различают следующие виды распорядительных актов:

  • о непостоянном трудоустройстве – в таком случае в приказе фиксируется срок прекращения действия трудового контракта, а также в строке про условия трудоустройства делается пометка, что трудовая деятельность не является для сотрудника основной;
  • о трудоустройстве с наличием испытательного периода – этот нюансы отражается в акте и трудовом контракте по согласованию сторон трудовых отношений;
  • о трудоустройстве совместителя – от предыдущего примера ничем не отличается. Разновидностью является приказ о замещении подчиненного, временно неспособного выполнять свои функциональные обязанности (к примеру, находящегося в отпуске по уходу за ребенком или на длительном больничном). В таком случае графа об окончании выполнения трудовых обязанностей не заполняется, поскольку не известна дата возобновления работы основным работником;
  • о приеме на работу после перевода – в случае внешнего перевода (от одного работодателя к другому), приказ составляется по форме Т-1 (при этом, прежним нанимателем издается увольнительный документ, а новым – о приеме на работу подчиненного). При переводе в рамках хозяйствующего субъекта приказ создается по форме Т-5;
  • о приеме на работу ИП – от стандартизированных форм отличается отсутствием кодировки ОКПО и наименования подразделения организации. Зачастую, характер подобного трудоустройства кратковременный;
  • о приеме на работу на 0,5 ставки – возможно в случае внутреннего или внешнего совместительства, а также ожидания ребенка, воспитания несовершеннолетнего до четырнадцати лет, несовершеннолетнего с особыми потребностями – до момента достижения им восемнадцатилетия, уходом за нетрудоспособным домочадцем. При этом, размер ставки в приказе не указывается, фиксируется только размер оклада, максимальная граница которого, следовательно, не может превышать 50 процентов от соответствующей ставки по штатному расписанию;
  • о приеме на работу осужденного – имеет определенные нюансы. Так, трудоустройство осужденного подразумевает предоставление предписания о явке на работу, выдаваемого уголовно-исполнительной инспекцией, в качестве дополнения к основному пакету документации. Кроме того, с ним запрещено заключать срочный трудовой договор, поскольку в ТК отсутствуют основания для этого;
  • о приеме на работу директора – в данном случае документ визируется председателем собрания собственников организации (даже если директор выбирается из их числа). Генеральным директором – единоличным собственником документ подписывается самостоятельно (в качестве единственного учредителя данного хозяйствующего субъекта);
  • о трудоустройстве водителя – зачастую, сотрудник принимается в гараж или автотранспортное подразделение, о чем делается пометка в приказе;
  • о трудоустройстве несовершеннолетнего до 14 лет – в этом случае с приказом знакомят не его самого, а одного из его законных представителей (родителей или опекунов). По достижению ими указного возраста они приобретают право подписывать документы лично;
  • о приеме на работу на время производственной практики – такой вид деятельности может быть оформлен гражданско-правовым или трудовым договором (во втором случае практикант принимается на свободную должность в качестве полноценного сотрудника);
  • о приеме на работу иностранца – в этом случае работодателю предоставляется расширенный, по сравнению с россиянами, пакет документации, после чего наниматель оповещает ФМС России о трудоустройстве гражданина другого государства. Бланк приказа, при этом, стандартный.
Поделиться:
Добавить комментарий