Введение новой должности в штатное расписание

Ведение производственной деятельности всегда связано с перепадами в темпах работы. По ряду причин (например, реорганизация, открытие дополнительных филиалов, переезд фирмы) нередко появляется необходимость во включении новой должности в штатное расписание компании. Подобное решение помогает снять с уже числящихся в расписании сотрудников излишние обязанности, равномерно распределяя рабочую силу.

Причины введения новой должности в штатное расписание

Под штатным расписанием понимается специализированный нормативный документ локального назначения, в котором содержится информация о структуре фирмы, а также количестве трудящихся субъектов с обозначением их заработной платы. Указанные сведения должны быть отражены в расписании на основании Письма Роструда № 428/6/1 от 22.03.2012г.

Трудовое законодательство не фиксирует определения указанного документа, более того – в ТК РФ также не предусматривается обязанности для работодателей ведения штатного расписания.

Основным законодательным документом, на который следует ориентироваться по вопросам ведения и оформления штатного расписания, – это Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. «Об утверждении форм первичных документов».

Законодательством России постановляется, что руководители компаний вправе самостоятельно определять, какое количество подчиненных им нужно для стабильного производственного процесса. Помимо этого, на основании распоряжения управленца также могут вводиться дополнительные должности, специальности и сотрудники, вноситься корректировки в штатное расписание, переименовываться имеющиеся вакансии. Однако для подобных действий должны обеспечиваться серьезные причины и их обоснование.

В частности, включение новой должности в рассматриваемый нормативный документ происходит вследствие:

  • увеличения объемов исполняемых работ на предприятии;
  • внедрения нового технологического оборудования или отдельного направления деятельности;
  • занятость специалиста на вводимой должности приведет к повышению производительности всего подразделения или даже компании в целом.

Так, приведенный перечень не является исчерпывающим, у руководителя может появиться потребность в новом сотруднике и должности под влиянием различных внутренних факторов. Главным условием введения новой специальности в штатное расписание, тем не менее, является обоснованность причины.

Порядок действий по введению новой должности в штатное расписание

Включение в штатное расписание новой должности проходит по таким этапам:

  1. Появление и определение потребности в дополнительной штатной единице. Считается наиболее проблематичным этапом во всем процессе. Для этого необходимо провести анализ всех имеющихся вакансий для конкретного сектора работы с целью определения стандарта обязанностей вводимой должности. Так, руководителю потребуются статистические данные о новой вакансии (квалификационные требования, функции, возлагаемые на лицо, и т.п.). Если на предприятии нет системы нормирования работы, рекомендуется использовать стандарты Минтруда.
  2. Формирование должностной инструкции для вводимой должности. Исходя из исчисления трудозатрат, корректируются необходимые функции для исполнения новым подчиненным. Затем составляется проект инструкции.
  3. Оформление докладной записки. Подобную записку должен составлять начальник того отдела, в который вводится новая вакансия. В указанном документе должна отражаться информация, доказывающая потребность в новом сотруднике. Фактически, подобная записка является первичным обоснованием введения новой должности. К ней также необходимо приложить проект инструкции.
  4. Публикация распоряжения руководителя. В тексте документа должна находить место информация о подразделении, куда вводится новая должность, и объем заработной платы субъекта. При этом дата распоряжения может не соответствовать дате введения новой специальности.

В процедуре последующей корректировки штатного расписания ознакомление подчиненных с изменениями под подпись не требуется.

Введение новой должности в штатное расписание бюджетного учреждения совпадает с указанным порядком действий. Однако бюджетным структурам необходимо опираться не только на решение руководителя, но и на положения профессиональных стандартов. Подразумевается, что вводимые должности должны отвечать не только квалификационным требованиям стандартов, но наименованиям профессий, приведенных в профессиональных стандартах.

Для коммерческих организаций профстандарты по большей части носят рекомендательный характер, однако это не означает, что руководители коммерческих компаний не могут воспользоваться положениями стандартов для введения новой должности в своей компании.

Приказ о внесении корректировок в штатное расписание

Главным обоснованием введения новой должности в штатное расписание является приказ руководителя компании. Так, полным названием документа является «Приказ о внесении изменений в штатное расписание компании». Регламентированной формы для подобной бумаги законодатель не устанавливает. Таким образом, наниматель вправе самостоятельно разработать шаблон Приказа.

Подобный приказ составляется на основании поданной заранее начальником конкретного подразделения служебной записки.

Утверждение распоряжения о внесении корректировок в штатное расписание осуществляется непосредственно директором фирмы или уполномоченным доверенным лицом. Изменения, попадающие под обязательное утверждение руководителем и требующие публикации соответствующего приказа, могут затрагивать следующие позиции штатного расписания:

  • ликвидация одной или нескольких вакансий, а также целых отделов по причине крупных организационных изменений (переезд компании или корректировка направлений деятельности фирмы);
  • введение новых должностей по причине расширения деятельности или существенного повышения производительности компании;
  • штатное сокращение в учреждении;
  • корректировки в объеме заработных выплатах сотрудникам;
  • смена названий конкретных должностей или отделов.
Руководитель ежемесячно обязан предоставлять информацию в службу занятости о наличии вакантных мест. Данное обязательство фиксируется в ст. 25, п. 3 ФЗ № 1032/1 в редакции от 07.03.2018г.

Рассматриваемый приказ необходимо оформлять в соответствии с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003 от 03.03.2003г. В частности:

  1. Вверху бумаги должна указываться следующая информация: полное наименование предприятия, номер и дата распоряжения.
  2. При составлении приказа по причине ввода новой должности, в названии документа должна отражаться соответствующая информация.
  3. В самом начале основного текста должны содержаться сведения о лице, ответственном за исполнение приказа. В частности, указывается ФИО ответственного субъекта и его должность.
  4. В основном тексте отражаются причины внедряемых изменений, также указывается номер и дата соответствующей служебной записки. Затем прописывается подразделение, куда будет введена новая вакансия. Важной информацией является название должности. В бюджетных учреждениях наименования должны совпадать с приведенным перечнем профессий в профстандартах. Для коммерческих организаций подобная необходимости носит рекомендательный характер, если конкретная должность не будет связана с получением льгот от государства или наличием ограничений. Также прописывается объем заработной платы субъекта и, при наличии, надбавок.
  5. В заключении распоряжения его визирует руководитель компании или уполномоченное им лицо. Практика показывает, что зачастую доверенным лицом становится главный бухгалтер или начальник кадрового подразделения. В частности, ставится подпись и печать.

Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание организации

Прошение начальника определенного подразделения о внедрении новой должности в практическую деятельность выражается в составлении служебной записки на имя работодателя. При этом такая записка содержит не только соответствующее прошение, но также служит обосновывающей базой для подобного решения.

Обоснование необходимо для подтверждения расходов компании, так как ввод новой должности неизбежно связан с затратами. Поэтому начальник подразделения должен описать все причины подобного действия, в частности, привести расчет, который будет доказывать, что все понесенные расходы на введение новой должности окупятся, а также принесут в ближайшем будущем прибыль.

Помимо служебной записки также должны быть составлены приложения к ней:

  • расчет объемов уже имеющихся суммарных обязанностей, как доказательство превышения производственных требований над количеством трудящихся;
  • обозначение норм трудозатрат для конкретной профессии;
  • расчет, доказывающий приход дополнительных экономических выгод от внедрения нового сотрудника.

Практика показывает, что одной из наиболее часто встречаемых формулировок экономических выгод является разгрузка уже трудящихся специалистов, что впоследствии позволит повысить выработку, а также предоставит дополнительное время сотрудникам для разработки идей по совершенствованию производственной деятельности.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Ведение новой должности в штатное расписание признается незначительной корректировкой.

Так, в первую очередь руководитель должен опубликовать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В тексте документа должна указываться причина. В частности, введение новой вакансии. При незначительных изменениях расписание штата остается в прежнем виде. Затем осуществляется непосредственное внедрение корректировок в документ.

В случае значительных корректировок, например, изменений объема заработной платы всего отдела, рекомендуется новая публикация штатного расписания.

Таким образом, внедрение новой должности в штатное расписание признается незначительной корректировкой. Основной сложностью в данном вопросе является аргументация введения новой вакансии. Для этого руководителю рекомендуется тщательно проводить анализ имеющихся обязанностей сотрудников и объема необходимых работ.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>