Срок хранения приказов по личному составу

Законодательство РФ постановляет необходимость для компаний и частных предпринимателей вести грамотный учет документов, фиксирующих факты хозяйственной жизни организации, предоставляя конкретный свод правил относительно хранения бумаг. Как следствие, наниматели должны заранее позаботиться о наличии архива, а также соответствующего специалиста, который содержал бы документы в должном состоянии. Так, сотрудники архива и кадрового подразделения должны быть ознакомлены с положениями федерального и локального законодательства, в соответствии с которыми устанавливается порядок и сроки хранения приказов по личному составу.

Приказы, относящиеся к документам по личному составу

Распоряжения, публикуемые административным аппаратом компании, составляют такую классификацию:

  • приказы, касающиеся основной деятельности компании;
  • распоряжения по личному составу;
  • приказы, публикуемые в контексте административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, относящиеся к основной деятельности компании, включают те распоряжения, которые призваны регламентировать ординарную работу предприятия. Период хранения подобных распоряжений является постоянным. То есть, такие приказы должны находиться в архиве на протяжении всего периода существования организации.

Распоряжения, публикуемые в рамках административно-хозяйственной деятельности, должны находиться в сохранности, как минимум, 5 лет.

В свою очередь, распоряжения по личному составу относятся к порядку оформления профессиональных отношений. То есть, к данной категории относятся следующие приказы:

Основные аспекты конкретных периодов сохранности распоряжений по личному составу регламентируются Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г., на основании которого был утвержден Перечень стандартных архивных документов в компании.

Порядок хранения приказов по личному составу

Чтобы обеспечить должный порядок сохранности документов в компании, ответственному лицу необходимо руководствоваться ФЗ № 125 от 22.10.2004г., в котором приводятся основные правила относительно порядка хранения документов в архиве. Так, порядок сохранности бумаг заключается в следующем:

  1. Создание общих условий для сохранности архивных документов. Необходимо подчеркнуть, что управленец сам определяет алгоритм сохранности бумаг в соответствии со ст. 13 и ст. 17 ФЗ № 125. Закон предоставляет руководителю несколько вариантов. Так, компания вправе хранить приказы в архивном учреждении, создать в рамках самой организации собственный архив, либо поручить каждому подразделению предприятия хранение документов по персоналу, трудоустроенному в соответствующих отделах. Порядок сохранности бумаг в данном случае несколько отличается практическим выражением, однако срок хранения остается одинаковым для всех вариантов.
  2. Формирование понимания, чем отличается текущее хранение от архивного. Первая категория подразумевает использование приказа с момента его публикации и вплоть до даты передачи в архив в составе личного дела. В свою очередь архивное хранение предполагает формирование личного дела конкретного сотрудника, фиксацию информации о нем, исходя из номенклатуры дел, а также последующую передачу личного дела в архив.
  3. Определение порядка и сроков хранения в соответствии с федеральными и локальными нормативами компании. Период, на протяжении которого приказы по личному составу должны находиться в сохранности, определены в ст. 230 и в ст. 230.1 ТК РФ, а также в ФЗ № 125. В случае, когда срок хранения конкретного документа установлен в ТК РФ, необходимо опираться на данные нормы. В свою очередь, если подобное в ТК РФ не установлено, следует искать норму хранения в ФЗ № 125. Срок нахождения распоряжений в сохранности необходимо исчислять, начиная с первого января того года, который следует за отчетным периодом завершения делопроизводства по документу, а не с момента формирования бумаги.

Какой срок хранения приказов по личному составу

Отвечая на вопрос, каков срок хранения приказов по личному составу, необходимо ссылаться на ФЗ № 125. Норматив фиксирует, что конкретный период будет зависеть от даты формирования документа.

Предполагается, что если распоряжение по личному составу было сформировано до 01.01.2003г., то его следует хранить на протяжении, как минимум, 75 лет. В условиях, если приказ был опубликован после 01.01.2003г., то срок хранения составит только 50 лет. Данное положение фиксируется в ст. 22.1 ФЗ № 125.

При этом все документы, находящиеся на хранении в архиве или в соответствующем подразделении компании, должны были своевременно пройти регистрацию. Однако в соответствии с ПП РФ № 771 от 29.07.2015г., наниматели больше не обязаны вести журнал регистрации деловых поездок. Ведение подобного журнала остается в ведомстве управленца. Впрочем, большинство компаний продолжают вести данные регистры (предварительно закрепив соответствующее правило в локальном нормативе), так как они помогают систематизировать информацию относительно документооборота в компании. В дальнейшем, при наличии потребности во взятии бумаг из архива, журнал регистрации также может помочь в поиске.

Таким образом, срок хранения распоряжений по личному составу определяется в соответствии с федеральным и локальным законодательством. Нанимателям необходимо детально изучить нормы законов, а также, при необходимости, внести требуемые нюансы оформления, публикации и хранения документов по личному составу в местные нормативы предприятия.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (15 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>