Акт сверки взаиморасчётов

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

акт сверкиДля коммерческого предприятия залогом успешной деятельности является контроль финансовых обязательств. Причём важно отслеживать как собственную задолженность перед другими организациями, так и наоборот. Часто бывает так, что компании имеют обоюдные обязательства. В этом случае применяется процедура сверки, в ходе которой согласуются суммы, виды услуг или товаров и т.д. В данной статье раскрывается цель, юридическая значимость процесса, а также образец акта сверки.

Зачем и для чего нужен акт сверки расчетов?

Рассматриваемый документ получил широкое распространение в сфере оптовой, розничной торговли, оказания услуг. Акт сверки взаиморасчётов, при условии надлежащего оформления, выступает письменным подтверждением финансовых обязательств, имеющихся у предприятий за определенный период (месяц, год).  Также акт применяется после заключения соглашения – так удобнее проследить выполнение оговоренных условий.

Перед использованием рекомендуется разработать собственный образец. Для этого необходимо скачать акт сверки взаиморасчетов в excel и внести в него коррективы согласно локальным требованиям. Важно отметить, что использование иной формы акта чем той, что предусмотрена соответствующим приказом или внутренним положением, не допускается.

Акт сверки – это документ, оформляемый стороной правоотношений в целях выявления задолженности, статуса выполненных (выполняемых) услуг для контрагента. Важно заметить, что акт не относится к обязательной категории бумаг. Оформление возможно при условии обоюдного согласия сторон.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов?

Подобные документы визируются работниками экономического сектора предприятия. Сверку проводит бухгалтерия, поэтому наличие личной подписи исполнителя, главного бухгалтера – обязательно.

После того, как сверка проведена, акт должен подписать первый руководитель предприятия (в его отсутствие это делает тот, в чьи полномочия входит подписание документов от имени предприятия).

Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами

Алгоритм рассматриваемой процедуры прост. Компании в ходе переговоров договариваются выполнить совместную проверку финансовых расчётов друг перед другом. Затем ответственным лицом, полномочным проводить сверки (обычно это бухгалтер) изучаются позиции договора с конкретной компанией или определенный временной промежуток экономических отношений.

После этого готовится акт, который должен содержать следующее:

  • акт сверки взаиморасчетовНаименование предприятия, регистрационные коды, адрес и иные идентифицирующие данные («шапка»).
  • Заголовок, номер акта и дата формирования.
  • Основание для проведения сверки.
  • Таблицу, содержащую подпункты, позиции договора (купля/продажа товара и услуги), которые указываются так, как написано в соглашении.
  • Резолютивную часть, имеющую личные подписи руководителей предприятия, печать.

Невзирая на то, что с 2016 года юридические лица могут не проставлять печати на таких документах, делать это всё же стоит. Если возникнет конфликтная ситуация и потребуется рассмотрение дела в суде, то последний может не признать юридическую силу акта.

Информация размещается в виде условных двух вертикальных блоков. Слева данные, касающиеся одного предприятия, а напротив – другого. Под каждым из расчётов должна находиться резолютивная часть с личными подписями руководства.

Акт, помимо описания экономических действий, должен раскрывать информацию о количестве единиц товара, статусе сделки (исполнена или нет). Кроме этого, необходимо подведение общего итога, свидетельствующего о наличии или отсутствии задолженности.

Особенность процедуры оформления заключается в том, что вышеупомянутые действия производятся в сжатые сроки. Затягивать сверку нецелесообразно, так как это не пойдёт на пользу двухсторонним отношениям. Для оптимизации процесса рекомендуется проставить сроки, в течение которых компания должна получить ответ коллег.

Далее документ передаётся руководству контрагента, который проверяет информацию (сверяет) согласно внутренним документам. Если возражений нет – акт подписывается.

Неподписание акта означает наличие претензий. Последние должны быть изложены в письменном виде и предоставлены компании.

Перед передачей акта для сверки его стоит зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции, указать дату, присвоить номер. Перед отправкой нужно убедиться в правильности проведенных расчётов, наличии подписей.

Правила и цель составления акта

Прежде всего, стоит отметить, что конкретной формы, алгоритма заполнения со стороны законодательства не предусмотрено. Образец акта сверки взаиморасчетов разрабатывается каждой компанией самостоятельно, о чем уже было упомянуто.

С целью оптимизации делопроизводства созданные в компании бланки документов, включая рассматриваемый акт, стоит включить в приложение к локальному акту о делопроизводстве, куда также поместить инструкцию по заполнению.

что такое акт сверкиС точки зрения удобства пользования лучше скачать бланк excel акта сверки взаиморасчетов. Так удобнее работать с цифрами, формулами.

Цель акта заключается в обмене информацией между компаниями, указывающей на наличие или отсутствие дебиторской задолженности. Особенность заключается в том, что на материалы сверки, после её проведения, можно ссылаться в случае возникновения каких-либо вопросов (в частности, при судебных разбирательствах)

Если компании обнаружат различие в расчётах, необходимо это зафиксировать в акте, а также сопроводительным письмом к нему.

После того, как документ составлен и подписан сторонами, каждой из них следует хранить свой экземпляр согласно локальной политике делопроизводства. Спустя время может возникнуть необходимость уладить спор по задолженности, предоставить информацию государственным органам и т.д.

По мере развития цифровых технологий в настоящее время можно составить акт сверки онлайн. Эта услуга бесплатно предоставляется различными сервисами.

Заключение

Резюмируя сказанное, следует, что без составления этого документ сегодня не обходится ни одна поставка или подряд. В материале изложено, что такое акт сверки, для чего нужен и как происходит процедура составления. Проводя сверку, рекомендуется фиксировать любые несоответствия и выяснять причины их появления. Это входит в процесс досудебного разрешения спора и в случае подачи иска будет учитываться судом при принятии решения о взыскании сумм.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (14 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>