Акт уничтожения документов

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Сроки хранения большинства документов ограничены рамками законов. По истечению установленного периода каждое предприятие имеет право отдавать незначимые для дальнейшей деятельности бумаги на утилизацию. В таком случае сотрудником заполняется особый документ, акт уничтожения документов, разрешающий проведение операций по ликвидации ненужных бумаг. Для того, чтобы безошибочно его составить, необходимо разобраться, что представляет собой процедура и детально изучить основные правила.

Зачем нужна утилизация документов

Процедура избавления от накопившихся бумаг не является новой для компаний, и осуществляется на регулярной основе. Разумеется, слишком частые мероприятия забирают достаточное количество времени, поэтому оптимальным будет считаться периодичность раз в год.

Необходимость ее проведения вызвана следующими причинами:

  • распоряжениями высшего руководства;
  • реорганизацией предприятия, а также важными структурными, кадровыми изменениями;
  • истечением сроков действительности документации.

Кто несет ответственность за утилизацию

Для определения того, какие именно акты должны подвергнуться уничтожению, формируется специальная комиссия. Минимальное количество её членов, согласно положениям приказа, составляет два человека. Чаще всего привлекаются сотрудники, на которых возложена прямая ответственность за бумаги. Дополнительно приглашают работников различных подразделений, чьи профессиональные функции косвенно связаны с рассматриваемой областью деятельности.

Только в том случае сформированный акт об утилизации будет считаться возможным к применению, если живые подписи всех членов будут проставлены. Важно обратить внимание на тот факт, что за каждым членом закреплена равная административная ответственность за результаты их работы. В связи с этим одним из главных требований к комиссии считается максимальная внимательность.

В разных учреждениях устанавливается своя нижняя временная граница хранения документов. В среднем она достигает отметки от 3 до 5 лет. Её значение следует знать в целях недопущения грубых ошибок.

Алгоритм уничтожения бумаг

Прежде чем составлять акт уничтожения документов по образцу, необходимо ознакомиться с особенностями осуществления ликвидации бумаг компании.

В стандартном понимании алгоритм уничтожения включает в себя:

  • сбор документов, относимых к категории ненужных;
  • создание специальной комиссии;
  • оценивание важности бумаг с целью выявления их ценности и информационной актуальности для компании;
  • составление отдельного бланка, занесение необходимых сведений;
  • проведение утилизации;
  • подписание акта всеми членами;
  • передача документа руководству, а далее – поступление в архив.

Способы утилизации бумаг

Известно несколько практических способов ликвидации бумаг. Все они носят легальный характер и классифицируются в зависимости от масштабов предполагаемого уничтожения:

  • небольшой объем (не превышает двух стандартных пачек бумаги) подлежит сожжению; используется в некоторых компаниях, в остальных не считается экологически чистым;
  • средний объем (от двух до десяти стопок) ликвидируется специальным прибором;
  • большой объем (более десяти пачек) обычно передается фирмам, которые специализируются на утилизации или переработке бумажных изделий.

В последней ситуации члены комиссии обязаны подготовить сопроводительную документацию (в т. ч. акт уничтожения документов из архива), чтобы не допустить возникновения взаимных претензий. Указывается информация о дате передачи, объемах и прочих параметрах.

Запрещается сотрудникам организации выносить бумаги за территорию компании, к мусорным бакам, в пункты приема макулатуры, а также применять в качестве черновых листов. Запрет обусловлен правилами хранения и использования личных данных.

Обязательные составляющие акта

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения по образцу оформляется в случае наступления дня, утвержденного планом предприятия. Несмотря на то, что подобные акты не имеют типовой формы, в локальных нормативах должны оговариваться ключевые положения. Обязательными составляющими документа будут:

  • наименование и статус юридического лица, проводящего или заказывающего утилизацию;
  • дата составления (число и год ставится цифрами, а месяц прописывается словами);
  • территориальная единица (место, где зарегистрирована компания);
  • номер акта и его название;
  • основание формирования (порядковый номер и число приказа);
  • Ф.И.О. директора предприятия, председателя комиссии, главного бухгалтера;
  • состав экспертной комиссии;
  • пояснительная записка (указываются причины ликвидации);
  • краткая таблица с характеристиками утилизируемой документации (годы актуальности, названия, пояснения, количество, номера статей по перечню);
  • число дел;
  • способ ликвидации;
  • подписи ответственных лиц.

Рекомендации по заполнению и хранению акта

Чтобы грамотно подойти к вопросу составления акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения, всем сотрудникам, наделенным соответствующими полномочиями, необходимо соблюдать перечисленные рекомендации:

  • большой объем документов условно разбивается на группы, отражается блоками;
  • печать лица-составителя необязательна в соответствии с корректировками законов от 2016 г.;
  • информация фиксируется либо на специализированном бланке с логотипом компании, либо на белом листе стандартного печатного формата;
  • заполнение может быть печатным, в некоторых фирмах используется рукописная форма, ограничений по этому поводу не устанавливается;
  • акт не может быть составлен исключительно в единственном экземпляре, копии необходимо делать в нужных количествах. На всех них ставится подпись членов;
  • бланк заключается по согласованию всех сторон, без орфографических и грамматических ошибок, в противном случае он не будет иметь юридической силы.

Следует также учитывать такие нюансы хранения:

  • передача в архив компании в день постановки всех подписей;
  • при необходимости акт может быть предоставлен архивом под ответственность лица-получателя (если он используется как доказательство в судебном разбирательстве);
  • хранение в рамках фиксированного периода.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (25 голос., средний: 4,00 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>