Анализ использования рабочего времени на предприятии

Темы: КадрыОрганизация бизнесаРабочее время и время отдыха

анализ использования рабочего времениКаждый эффективный руководитель или менеджер по персоналу должен знать, зачем необходим анализ использования рабочего времени на предприятии, и какие именно существуют способы и примеры его практического применения в рамках управления персоналом. В целом, на текущий момент, анализ использования рабочего времени позволяет значительно повысить эффективность персонала и найти наилучшие решения для возможных существующих проблем с трудовыми ресурсами в рамках компании.

Анализ использования рабочего времени — что это такое

В современном управлении персоналом анализ использования рабочего времени сотрудниками предприятия — один из важнейших инструментов, который позволяет эффективно оценивать полноту использования всего потенциала трудовых ресурсов компании и дает возможность получить информацию о наиболее проблемных направлениях, работа с которыми может значительно повысить эффективность деятельности всей компании. Сам по себе анализ использования рабочего времени — это процесс сбора информации о том, как используются трудовые ресурсы предприятия, а также различные практические методики, дающие возможность осуществлять сбор подобной информации, обеспечивать контроль использования рабочего времени.

Данные мероприятия проводятся не просто с целью получения информации, а прежде всего — для того, чтобы определить проблемные аспекты деятельности компании и принять меры по их устранению в целях получения наилучшего результата как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Именно поэтому наличие четких алгоритмов проведения анализа использования рабочего времени на предприятии, а также регулярное их применение на практике и корректировка политики управления персоналом являются необходимыми для наиболее полноценной реализации всего потенциала бизнеса.

При этом проверка рабочего времени сотрудников может проводиться самыми разнообразными способами, а ее применение является актуальным для субъектов хозяйствования практически во всех сферах деятельности вне зависимости от их размеров, организационно-правовых форм и иных обстоятельств. Она может помочь повысить эффективность работы как индивидуальному предпринимателю с небольшим штатом, так и тем более является полезной в рамках деятельности крупных холдингов, имеющих возможности работать по данному направлению, сравнивая статистические результаты различных структурных подразделений и региональных представительств.

Зачем нужен анализ использования рабочего времени — когда к нему прибегать

Как уже было упомянуто ранее, наилучшая результативность от мероприятий, направленных на анализ использования рабочего времени отмечается в том случае, когда таковые мероприятия проводятся постоянно и регулярно, а данные, полученные в рамках проведенных исследований, применяются на практике в целях улучшения установленных показателей.

Необходимо отметить, что простая установка планируемых показателей и сравнение их с готовым результатом является достаточно неэффективным и устаревшим способом анализа рабочего времени, так как может не учитывать различные нерыночные факторы. Например, за счет разгара пандемии COVID-19 является естественным снижение эффективности использования трудовых ресурсов, в том числе по причине необходимости обеспечения изоляции работников, а также наличия определенных законодательных ограничений и препятствий.

Таким образом, при малейшей возможности, следует уделять внимание анализу рабочего времени в целом. Однако, далеко не всегда предприятия действительно это делают. Но все же, есть ряд случаев, в которых анализ использования рабочего времени является критически необходимым, а именно:

  • анализ использования рабочего времени этоВозникновения простоя оборудования. Если в рамках имеющегося на предприятии активного оборудования оно находится в простое по причине отсутствия сотрудников — то это один из наиболее ярких маркеров необходимости проведения анализа использования рабочего времени.
  • Жалобы клиентов. В случае со сферой обслуживания, а не производства, одним из самых ярких маркеров наличия проблем с эффективностью использования рабочего времени является наличие жалоб от клиентов, в которых сообщается о слишком долгом времени ожидания, отсутствии сотрудников на предусмотренных для них местах.
  • Жалобы трудящихся. Очень часто руководство не уделяет должного внимания жалобам простых работников и даже докладным запискам от сотрудников и руководителей. Наличие жалоб на проблемы, снижающие эффективность труда — это еще одна причина для экстренного проведения анализа использования рабочего времени.
  • Повышение затрат на трудовые ресурсы при стабильной эффективности. Если на предприятии имеет место рост затрат на сотрудников, а эффективность деятельности остается на прежнем уровне — это также свидетельствует скорее всего о том, что рабочее время используется неэффективно, или о том, что у предприятия есть какие-либо другие неучтенные проблемы в деятельности.

На практике причин для проведения анализа использования рабочего времени намного больше, и, как уже упоминалось ранее, наилучшим решением будет систематический анализ, который производится на постоянной основе. При наличии различных структурных подразделений и региональных отделений при этом возможны различные решения — как использование анализа исключительно в отдельных коллективах с целью наибольшей его эффективности с точки зрения ресурсозатрат, так и напротив — применение всеобщего анализа рабочего времени для сравнительной оценки.

Основные методики и примеры проведения анализа использования рабочего времени

Сейчас существует множество методов проведения анализа использования рабочего времени. И с наиболее распространенными из них следует ознакомиться более подробно, чтобы понимать, какие именно способы являются самыми актуальными в контексте конкретного предприятия и могут принести наибольшую пользу при применении на практике. Так, можно выделить следующие виды анализа рабочего времени, используемые сейчас в рамках управления персоналом компании:

  • Классический документальный анализ. Данный подход предполагает исключительно изучение документов, связанных с использованием рабочего времени сотрудников. Так, оно оценивается в первую очередь по записям в табеле учета рабочего времени, а оптимальной считается ситуация, в которой работник присутствует на работе в течение всего года, за исключением положенных ему выходных дней и дней оплачиваемого отпуска. Преимуществом такого метода является простота его осуществления — оценка может быть проведена в кратчайшие сроки при помощи использования и так обязательной кадровой документации. Однако данный метод никак не отражает точные причины неэффективного использования рабочего времени и дает лишь общее понимание о ситуации на предприятии в целом, хотя и позволяет произвести спецификацию по отдельному работнику.
  • Глубокий документальный анализ. В данном случае подразумевается использование не только документов, касающихся первичного учета рабочего времени, но и иной документации, связанной с рабочим процессом. К ней можно отнести отчеты о выполнении установленных планов по трудовой деятельности и иные статистические отчеты, сведения данных о браке или жалобах клиентов, отчеты о выпуске продукции и количестве клиентов в целом.
  • Фотография рабочего дня. Данная методика предусматривает проведение записи всего рабочего времени сотрудника или коллектива и может проводиться как отдельным специалистом, так и в рамках самофотографии. В рамках фотографии рабочего дня следует учитывать абсолютно все затраты времени сотрудника от начала его рабочего дня вплоть до окончания. Данный метод является достаточно затратным и может не отражать реального положения вещей, когда проводится в разовом порядке, и когда сотрудники знают об использовании этой методики. Такая методика дает возможность выявить наиболее проблемные моменты в неэффективном использовании рабочего времени, а за счет использования систем видеонаблюдения на предприятии может производиться в том числе без ведома сотрудников.
  • Хронометраж рабочего времени. Этот метод во многом является противоположным фотографии рабочего дня. Так, хронометраж рабочего времени изучает не весь рабочий день сотрудника в целом, а затраты времени на выполнение конкретных рабочих операций и вычисление их усредненного показателя. Хронометраж также может производиться как самим работником, так и менеджером по персоналу или иными лицами и может быть как явным, так и тайным.
Использование тайных методик анализа рабочего времени допускается только в том случае, если работники осведомлены о возможности подобного наблюдения за ними и согласны с таковыми условиями труда в целом. При этом личная жизнь работников и их персональные данные все равно должны быть защищены работодателем, а утечка информации может повлечь за собой неблагоприятные последствия.

Выше приведены лишь самые распространенные методики анализа использования рабочего времени. На текущий момент технические средства позволяют реализовывать их в самом разнообразном формате, как в рамках постоянного наблюдения, так и в виде выборочных и автоматизированных проверок. Кроме этого, в наиболее современных теориях высказывается предположение о негативном воздействии жесткого контроля за временем трудящихся на предприятиях.

Дальнейшие действия на базе анализа использования рабочего времени и рекомендации

Необходимо понимать, что каждое предприятие и даже каждое отдельное структурное подразделение одного и того же субъекта хозяйствования является целиком и полностью уникальным. Поэтому любые методики анализа использования рабочего времени должны учитывать все индивидуальные особенности бизнеса и отдельных коллективов. Соответствующим образом необходимо предпринимать и решения, направленные на повышение эффективности труда персонала.

Повышение эффективности труда персонала на базе анализа рабочего времени может подразумевать следующие действия:

  • анализ использования рабочего времени на предприятииОбеспечение безопасности труда. Если значительное количество сотрудников отсутствует на работе по причине болезни и тем более, схожей с профессиональными заболеваниями, следует задуматься над обеспечением более высокого уровня охраны труда и снижением воздействия вредных факторов на работников.
  • Ужесточение дисциплинарной ответственности. Если значительные затраты рабочего времени приходятся на непродуктивное и неэффективное его использование сотрудниками, необходимо обеспечить ужесточение трудовой дисциплины и внедрение ответственности за невыполнение установленных рабочих норм. Также можно сочетать данную методику с внедрением позитивных методов мотивации сотрудников.
  • Организация маршрутов. Очень часто причиной неэффективного использования трудового потенциала современного бизнеса является неоптимальное построение маршрутов перемещения сотрудников в рамках предприятия. Оптимизация маршрута, проведение перестановок и перепланировки может значительно повысить эффективность труда на предприятии.
  • Установление систем учета рабочего времени. Если значительную часть рабочего времени сотрудники затрачивают, например, на перекуры, следует задуматься о внедрении систем видеонаблюдения, а также систем автоматического учета рабочего времени. Помочь в этом может также внедрение принципов суммированного учета рабочего времени, более подробно о котором можно прочитать в отдельной статье. Следует отметить, что работодатель вправе запретить курение на предприятии в принципе.
  • Ремонт и замена оборудования. Иногда причиной неэффективного применения рабочего времени может быть износ оборудования и простой по техническим причинам. В таком случае следует задуматься над обновлением производственных фондов и улучшением их качества, чтобы упростить взаимодействие сотрудников с оборудованием.
  • Увольнение отдельных работников. Может оказаться так, что причиной значительного снижения общих показателей эффективности использования времени работы могут быть чрезмерно низкие показатели отдельных работников. В таком случае рациональным решением может стать их увольнение.
  • Внедрение новых систем организации труда. В целом, использование различных современных систем мотивации и организации труда является наилучшим решением большинства возможных проблем с использованием рабочего времени на предприятии.

Необходимо отметить, что, принимая решение о внедрении тех или иных мер борьбы с неэффективным использованием рабочего времени, следует точно рассчитывать целесообразность подобных действий. Так, например, если ожидаемые расходы на внедрение какой-либо системы будут превышать ожидаемое повышение доходов за счет повышения эффективности труда, то следует однозначно отказаться от данных методик или анализа использования рабочего времени в целом.

Заключение

Любой менеджер по персоналу или руководитель должны знать о том, что это такое — анализ использования рабочего времени на предприятии, ведь именно эффективность использования трудовых ресурсов отражает их личную эффективность как специалистов в своей сфере. В целом, подобные решения могут значительно повлиять на доходы предприятия и повысить уровень прибыли, в том числе и с минимальными затратами, если система организации труда испытывает серьезные проблемы.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (26 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>