Аутсорсинг кадрового делопроизводства

В качестве альтернативного метода разрешения вопросов, связанных с управлением персоналом и ведением документации, сейчас пользуется спросом аутсорсинг кадрового делопроизводства и HR-менеджмента. Как и любой другой подход, аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет свои плюсы и минусы. Однако его стоимость с каждым годом уменьшается и позволяет реализовывать практически полный спектр необходимых действий с минимальными затратами – именно поэтому аутсорсинг кадрового учета широко используют как крупные корпорации, так и индивидуальные предприниматели.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства – что это такое

Под аутсорсингом кадрового делопроизводства в современном бизнесе подразумевается передача ведения всех соответствующих мероприятий по оформлению и ведению документации сторонним компаниям или отдельным специалистам. Как и другие виды аутсорсинга, этот рынок появился в Российской Федерации относительно недавно, однако количество вовлеченных в него специалистов с каждым годом увеличивается, причем в геометрической прогрессии.

Более подробно о том, что такое аутсорсинг в целом можно прочитать в отдельной статье, далее же будут рассматриваться именно принципы, применяемые в сфере кадрового делопроизводства, а также особенности этого рынка. Также, следует отличать рассматриваемое понятие и от аутстаффинга, который в том числе может решать вопросы в сфере кадров – он тоже будет рассмотрен далее.

Взаимоотношения при кадровом аутсорсинге регламентируются двумя сферами деятельности. Так, один субъект хозяйствования, который нуждается в ведении кадрового учета рассматривается исключительно как заказчик определенных услуг и его взаимоотношения с предоставляющим аутсорсинг лицом регулируются исключительно как гражданские соответственно положениям ГК РФ. Тот же субъект, который предоставляет услуги по аутсорсингу кадрового учета, одновременно с этим может находиться в трудовых взаимоотношениях со своими сотрудниками, которые будут отвечать за непосредственное предоставление кадровых услуг.

При аутсорсинге кадрового делопроизводства компания заказчик фактически не имеет прямого отношения к работающим на нее кадровым специалистам, если только они не являются сами индивидуальным предпринимателем, выступающим как подрядчик. Таким образом, гарантии, обязанности и права, устанавливаемые в рамках трудового законодательства, на их взаимоотношения не распространяются. Это касается как отсутствия обязанности фактически работающих на заказчика кадровиков подчиняться его требованиям и распоряжениям, так и отсутствия обязанности заказчика обеспечивать предоставление таким сотрудникам социальных гарантий в виде отпусков, больничных и других преференций.

Задачи аутсорсинга кадрового учета

Прежде, чем рассматривать основные особенности рынка кадрового аутсорсинга, стоит обратить внимание на то, какой спектр задач может решать подобный подход. В целом, кадровый аутсорсинг дает возможность не только обеспечить эффективное функционирование системы кадров на предприятии, но также предоставляет и ряд других преимуществ при выборе подходящего исполнителя. Так, в полный спектр задач, решаемых при помощи аутсорсинга кадрового учета можно отнести:

  1. Аудит кадровой документации. Проведение детальной проверки качества имеющейся кадровой документации, соответствия ее нормативам законодательства РФ – это хороший повод обратиться к услугам аутсорсинга даже при наличии действующего на предприятии отдела кадров или соответствующих специалистов.
  2. Ведение кадрового учета в целом. Это – одна из главных причин оформления взаимоотношений с аутсорсерами, которая позволяет с нуля начать ведение всей документации в соответствии с требованиями законодательства и заказчика.
  3. Восстановление документации за предыдущие периоды. Утеря, порча документации или ее ненадлежащее состояние, в том числе и в архивах также являются популярными причинами для обращения за услугами кадрового аутсорсинга.
  4. Контакты с государственными органами. Кадровая служба предприятия обычно работает не только с внутренней документацией, но также и обеспечивает контакт с контролирующими органами в виде подачи и оформления соответствующей отчетности, равно как и взаимодействует с профсоюзами. И эту задачу аутсорсинговые организации также могут взять целиком и полностью в свое ведение.
  5. Консалтинговые услуги. Кадровый аутсорсинг позволяет также улучшить работу имеющегося на предприятии отдела кадров, разработать эффективные инструменты для управления внутренней документацией и обеспечить внедрение и контроль за использованием наиболее подходящих методик.
Традиционно под аутсорсингом кадрового производства подразумевается именно обращение за длительным обслуживанием, а не разовым выполнением одной или нескольких задач. Так, к аутсорсингу обычно относят долговременные контракты длительностью от одного года.

Помимо вышеозначенных услуг, многие компании, предоставляющие аутсорсинг отдела кадров, также могут брать на себя и другие функции. Например – ведения HR-менеджмента и управления персоналом, а также оформление бухгалтерского учета и всей соответствующей документации. Подобный комплексный подход дает возможность компаниям целиком сосредоточиться на фактическом ведении экономической деятельности вместо решения процессуальных и сугубо технических вопросов.

Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства как целостный подход, обладает своими определенными плюсами и минусами. Так, в отдельных ситуациях он может быть попросту неприменимым, в то время как в других – является куда более выгодной и удобной альтернативой содержанию специалистов в собственном штате. Так, к однозначным преимуществам кадрового аутсорсинга можно отнести:

  • Снижение расходов компании или перевод их из разряда постоянных в периодические. За счет того, что аутсорсинг кадрового делопроизводства в целом подразумевает решение конкретных проблем, а не непосредственно фактическое постоянное нахождение специалистов на рабочих местах с соответствующими расходами, может обеспечиваться оптимизация затрат субъекта хозяйствования. Особенно актуально это для небольших предприятий, где просто нет практической необходимости в наличии постоянного сотрудника, который занимался бы решением кадровых вопросов.
  • Уменьшение размеров штата. Многие виды налогообложения, а также иные нормативы законодательства привязываются к размерам штата компании. За счет использования системы аутсорсинга есть возможность сократить необходимый штат сотрудников, что может привести к уменьшению расходов, сокращению издержек и получению возможности пользоваться преференциями, предоставляемыми государством для организаций с меньшим числом работников.
  • Уменьшение затрат на техническое и материальное обеспечение. Работодателю при наличии собственных кадровых специалистов необходимо нести затраты на приобретение различных программ, упрощающих кадровый учет и на обустройство рабочих мест для таковых сотрудников. В то же время компании, предоставляющие услуги аутсорсинга, чаще всего уже имеют все необходимые инструменты для эффективной деятельности, что не требует несения дополнительных расходов заказчиком.
  • Упрощение подбора специалистов. При аутсорсинге все вопросы, связанные с подбором специалистов, их обучением и иными мероприятиями возлагаются не на заказчика, а на исполнителя, что позволяет уменьшить общую нагрузку на организацию.
  • Снижение рисков и возможность их возмещения. В компаниях, предоставляющих услуги кадрового аутсорсинга однозначно работают высококлассные специалисты, разбирающиеся в своих задачах и требованиях законодательства. Кроме этого, любые издержки из-за возможных ошибок в кадровом делопроизводстве могут согласно договору предусматривать компенсацию, в то время как оштрафовать штатного сотрудника работодатель не имеет права.
  • Отсутствие необходимости обеспечения социальных гарантий. Субъект хозяйствования, пользующийся услугами аутсорсинга кадрового делопроизводства не должен обеспечивать никаких социальных гарантий сотрудникам компании-аутсорсера. Таким образом также снижаются риски потери сотрудника и необходимости поиска замены при выходе его в декрет, болезни или уходе в отпуск.
  • Возможность сосредоточиться на экономической деятельности. Ведение кадрового аутсорсинга освобождает работодателя от необходимости решать сугубо технические вопросы, связанные с ведением кадрового учета и соблюдением требований законодательства. Это позволяет освободить личные ресурсы как основного руководителя, так и топ-менеджмента организации в целом.

Однако, как и любой другой подход, аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет и определенный ряд недостатков. К минусам аутсорсинга кадрового учета можно отнести следующие особенности такого взаимодействия:

  • Необходимость обеспечения контакта с аутсорсером. Полностью освободиться от решения кадровых вопросов и избавиться от технических проблем заказчику не удастся. Так, ему придется тратить свое время или выделять работников, которые бы обеспечивали связь с аутсорсером, проводили расчеты и выполняли иные соответствующие операции.
  • Сложность перехода. Перевод уже действующего бизнеса на модель аутсорсинга кадрового делопроизводства является задачей, которая будет сама по себе связана со значительными организационными издержками и необходимостью пересмотра практически всех бизнес-процессов.
  • Отсутствие механизмов воздействия на фактических исполнителей. Так как заказчик услуг кадрового аутсорсинга не будет состоять в трудовых взаимоотношениях с фактически занимающимися решением поставленных задач специалистами, он также не будет иметь никаких административных рычагов воздействия на них. Так, подобные сотрудники не должны будут ему подчиняться, соблюдать правила внутреннего распорядка и следовать иным локальным нормативам организации.
  • Снижение скорости выполнения задач. В случаях, когда важно оперативное разрешение поставленных вопросов, далеко не все механизмы аутсорсинга кадрового делопроизводства могут обеспечить решение проблемы, так как длительность связи часто может подразумевать отдельную постановку задачи компании-аутсорсеру и последующую ее передачу конкретным специалистам для исполнения, которое также может иметь более длительные сроки в сравнении с управлением сотрудниками из штата организации.
  • Неопределенность. При переходе на систему аутсорсинга, заказчику необходимо удостовериться в хорошей репутации исполнителя, квалификации его специалистов и возможности осуществлять все необходимые кадровые мероприятия, что может быть достаточно сложно и потребовать дополнительных усилий.
  • Меньшая территориальная доступность. В отдаленных населенных пунктах и некоторых регионах воспользоваться услугами аутсорсинга кадрового делопроизводства может быть намного сложнее, чем просто подобрать нескольких специалистов в штат.
  • Риски утечки информации. При работе с кадровой документацией возможна утечка конфиденциальных данных компании, что может быть недопустимо для некоторых организаций и видов деятельности. Обращение к аутсорсерам всегда повышает данные риски в сравнении с работой с собственными штатными сотрудниками.
  • Сложность в обработке персональных данных. Все сотрудники по умолчанию в соответствии с трудовым законодательством дают согласие на обработку их персональных данных в целях ведения кадрового учета на предприятии. Однако так как аутсорсер не является работодателем других штатных сотрудников, а фактически выступает как третье лицо, заказчик не может передавать ему персональные данные своих работников без их согласия. При отказе сотрудников от подобной передачи данных, использование системы аутсорсинга кадрового делопроизводства может быть просто невозможным.
Резюмируя плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства можно отметить, что большинство недостатков подобного подхода могут быть нивелированы эффективной компанией, предоставляющей подобные услуги.

Стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства

Для многих российских субъектов хозяйствования важнейшим аспектом в вопросах смены организационных механизмов является стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства. Она может значительно отличаться как в зависимости от региона, так и от конкретного исполнителя и объемов решаемых задач.

Например, для индивидуального предпринимателя стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства будет минимальной даже в сравнении с содержанием собственного специалиста. Ведь фактический объем рабочего времени, необходимый для решения минимального спектра задач также является крайне низким – порой кадровому специалисту может потребоваться всего несколько часов, чтобы выполнить всю месячную работу по оформлению необходимой документации.

Для крупной же компании стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства может оказаться напротив – слишком большой в сравнении с содержанием собственного отдела кадров, что при иных недостатках подобного подхода может сделать его попросту нецелесообразным. Поэтому прежде, чем принимать решение об использовании подобной системы взаимодействия, следует однозначно как провести прямые экономические расчеты, так и оценить преимущества и недостатки ее применения в целом для конкретного предприятия.

Кадровый аутстаффинг – в чем его отличия

Сходным с аутсорсингом понятием является аутстаффинг. В сфере кадрового делопроизводства аутстаффинг распространен не так широко, однако все равно имеет место. Более подробно о том, что представляет собой аутстаффинг или аренда персонала можно прочитать в отдельной статьей. В целом же, аутстаффинг кадрового делопроизводства не предполагает передачу всех функций кадрового отдела третьим лицам, а является простой альтернативой поиска временного или постоянного специалиста для дополнения штата.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (24 голос., средний: 4,90 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>