Авансовый отчет

Развивающиеся компании регулярно направляют своих сотрудников в деловые поездки для решения различных вопросов бизнес характера. Данные процедуры в обязательном порядке, оговоренном в ТК РФ, должны оплачиваться, а также документироваться соответствующим образом. Одним из основных документов в контексте оформления рассматриваемой процедуры является авансовый отчет, который должен предоставить субъект после возвращения из командировки.

Условия направления в командировочную поездку

Командировка – это деловая поездка сотрудника конкретной компании по приказу управленца с целью исполнения определенного поручения, обусловленного производственной необходимостью. Командировка является ограниченной во времени, а также оплачиваемой процедурой.

Основным нормативом, регламентирующим рассматриваемый вопрос, является гл. 24 ТК РФ. Условиями направления в командировку являются:

  • в командировку направляется сотрудник, связанный с нанимателем трудовым соглашением, либо договором ГПХ;
  • деловая поездка должна осуществляться не по месту постоянного трудоустройства, а в иной населенный пункт;
  • основной целью подобной поездки является осуществление конкретного поручения управленца компании;
  • начальная и конечная даты изначально четко фиксируются управленцем, затраты на дорогу, проживание и питание оплачиваются (или компенсируются) также нанимателем. Подобная компенсация не тождественна оплате трудовой деятельности субъекта, то есть, профессиональная деятельность в командировке оплачивается дополнительно посуточно;
  • характер работы сотрудника, который направляется в деловую поездку, не может быть разъездным или в пути.

Субъект, направляемый в подобную поездку, может претендовать на такие гарантии:

  • сохранение места трудоустройства на период отсутствия по основному месту работы;
  • сохранение среднего заработка за все дни, которые лицо пребывает в командировке. При этом также учитываются выходные рабочие дни, которые вознаграждаются в двойном объеме;
  • возмещение затрат, понесенных субъектом в рамках деловой поездки, которые тот производил ввиду производственной необходимости.

Одной из основных бумаг в контексте документального оформления деловой поездки является авансовый отчет, необходимый для фиксации понесенных субъектом затрат с целью дальнейшей компенсации.

Общая информация о нюансах составления авансового отчета

Средства на командировочные расходы могут предоставляться в качестве аванса, либо постфактум, в качестве компенсации. В любых обстоятельствах командируемый сотрудник должен по завершении поездки составить отчет, в котором будут отражены все траты. К данному документу также должны прилагаться оправдательные бумаги, подтверждающие факты проживания, проезда, питания и т.д.

Именно на основании авансового отчета в дальнейшем происходит компенсация или возврат неизрасходованного остатка денег в кассу компании.

Действующее законодательство не предусматривает стандартизированной формы авансового отчета. Впрочем, существует бланк, который принято применять в практической деятельности. В рассматриваемый бланк должна включаться следующая информация:

  • информация о компании, которая предоставляет денежные средства;
  • общие сведения о командируемом сотруднике, который получает аванс или компенсацию;
  • конкретный объем средства (цифрами и прописью);
  • цели, на которые сотрудник получает финансовые средства;
  • конкретизированные затраты, которые субъект понес в своей деловой поездке. В данном пункте также должна быть ссылка на прилагаемые оправдательные документы. Помимо прочего, авансовый отчет должен содержать визы представителей бухгалтерского подразделения, которые предоставили лицу деньги.
Печать на авансовом отчете не является обязательным реквизитом, так как рассматриваемый документ является атрибутом внутреннего документооборота предприятия. Помимо прочего, с 2016 года, компании (как ранее предприниматели) вправе не оформлять для своей деятельности печать. Однако при его наличии, управленец может поставить оттиск в отчете, − это не будет признаваться ошибочным.

Авансовый отчет должен формироваться в одном экземпляре на протяжении первых трех суток с момента возвращения лица в город, где он трудоустроен. Важно подчеркнуть, что авансовый отчет является первичным документом. Его настоятельно рекомендуется изначально заполнять без ошибок. Если субъект фиксирует помарку в своих записях, рекомендуется составить новый документ.

Порядок составления авансового отчета по командировке

Авансовый отчет — это довольно простой в заполнении документ. Он состоит из нескольких частей, куда необходимо внести всю информацию о времяпрепровождении в деловой поездке. В частности, в первом разделе отчета командируемый субъект должен отметить такую информацию:

  1. В самом начале бумаги фиксируется наименование компании и код ОКПО. При этом вносимые сведения должны соответствовать уставным документам предприятия. Немного ниже отмечается номер составляемого документа и дата его формирования.
  2. В левой части отчета в дальнейшем должна проставляться подпись управленца и сумма компенсации. Поэтому заполнителю необходимо оставить в верхней левой части листа достаточно места для визы начальника.
  3. Далее прописывается общая информация о командируемом работнике. Необходимо указать его ФИО, подразделение, в котором он работает, его должность и назначение предоставляемых средств.

Затем документ делится на две таблицы. В частности:

  1. Левая таблица. Сюда заносятся сведения о предоставленных суммах, фиксируется общий выданный объем средств, а также отмечается валюта, в которой деньги были фактически перечислены лицу. Ниже прописывается размер перерасхода по итогам командировки.
  2. Правая таблица. В данный раздел информацию вносит бухгалтер. В частности, сотрудник бухгалтерии отмечает конкретный счет проводимой операции, а также уместные субсчета, по которым проходят указанные ранее суммы.

Под таблицами фиксируется количество приложений к авансовому отчету, которые оправдывают понесенные лицом затраты. Все оговоренные бумаги должен проверить главный бухгалтер на предмет выявления излишне затраченных средств. В случае выявления подобных сумм в соответствующих ячейках фиксируется размер перерасхода и номер кассового ордера, по которому проходит сумма. Кассир визирует данную операцию своей подписью.

Обратная сторона листа, на котором заполняется авансовый отчет, содержит информацию о приложениях к документу. В указанном разделе необходимо отразить следующие сведения:

  • полный перечень прилагаемых документов, даты выдачи каждого из них, а также все итоговые суммы, отмеченные в оправдательных бумагах;
  • номер бухгалтерского субсчета, по которому проходят вышеобозначенные средства.

В завершении отчета командируемый субъект должен поставить свою визу в качестве доказательства, что все предоставляемые им данные правдивы.

Последний раздел отчета – отрывная часть – предназначена для расписки бухгалтера, который принимает документ от кадра. На отрывной части прописываются такие сведения:

  • ФИО субъекта;
  • номер и дата формирования документа;
  • объем средств, выданных под отчет. При этом следует указывать сумму как цифрами, так и прописью;
  • число бумаг, прилагаемых к отчету, которые доказывают понесенные субъектом затраты.

Отрывная часть визируется бухгалтером, он также проставляет дату принятия отчета к учету.


Таким образом, авансовый отчет является необходимым документом для полного и грамотного оформления командировки. Сотрудник должен внимательно подготовить пакет оправдательных документов, а также заранее ознакомиться с правилами оформления отчета.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (34 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>