Что входит в командировочные расходы в 2018 году

Многие должности в коммерческих и бюджетных организациях связаны с регулярными деловыми поездками. Командировки могут осуществляться в пределах страны, а также назначаться в зарубежные страны. В обоих случаях возникает некоторая дополнительная нагрузка на финансовое состояние командируемого лица. В связи с этим трудовое законодательство РФ обязывает компании возмещать командировочные расходы, которые несет сотрудник, находясь в деловой поездке.

Общие положения о командировках сотрудников в 2018 году

Исходя из ст. 166 ТК РФ, командировкой считается деловая поездка подчиненного по распоряжению нанимателя на определенный период времени с целью исполнения ряда служебных задач вне постоянного рабочего места.

К особенностям командировки можно отнести следующее:

  1. Деловая поездка должна обуславливаться производственной необходимостью.
  2. В подобную поездку может направиться только то лицо, которое осуществляет профессиональную деятельность на основании трудового соглашения, а не договора ГПХ.
  3. Командировкой не будет признаваться деловая поездка субъекта, если в трудовом соглашении отмечено, что его работа носит разъездной характер или деятельность осуществляется им в пути.
  4. Периодичность командировки должна быть разумной, однако, она никак не регламентируется отечественным законодательством.

ТК РФ выделяет особые категории граждан, которые не могут быть направлены в командировки:

  1. Сотрудницы, трудящиеся на основании трудового соглашения, которые ожидают появление на свет ребенка.
  2. Несовершеннолетние работники, официально трудоустроенные в компании. Однако, выделяют особые направления деятельности, при которых командировки для лиц, не достигших 18-ти лет, являются правомерными. Например, творческие профессии (актеры, поэты, писатели, спортсмены).
  3. Субъекты, исполняющие свои должностные обязанности на основании ученического соглашения.

Также необходимо выделить категории граждан, которых можно направлять в командировки только с их письменного согласия:

  1. Сотрудницы, осуществляющие свою трудовую деятельность на основании соглашения, которые имеют несовершеннолетних отпрысков.
  2. Работники, которые самостоятельно воспитывают ребенка (родители-одиночки), не достигшего пятилетнего возраста.
  3. Трудоустроенные лица, на чьем попечении числятся отпрыски с ограниченными возможностями. Также подразумеваются субъекты, осуществляющие уход за родственником, который нуждается в медицинском уходе (недееспособные граждане, инвалиды).
  4. Служащие, имеющие определенную категорию инвалидности, если деловая поездка нарушит курс реабилитации или повредит здоровью (например, командировка в город с жестким климатом).

По состоянию на 2018 год только два документа являются ключевыми при регулировании вопроса командировочных поездок:

  1. Распоряжение управленца. Предполагается бумага, в которой обозначаются все сведения о поездке подчиненного (направление, периодичность и т.п.). Зачастую подобный приказ оформляется по форме Т9. Однако также правомерно составить его в вольной форме на фирменном бланке компании. Основное требование к бумаге ─ наличие печати и подписи руководителя фирмы.
  2. Авансовый отчет. Предполагается, что в данную бумагу сотрудник внесет сведения о понесенных затратах и, вместе с оправдательными документами, предоставит в бухгалтерию компании с целью дальнейшего получения компенсационных выплат.

Именно на основании перечня командировочных расходов должен заполняться авансовый отчет. Сотруднику крайне важно знать, какие именно издержки следует включать в документ, иначе руководство фирмы в дальнейшем может не возместить понесенные траты.

Понятие суточных и командировочных расходов

Когда сотрудника направляют в деловую поездку, он вправе рассчитывать на получение целого ряда выплат. В связи с этим часто возникает вопрос: суточные и командировочные, в чем разница?

Уместно выделить перечень выплат, положенных работнику при командировке:

  • заработная плата, назначаемая субъекту за каждый день пребывания в командировке;
  • суточные выплаты, покрывающие издержки на оплату регулярного питания сотрудника и аренды жилья, а также ряда повседневных потребностей, которые обусловлены производственной необходимостью.

Приведенный перечень выплат принято называть командировочными расходами. Более детально необходимо остановиться на такой категории, как суточные, так как именно с этой группой выплат наиболее часто возникают трудности.

Суточными считаются дополнительные выплаты сотруднику, помимо основной заработной платы, которые призваны компенсировать командировочные расходы, понесенные гражданином в течение пребывания в поездке. Практика демонстрирует, что подобные выплаты обеспечиваются субъекту, если он пребывал в командировке более 1 дня (то есть при условии, что лицо не вернулось домой на ночь).

К суточным относятся такие виды расходов в командировке:

  1. Проживание в другом населенном пункте, которое подразумевает аренду жилой площади (как комнаты в отеле или места в хостеле, так и полноценной квартиры).
  2. Регулярное питание в столовых или кафе. Также к данной категории относится покупка продуктов в супермаркетах. При этом, все чеки на приобретение еды в подобных магазинах необходимо сохранять.
  3. Перемещение по городу посредством общественного транспорта. К нему относятся не только троллейбусы и автобусы, но также такси, самолеты, корабли и т.д.
  4. Затраты на деловой обед с контрагентами, если он носит характер производственной необходимости и предположительно наладит связи фирмы, в которой числится командируемое лицо.
  5. Прочие издержки, которые управленец сочтет уместными к возмещению.

Практика демонстрирует, что основные трудности заключаются в порядке определения прочих издержек и лимита, в пределах которого возмещаются все остальные затраты. Помимо законодательно установленных отметок суточных, которые не подвергаются налогообложению, в компаниях местными нормативными актами определяются границы, в соответствии с которыми должна происходить компенсация затрат. Наличие подобных ограничений существенно упрощает процесс расчетов с работником и последующих выплат.

Особенности выплаты суточных при различных видах командировок

Компенсационные суммы по факту понесенных издержек в командировке полагаются каждому подчиненному, который был направлен в деловую поездку. Расчет подобных сумм осуществляется, исходя из количества дней, проведенных гражданином в другом городе или стране.

объемы возмещений положены субъекту не только за рабочие дни, но также за выходные, праздничные и вынужденные простои в дороге.

Порядок компенсации затрат при командировке заключается в следующем:

  1. Наниматель оповещает подчиненного о существующих правилах выплаты суточных, а также об установленных лимитах.
  2. Субъект направляется в деловую поездку, где расходует средства в соответствии с полученной информацией об установленных лимитах.
  3. По факту возвращения в родной город сотрудник оформляет отчет, к которому прикладывает все сохраненные оправдательные документы. В частности, билеты на транспорт, чеки из супермаркетов, квитанции из отелей и т.д.
  4. Суточные затраты умножаются на число дней, которые работник провел в деловой поездке. Затем, с учетом зарплаты лица за соответствующее количество времени, сотруднику обеспечиваются компенсационные суммы.

Также уместно обратить внимание на особенности заграничных командировок. Исходя из ПП РФ № 12 от 09.01.2014г., объемы суточных выплат варьируются в зависимости от страны, в которую направляется командируемый субъект. ПП РФ № 12 обязателен к использованию в бюджетных учреждениях. В свою очередь, коммерческие организации применяют данный норматив в качестве рекомендательного и могут устанавливать особые правила для сотрудников при деловых поездках за границу в локальных правовых актах.

Положения современного законодательства не определяют минимального и максимального периода нахождения субъекта в деловой поездке. Поэтому принято считать, что командировкой признается даже один день, проведенный в другом городе ввиду производственной необходимости, если при этом субъект вынужден нести затраты на оплату места ночлега. За один подобный день управленец, тем не менее, должен выдать подчиненному компенсационные суммы в соответствующих объемах.

Налогообложение суточных выплат сотрудникам

В соответствии со ст. 217 НК РФ определены максимальные объемы суточных, которые не подвергаются налогообложению НДФЛ. В частности, лимиты представляют собой такие суммы:

  • если деловая поездка не выходит за границы России, максимальный предел суточных фиксируется на отметке 700 руб.;
  • в условиях, если поездка ‒ заграничная, максимально возможные суточные составляют 2500 руб.

Так, если суточные выплаты составили, например, 500 руб. и 1700 руб. соответственно, то данные суммы (так как они меньше лимита) не будут отражаться в налоговой отчетности и, как следствие, с них не будет взиматься подоходный налог. Однако, если объем суточных был, например, 900 руб. и 3100 руб. соответственно (то есть, больше установленной границы), то сумма превышения вносится в налоговую отчетность и с нее уплачивается НДФЛ.

Начисление или не начисление налога осуществляется в последний день месяца, в котором сотрудник подал соответствующий отчет. Объем налога удерживается из общей суммы выплат. В условиях, когда НДФЛ начисляется, он должен отражаться в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Помимо этого, начиная с 2017 года, сумма суточных, превышающая лимит, также должна учитываться при исчислении социальных взносов в фонды, исключая фонд травматизма. Все данные расчеты бухгалтер также осуществляет по факту завершения месяца.

Принимать во внимание данные лимиты при расчете налога на прибыль не обязательно.

Также важно отметить размер суточных для служащих бюджетных структур. Исходя из ПП РФ № 812 в редакции от 29.12.2016г., объем средних суточных для бюджетного сотрудника составляет всего 100 руб.

Перечень документов, подтверждающих командировочные расходы в 2018 году

По факту возвращения из деловой поездки сотрудник должен оформить соответствующий отчет и приложить к нему целый ряд документов, которые бы доказывали правомерность дальнейших компенсационных выплат в связи с его тратами.

В частности, к подобным оправдательным документам могут относиться:

  • бумаги, доказывающие, что субъект снимал жилплощадь. Предполагаются счета по оплате номера в гостинице, квитанции об оплате отеля, соглашение об аренде квартиры или комнаты. Во всех указанных документах обязательно должно фиксироваться количество дней, проведенных сотрудником на съемных апартаментах, а также стоимость одного дня подобного проживания;
  • бумаги, доказывающие, что субъект доехал до места назначения и обратно. Подразумеваются билеты на различные виды транспорта (поезд, авиабилеты и т.д.), чеки на обеспечение командируемого лица набором постельного белья и т.п.;
  • билеты на проезд в общественном транспорте, включая такси, если того требует производственная необходимость;
  • служебная записка, составленная сотрудником, которая доказывает траты на топливо для автомобиля. К данной записке также необходимо приложить чеки с заправки. Подобное характерно для лиц, которые в командировке используют личный автомобиль;
  • в случае, если сотрудник утрачивает или подвергает порче какой-либо оправдательный документ, он должен составить соответствующую служебную записку, где будет отражен обозначенный факт;
  • бумаги, удостоверяющие прочие затраты. Подразумеваются чеки из камер хранения, квитанции провайдера интернета или мобильной сети.

Пример расчета суточных при командировке в 2018 году

Определившись с тем, что входит в командировочные расходы в 2018 году, необходимо ознакомиться с порядком расчета данных выплат.

Пример 1. Сотрудник ООО «Маяк», Иванов И.И., был направлен в командировку из Москвы в Калининград на период 14 дней. Объем суточных для командировок в пределах РФ в ООО «Маяк» составляет 650 руб. Так, объем суточных для Иванова составит 9100 руб. (14 дней * 650 руб.). Несмотря на то, что на протяжении этих двух недель выпадают две пары выходных, они, тем не менее, учитываются как рабочие дни, и оплата производится в полном объеме.

Пример 2. Сотрудник ООО «Маяк», Иванов И.И., был направлен в командировку из Москвы в Прагу на тот же период ввиду производственной необходимости. В ООО «Маяк» суточные для заграничных командировок фиксируются на отметке 2700 руб. Порядок расчета в подобных обстоятельствах будет выглядеть так:

  1. 2700 ─ 2500 = 200 руб. Данная сумма будет подвержена налогообложению НДФЛ.
  2. 200 ─ 13% = 174 руб. Сумма суточных за минусом НДФЛ (200 * 13% = 26 руб.).
  3. Объем суточных составит: (2500 + 174) * 14 = 37.436 руб. за две недели командировки в Праге.
  4. НФДЛ в бюджет должен перечислиться в таком размере: 26 руб. * 14 дней = 364 руб.
  5. Также дополнительно с объема превышения суточными средствами установленного лимита (в данном случае ─ 200 руб.), ООО «Маяк» должно будет самостоятельно оплатить взносы в ПФ РФ и соцстрах.

Таким образом, командировочные расходы в 2018 году включают целый ряд затрат командируемого лица. Обеим сторонам трудового соглашения рекомендуется быть ознакомленными с общими правилами оформления деловых поездок и дальнейшего предоставления компенсационных выплат.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение (1)
  1. Александр Л:

    Сколько проблем у меня с этими суточными и командировочными были. Я первый раз ездил в командировку, еще не знал, какие именно нужно было собирать отчетные документы, для бухгалтерии, вот и начудил. Сейчас , слава богу уже в курсе. Так, что кто не знает, читайте, в жизни пригодится!

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>