Деловой этикет сотрудников — что это, основные правила и принципы

Соблюдение делового этикета в профессиональной деятельности немаловажно. Он регламентирует бизнес-общение и определяет успешность того или иного игрока рынка. Из-за его незнания всего лишь одним сотрудником деловая репутация хозяйствующего субъекта может быть существенно испорчена. С целью предотвращения подобного исхода сотрудникам следует не только ознакомиться с правилами и принципами делового этикета, но и уметь применять их на практике.

Деловой этикет сотрудников – понятие, регламентация, функции

Деловой этикет — это совокупность определенных правил и законов поведения субъекта в рыночной среде.

Ввиду разделения среды хозяйствующего субъекта на внешнюю (контрагенты) и внутреннюю (штат сотрудников), должны быть созданы документ, регламентирующие его для обеих сторон.

К примеру, сотрудники многих отечественных фирм и компаний изучают и в своей внутренней работе придерживаются «Кодекса поведения работника», а в работе с контрагентами – «Стандарта обслуживания клиента».

Нередки ситуации создания одного документа как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Примером может служить «Книга сотрудника», содержащая следующие разделы:

1. Вводный – содержит информацию о документе и сферах его применения, либо же вступительную речь управленца;
2. Миссия хозяйствующего субъекта – миссия его существования;
3. Философия организации – совокупность ценностей и целей работающих в организации людей, а также установки, согласно которым она функционирует на рынке;
4. Ожидания компании от подчиненных;
5. Ожидания подчиненных от компании;
6. Поведенческие стандарты на рабочем месте;
7. Принципы обслуживания клиента;
8. Информационная безопасность;
9. Организационные процедуры.

Также документ может содержать разделы касательно системы мотиваторов и вознаграждения за труд, а также штрафных санкций и взысканий.

Ознакомившись с документом, работники получают представление о том, какое поведение приемлемо в той или иной ситуации, что разрешено или, наоборот, запрещено.

Основной функцией делового этикета сотрудника является формирование у него поведенческих навыков, способствующих взаимопониманию субъектов в деловом обществе.

Деловой этикет: основные правила и принципы

Базисом делового этикета являются следующие принципы:

1. Здравый смысл – нормы этикета не могут идти вразрез со здравым смыслом, а, наоборот, должны направляться на поддержание упорядоченности, экономию временных затрат и другие здравые цели. Нормы, противоречащие здравому смыслу, не могут быть приняты и поддержаны коллективом;
2. Консерватизм;
3. Свобода – положения делового этикета, несмотря на свою строгость, не могут ограничивать волеизъявление деловых партнеров, свободу их выбора, выбора методов и способов реализации договоренностей между ними. Данный принцип также предполагает терпимость к проявлению различных национальных особенностей и традиций, лояльность к точке зрения оппонентов и их деловым позициям. Впрочем, принцип ограничен такими факторами, как здравый смысл, политическим режимом и так далее;
4. Удобство – нормы делового этикета сотрудников не должны препятствовать деловым отношениям и экономическому развитию в целом;
5. Непринужденность – соблюдение норм делового этикета не должно быть навязанным. Оно естественно и с легкостью выполнимо;
6. Этичность – все составляющие делового этикета должны быть этичны. Следование этому принципу подразумевает исключение аморального поведения за рамки бизнес-сферы;
7. Целесообразность – каждая составляющая делового этикета должна иметь определенную цель.
8. Экономичность – деловой этикет не может быть чересчур затратным. У него должна быть разумная стоимость.
9. Универсализм – составляющие делового этикета могут регламентировать различные стороны деловых отношений;
10. Эффективность – стандарты делового этикета обуславливают сокращение срока реализации договоров, заключению большего их числа, снижению уровня напряженности в коллективе.

К правилам делового этикета сотрудников относится следующее:

1. Подчиненный должен быть пунктуальным и тактичным;
2. Он должен соблюдать принятый дресс-код;
3. Его речь должна быть грамотной;
4. Он должен соблюдать коммерческую тайну;
5. Он должен использовать рабочее время по назначению;
6. Он обязан уметь слушать оппонента, принимать делегации и вести переговоры.

Что касается дресс-кода, то наиболее распространенная на сегодня одежда деловых людей, являющаяся своего рода визитной карточкой — костюм. В бизнес-среде выработались определенные правила его ношения:

1. Он не должен быть чересчур вычурным либо слишком светлым;
2. Он не носится со спортивной обувью и не дополняется спортивной сумкой;
3. Он дополняется строгим галстуком (за исключением пиджаков спортивного покроя, но они не считаются деловой одеждой), особенно, если пиджак – двубортный;
4. Надеваемая с ним рубашка должна быть с длинными рукавами, которые выступают из-под рукавов пиджака на 1,5 ‒ 2 см, без нагрудных карманов, не пестрой;
5. В рабочее время пиджак необходимо застегивать. Расстегнут он может быть во время делового обеда или просмотра театральной постановки.

Жесты и движения сотрудника не должны быть резкими и быстрыми, а его походка — вялой. Он должен быть подтянут и собран, держать осанку. Сидеть при беседе с оппонентом следует прямо, не скрещивая руки на груди, опустив плечи и не втягивая голову.

Важная часть ведения бизнеса – осуществление телефонных переговоров. Правила их ведения:

• Первым представляется звонящий. При отсутствии нужного человека на рабочем месте представляться не обязательно, достаточно поздороваться и пригласить собеседника к телефону;
• Не стоит долго держать трубку, если ответа нет;
• Если сотрудник поднял трубку, но звонок адресован не ему, нетактично узнавать, кто просит позвать коллегу к телефону;
• Завершает разговор также звонящий.

Что касается приема делегаций, то умению его организовывать отводится важная роль. Прием сопровождается множеством протокольных нюансов. К примеру, чем статуснее делегация, тем официальнее он должен быть. После приема допускается организация банкета.

Таким образом, деловой этикет – это один из главных инструментов формирования имиджа бизнес-субъекта, позволяющий достигать лучших результатов, большей производительности и, главное, прибыльности. Он создает требуемый психологический климат в коллективе, способствующий продуктивной работе и достижению поставленных целей.