Дистанционная работа в связи с коронавирусом

Темы: КадрыКарантинОрганизация бизнесаРабочее время и время отдыха

Ситуация с распространением коронавирусной инфекции и объявляемым властями карантином вносит коррективы не только в повседневную жизнь граждан. Многие наниматели добровольно или вынуждено переходят на новые способы взаимодействия со своими работниками. Вместе с тем, современные технологии позволяют установить для ряда профессий такой вид занятости, как дистанционная работа. Это существенно облегчает положение, как работодателя, так и наемного персонала.

Переход на дистанционную работу в связи с коронавирусом

Перевод персонала, полностью или частично, на дистанционную занятость — мера вынужденная. Где-то работодатели самостоятельно принимают такое решение, где-то это мероприятие рекомендуют региональные власти. Все зависит от эпидемиологической ситуации в регионе.

Каждому работодателю при переходе на дистанционную работу нужно решить несколько задач:

  • определить категории персонала, переводимые на удаленную занятость;
  • провести техническую подготовку;
  • оформить перевод.

Прежде всего, нужно определиться с теми подразделениями, которые переходят на дистанционную работу. Практически безболезненно для компании можно перевести на удаленную занятость бухгалтеров, юристов, финансистов, административный персонал, диспетчерские службы, руководство и т. д. Все зависит от профиля компании.

Например, в юридической фирме поработать из дома может практически любой сотрудник. А вот на заводе рабочих основного производства перевести на дистанционную работу возможности нет. Придется уменьшать число сотрудников, присутствующих на территории предприятия, за счет администрации и ИТР.

Перед переходом на дистанционную занятость необходимо решить ряд технических проблем.

Причем нанимателю придется действовать в достаточно жестких временных рамках. После того, как определен круг сотрудников, переводимых на домашнюю занятость, нанимателю нужно обеспечить работникам удаленный доступ к стационарным компьютерам и программным комплексам.

Одновременно определяются со средствами коммуникации и контроля работников. Передача информации и документов может происходить при помощи электронной почты, различных мессенджеров или доступа к внутрифирменной программе регистрации и передачи документов.

Отдельно решают вопрос с контролем действий работников. Все дело в том, что нужно определить режим выполнения должностных обязанностей, аналогичных режиму нахождения на стационарном рабочем месте. Следить за сотрудниками можно с помощью различных технических средств, либо установить порядок действий и периодичность отчета о работе.

Затем удаленным работникам нужно сделать ключи электронных подписей. Это необходимо для того, чтобы сотрудники имели возможность подписывать электронные документы. Для внутренней документации достаточно обычной цифровой подписи, которую могут сделать штатные программисты. А вот важные для деятельности компании документы можно подписывать только с помощью квалифицированной электронной подписи, которые изготавливают только специализированные фирмы.

Дополнительно нужно решить проблему с защитой информации. Это связано с тем, что домашние компьютеры не имеют такой степени защиты от вирусов и несанкционированного проникновения, как внутрифирменные компьютерные системы и сети. А утечка персональных данных, коммерческих секретов или финансовой информации повлечет за собой множество проблем.

После того, как решены организационные и технические проблемы, можно приступать к официальному переводу работников на удаленную работу.

Дистанционная работа в связи с коронавирусом: как оформить

Первый этап оформления дистанционной работы зависит от того, кто предлагает переход на удаленную занятость. Инициатива может исходить от самого работника.

Например, школу, в которой учится ребенок сотрудника, закрыли на карантин. Отпуск взять нет возможности либо наниматель не может отпустить работника на отдых вне графика. Выходом из ситуации становится дистанционная работа.

Когда переход на удаленную занятость предлагает сам работник, от него нужно получить заявление. В нем он указывает причины, которые побудили его написать данный документ. Можно указать предполагаемый период перехода на дистанционную занятость.

Если наниматель согласен с таким предложением, переход на работу вне офиса оформляют дальше.

Принять решение о переводе персонала на дистанционную работу может и сам наниматель. Либо соответствующее решение принимают региональные (федеральные) органы власти.

В такой ситуации, первым этапом оформления будет информирование работников о предстоящих изменениях.

Хотя и не определен порядок информирования персонала о переводе на удаленную работу, сделать это лучше в письменном или электронном виде.

Ведь в дальнейшем необходимо внести изменения в трудовые договоры. Поэтому и нужны уведомления, чтобы не возникло конфликтной ситуации, когда работник не захотел переходить или не понял условий перевода на дистанционную работу.

После того, как получено заявление от работника или согласие от персонала начинается следующий этап перехода.

Дистанционная работа в связи с коронавирусом: как составить приказ

Теперь нужно составить и подписать приказ о переводе сотрудников на дистанционную форму занятости. Его структура аналогична любому другому распоряжению руководства по кадровым вопросам.

В этом распорядительном документе указывают:

  • причину перехода;
  • данные сотрудников, переводимых на удаленную работу (при необходимости)
  • перечень структурных подразделений;
  • сроки перехода;
  • другие организационные моменты.

В качестве обоснования перехода можно указать либо заявления работников, либо распоряжения властей, либо карантинные мероприятия.

Указывать инициативу нанимателя лучше не стоит.

При инициировании изменений трудового договора нанимателем необходимо соблюдать сроки уведомления работников (ст. 74, ТК РФ). А через два месяца ситуация может кардинально измениться.

Поэтому в приказе указывают:

  • в связи с поступившим заявлением работника;
  • учитывая необходимость принятия мер по защите жизни и здоровья работников, в связи с распространением коронавирусной инфекции;
  • в связи с распоряжением региональных (федеральных) властей;
  • иные аналогичные формулировки.
Нужно установить конкретные сроки для выполнения персоналом работы в дистанционном режиме.

На них затем будут ориентироваться работники кадровой службы при подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Составить приказ можно следующим образом:

Торговая компания «Премьера»

г. Мичуринск

20.03.2020 г. № 145/к

ПРИКАЗ

О переходе на дистанционную работу

В связи с необходимостью реализации распоряжения губернатора Самарской области, а также учитывая поступившие заявления от сотрудников компании, приказываю:

  1. Перевести работников бухгалтерии, службы снабжения, контакт-центра, юридического департамента, управления по работе с персоналом, диспетчерской службы на дистанционное выполнение должностных обязанностей.
  2. Установить сроки дистанционного выполнения должностных обязанностей в 1 месяц, включая дату перехода.
  3. Режим работы в дистанционном режиме установить по аналогии с обычным режимом работы.
  4. Переход на дистанционную занятость осуществить в два этапа, начиная с 23.03.2020 и 24.03.2020, согласно графикам, составленным начальниками структурных подразделений.
  5. Службе технического обеспечения закончить подготовку к переводу персонала в срок до 24.03.2020.
  6. Начальнику управления по работе с персоналом в срок до 24.03.2020 года подготовить и подписать с указанными категориями работников дополнительные соглашения к трудовым договорам.
  7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по управлению персоналом.

Генеральный директор ТК «Премьера» Любомудров П. С.

Дистанционная работа в связи с коронавирусом: что внести в соглашение

Последним организационным этапом оформления дистанционной занятости является заключение дополнительных соглашений с работниками. Этот документ изменит содержание трудовых договоров и позволит перевести персонал на удаленную занятость.

В дополнительные соглашения включают такие условия, как:

  1. Место выполнения работы. Нужно заменить территорию нанимателя на адрес фактического местонахождения работника на период карантина. Как правило, это домашний адрес дистанционного сотрудника.
  2. Режим работы. Нужно указать его по аналогии со стандартным режимом выполнения трудовых обязанностей. То есть при 8-часовом рабочем дне определяют время его начала и окончания, а также регламентируют все обязательные перерывы.
  3. Варианты контроля за выполнением трудовых обязанностей. Это могут быть сеансы связи с работодателем в определенное время, специальные программы-таймеры, периодические отчеты.
  4. Сроки выполнения трудовых обязанностей в дистанционном режиме. Их можно установить исходя из распоряжений органов власти, рекомендаций медиков по периоду самоизоляции или оставить произвольными, например, до изменения ситуации в лучшую сторону.
Оплата за дистанционную работу в связи с коронавирусом, не должны быть ниже, чем при обычном режиме занятости.

То есть устанавливать условие о снижении оплаты из-за работы дома, а не в офисе нельзя. Это будет прямым нарушением трудовых прав работника и повлечет за собой штрафные санкции.

Заключение

Перевод работников на дистанционную занятость в период карантина позволяет сохранить рабочие места и минимизировать негативные последствия для функционирования компании-нанимателя. Однако все действия по организации и началу удаленной работы необходимо предпринимать в сжатые сроки.

Сам переход сотрудников на дистанционную работу осуществляется в два этапа. Сначала работодатель проводит подготовительные мероприятия, а затем оформляет удаленную занятость на период эпидемии.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (32 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>