Должностная инструкция помощника руководителя

Темы: ДокументыДолжностные инструкцииКадрыОрганизация бизнеса

должностная инструкция помощника руководителяОбязанности руководителя столь многогранны, что самый работоспособный управленец не всегда может справиться с объемом поставленных задач. Поэтому принято вводить в штат должность помощник руководителя. Работа персонального ассистента полностью ориентирована на профессиональные интересы директора и регулируется должностной инструкцией, о составлении которой речь пойдет далее.

Помощник руководителя: кто это

Человек, состоящий в должности помощника руководителя, вынужденно совмещает обязанности сразу нескольких специалистов. Прежде всего, он должен быть умелым администратором и секретарем. Кроме того, ближайший к директору специалист «по умолчанию» обязан владеть навыками делопроизводства и архивирования. То есть, персональному ассистенту свойственны все навыки секретаря, но они дополнены и углублены. Например, ассистент часто выступает логистом и организатором.

Ассистента называют лицом компании. Это правильно. Ведь ему приходится держать под личным контролем многие производственные ситуации и процессы, складывающиеся вне субъекта хозяйствования, например, с контрагентами. Также помощнику руководителя приходится разбираться также с текущими сложностями в коллективе.

Согласно приказу Министерства труда № 276н от 06.05.2015, соискатель должности должен отвечать требованиям профстандарта:

  • образование — желательно высшее;
  • дополнительное образование — программа профподготовки по данной профессии;
  • особые условия допуска — не имеются (однако в обычной практике у человека с высшим образованием больше шансов получить желаемое место);
  • требования к опыту — не обязательно (но любой руководитель отдаст предпочтение сотруднику, который проработал хотя бы 1 год).

Директору данная должность обеспечивает целый ряд преимуществ. Прежде всего, он освобождается от решения второстепенных задач, сосредотачиваясь на глобальных целях.

Кроме того, наличие ассистента обеспечивает внутренний эмоциональный покой руководителю. Он должен знать, что в случае форс-мажора на помощь всегда придет его помощник. Иногда случается так, что ассистент уже решил какой-то вопрос, о котором руководителю еще только доложили.

Ассистент должен проявлять в работе:

  • должностная инструкция помощника генерального директорабезупречную исполнительность (одно из главных правил для него — законодательно допустимые приказы начальника не обсуждаются);
  • ответственность;
  • грамотность (документ от имени генерального директора, составленный с ошибками, навсегда испортит репутацию руководителя);
  • инициативность;
  • эмоциональная стабильность (на работе часто возникают сложные ситуации, из которых ассистент должен выходить достойно, сдержанно и без крика);
  • позитивный настрой;
  • трудолюбие;
  • дипломатичность;
  • усидчивость (ассистенту часто приходится засиживаться в офисе допоздна вместе с руководителем в поисках оптимального выхода из сложной производственной ситуации);
  • коммуникабельность;
  • преданность (ассистент невольно «слишком много знает»; разглашение конкурентам производственных тайн расценивается не только как непрофессионализм, но и как прямое предательство);
  • дисциплинированность, организованность.

Из всего этого следует, что базовым качеством ассистента является порядочность и преданность. На эту должность берут только проверенных людей, готовые словом и делом доказывали лояльность к компании и лично к руководителю.

Что такое должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция конкретизирует и унифицирует обязанности ассистента. Для того, чтобы состояться в данной должности, ему следует буквально следовать озвученным пунктам документа.

Соискатель обязательно знакомится с инструкцией и ставит свою подпись под нею, что означает его согласие с изложенными требованиями.

Наличие такой инструкции позволяет руководителю:

  • сосредоточиться на основных моментах в работе;
  • не беспокоиться о том, что он забудет или упусти важные моменты в распорядке дня;
  • быть уверенным, что ни один звонок или деловое письмо не потеряется.

Для работника, утвержденного в данной должности, наличие инструкции обеспечивает также ряд преимуществ:

  • четкое представление о своих обязанностях;
  • точное знание, что конкретно от него требуется;
  • понимание глубины своей ответственности за допущенные промахи и непрофессиональное поведение.

Инструкция готовится в двух экземплярах. Один остается в компании, другой выдается на руки сотруднику. Он всегда должен быть на его рабочем месте.

Должностная инструкция помощника генерального директора: разделы

Не существует федерального стандарта составления данного документа. В каждой компании в него вносятся пункты, соответствующие специфике внутренней деятельности.

Например, должностная инструкция помощника руководителя проекта и генерального директора всей компании существенно отличаются по объему и характеру обязанностей. Проект — это часть общей деятельности. Соответственно, помощник руководителя проекта наделен меньшими функциями, чем ассистент директора.

Но в любом случае инструкция должна содержать такие основные разделы:

  • Общие положения.
  • Обязанности.
  • Права.
  • Ответственность.

Общие положения

Соискатель данной должности должен хорошо знать современное законодательство. В работе ему поможет владение компьютером и знание основ делопроизводства.

В данном разделе указывается, что:

  1. Назначение на данную должность и освобождение от нее осуществляется только по приказу руководителя.
  2. Приказы ассистенту имеет права отдавать только руководитель.
  3. Во время вынужденного отсутствия руководителя функциональные обязанности переходят не к ассистенту, а к другому должностному лицу, что заверяется приказом по предприятию.
  • Ориентиром в работе для ассистента являются устав компании; локальные нормативные акты; правила внутреннего распорядка учреждения или предприятия.
  • Ассистент обязан знать нормы делового этикета; правила использования средств коммуникации и офисной техники; правила работы в электронных таблицах, текстовом редакторе и других функциональных приложениях.

На усмотрение руководства в данном разделе инструкции может быть вставлен пункт, обязывающий ассистента уметь заключать локальные договоры и акты, а также ориентироваться в структуре организации.

Обязанности

В данном разделе перечисляются все, что ассистент должен делать в течение рабочего дня.

В его обязанности входит:

  • выполнение поручений руководителя (личных и общественных);
  • организация приема посетителей;
  • ведение документации;
  • разбор и систематизация корреспонденции;
  • ведение внутрикорпоративной документации;
  • сопровождение руководителя в деловых поездках;
  • подготовка и проведение деловых мероприятий;
  • прием и координация телефонных звонков;
  • организация переговоров (в том числе — телефонных);
  • ведение переписки в интернете с партнерами, коллегами или представителями конкурентов по бизнесу;
  • обеспечение директора максимально полной информационной базой;
  • контроль исполнения работниками указаний директора;
  • своевременное обеспечение кабинета начальника канцелярией, офисной техникой, функциональными принадлежностями;
  • организация или проведение презентаций проектов компании.

Ассистент также может заниматься обеспечением кабинета начальника представительскими аксессуарами. Его расходы в этом плане согласуются с заместителем по хозяйственной части.

Права

В каждой компании этот раздел заполняется индивидуально, сообразно внутренней профессиональной специфике. Но есть и общие положения, обязательные для всех.

В должностной инструкции помощника руководителя 2021 должны быть зафиксированы такие права:

  1. разрабатывать проекты по оптимизации работы компании;
  2. вносить предложения по более рациональной организации рабочего дня лично руководителя (пересмотр рабочего расписания, графика проведения планерок или рабочих встреч и т. д.);
  3. настаивать на соблюдении собственных прав, предусмотренных трудовым договором;
  4. настаивать на соблюдении оптимальных условий для выполнения своих обязательств;
  5. иметь доступ к корпоративной информации для более продуктивного исполнения своих обязанностей (кроме сведений, имеющих гриф «Секретно» или имеющих отношение к коммерческой тайне).

Список прав варьируется в разных компаниях.

Ответственность

Должностная инструкция помощника директора предусматривает материальную, административную и уголовную ответственность.

Помощник руководителя несет ответственность за:

  1. должностная инструкция помощника директораневыполнение своих обязанностей;
  2. нанесение материального ущерба компании или лично директору;
  3. решение личных проблем в рабочее время;
  4. нарушение нормативов техники безопасности и правил противопожарной безопасности;
  5. нарушение правил корпоративной этики;
  6. грубость на рабочем месте, проявленную по отношению к клиентам или коллегам.

В свою очередь, ответственность ассистента дает право директору:

  1. контролировать соответствие работника заявленным требованиям;
  2. вносить коррективы в его деятельность в случае обнаруженных нарушений;
  3. делать выводы о профессиональной состоятельности (или несостоятельности) сотрудника;
  4. привлекать к административной ответственности ассистента при допущении им грубых дисциплинарных нарушений или при принятии им непрофессиональных решений, нанесших урон компании или лично репутации генерального директора;
  5. поощрять сотрудника, если он проявляет себя как добросовестный и трудолюбивый сотрудник.
[/attention]Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя[/attention]

Заключение

Таким образом, инструкция есть не что иное, как пошаговое руководство к выполнению обязанностей. Но ассистент руководителя — это отчасти творческая профессия. В ней многое зависит от инициативности сотрудника и умения принимать быстрые решения в экстремальных ситуациях.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (13 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>