Должностная инструкция секретаря

Сложно представить работу предприятия без канцелярии или приёмной. Организация, планирование встреч, внутреннее делопроизводство, в том числе обработка входящей и исходящей корреспонденции – всё это ложится на плечи референта. Материал статьи расскажет об основных отличиях этой профессии от профессии секретаря, а также о том, что должен делать тот или другой специалист. Также предстоит понять, как закрепить их обязанности и права документально, нужна ли должностная инструкция секретаря или можно ограничиться трудовым соглашением?

Описание должности секретаря, отличия от референта

Распространено мнение, что работа секретаря не отличается высоким престижем, так как основной круг занятий заключается в офисном времяпрепровождении, выполнении распоряжений директора предприятия. Но это представление ошибочно.

Дело в том, что секретарём считается должностное лицо, которое, по сути, выполняет функции личного помощника высшего руководителя.

К основным задачам можно отнести:

  • Обеспечение бесперебойной работы кабинета директора и приёмной. Нужно следить, чтобы под рукой всегда находилось достаточное количество канцелярских принадлежностей, бумаги, а также чтобы была исправна оргтехника.
  • Планирование рабочего времени руководителя. Здесь пригодится аналитический навык специалиста для расстановки приоритетных встреч с бизнес-партнёрами, представителями власти, гражданами. Важно своевременное напоминание о серьезных встречах, организация выездных мероприятий, конференций, командировок.
  • Контроль корреспонденции. Об этой обязанности нельзя забыть при оформлении должностной инструкции секретаря руководителя, так как именно на плечах этого сотрудника лежит задача контроля приёма, обработки, ответа на входящие письма.
  • Хранение локальных актов. В процессе работы директору или сотруднику компании может понадобиться изучить содержание ЛПА. Секретарь обязан обеспечить сохранность, оперативный доступ к таким документам, если учётной политикой и ДИ такая задача закреплена.
  • Взаимодействие со структурными подразделениями. Своевременность выполнения подчинёнными поручений директора также зависит от слаженных действий секретаря. Письменное распоряжение должно под подпись дойти до начальников отделов, а если контрольный срок просрочен – нужно напомнить об этом.

И референт, и секретарь должны обладать стрессоустойчивостью, внимательностью, располагать хорошей памятью, владеть грамотной устной и письменной речью. Чаще всего посетитель одним из первых должностных лиц видит именно секретаря или референта, поэтому большое внимание стоит уделить внешнему виду работника.

При сравнении профессий секретаря и референта можно наблюдать разницу, заключающуюся в возможностях занимаемой должности. К примеру, референту часто поручают работу с конфиденциальной информацией, вместе с чем повышается ответственность и, соответственно, оплата труда.

Как оформить должностную инструкцию для секретаря

На вопрос о том, составлять ДИ или нет, можно ответить, исходя из требований локальной политики компании (к примеру, при трудоустройстве многие управленцы предпочитают не перечислять функции работника в трудовом соглашении, а переносить их в полноценную инструкцию). В содержании положения об учётной политике должна описываться структура ДИ, а также приводиться бланк, образец заполнения.

В инструкции секретаря-референта описываются основные права и обязанности сотрудника. Локальный акт призван детально раскрыть, что должен делать специалист на занимаемой должности. Что можно требовать от подразделений, руководителя, что будет за невыполнение поставленных задач?

В правильно составленной инструкции прослеживается структура, включающая основную часть, блок обязанностей, прав и ответственности.

Можно дополнить содержание информацией о взаимодействии с другими работниками. Такой раздел описывает обязанности сотрудника приёмной по отношению к конкретным службам, помогает наладить обратную связь.

Сама форма инструкции не унифицирована, поэтому, формируя положение о делопроизводстве, управленец правомочен сам разработать бланки документа.

По общим правилам, ДИ утверждается высшим руководителем, поэтому в правом верхнем углу листа всегда находится слово «Утверждаю», под которым следует должность директора, фамилия, инициалы и дата подписания.

Общие положения содержат информацию о том, кто может быть назначен на эту должность, какими знаниями, навыками должен обладать специалист. Также кто принимает решение о назначении или увольнении.

Обязанности в ДИ раскрываются во втором разделе. Как правило, эта часть объёмнее других блоков информации.

Секретарь должен:

  • Контролировать качество подготовки, правильность составления, утверждения документов, представляемых на подпись руководству.
  • Принимать, обрабатывать, хранить входящую корреспонденцию, обеспечивать своевременную отправку исходящих писем.
  • Следить за рабочим графиком директора, оперативно его корректировать.
  • Выполнять работу по организационному обеспечению деятельности приёмной.
  • Формировать месячную, квартальную, годовую отчётность.

Учитывая направление работы, предприниматель может дополнять обязанности по собственному усмотрению. При этом нужно помнить, что объём возложенных задач должен соответствовать должности работника.

К примеру, должностная инструкция секретаря руководителя дополнительно содержит функции управления персоналом. У сотрудника, поставленного на эту должность, в подчинении будут находиться архивариус, делопроизводитель, другие должности согласно штатному расписанию.

Для работника недопустимо нарушение субординации и самовольное принятие решений там, где это не допускается локальной документацией. При таких обстоятельствах проводится служебное расследование, по итогам которого применяется дисциплинарное взыскание. В процессе проведения проверки тщательное внимание уделяется содержанию инструкции.

Образец должностной инструкции секретаря

Если локальными нормативными актами определяется обязательность принятия ДИ, то администрация должна обеспечить полное соответствие принимаемых документов установленным правилам. В рассматриваемом случае образец должностной инструкции секретаря должен соответствовать бланку, составленному по названым требованиям.

Надзорными органами проверяется качество выполнения директором трудового законодательства. Если порядок оформления ДИ установлен надлежащим образом, а сами работники ознакомлены с содержанием, то предприниматель избежит возможных проблем.

После того, как ДИ прошла процедуру утверждения, с документом нужно ознакомить сотрудника. Если содержание устраивает, а замечаний нет, то под заключительными положениями работник ставит личную подпись, дату.

Порядок хранения ДИ оговаривается локальной документацией учреждения. Оригинал инструкции нужен в течение всего периода работы специалиста, а также некоторое время после увольнения. Нормативной документацией рекомендуется установить срок до 10 лет.

После того, как сотрудник подписал ДИ, кадровый инспектор заверяет копию, а затем вручает референту. Последний обязан хранить документ на рабочем месте. Разработанный документ будет иметь юридическую силу при наличии согласия между сторонами трудовых отношений. Об этом должны свидетельствовать автографы сторон.

Работник может усмотреть несоответствие содержания ДИ по отношению к действующему законодательству. Если это действительно так, то секретарь будет прав – создаваемые локальные акты не должны ухудшать условия труда, предусмотренные законами.

В заключение нужно отметить, что перед тем, как составлять ДИ для секретаря, важно учесть масштабы компании, круг задач, которые должен выполнять работник. Чем больше предприятие, тем больший штат потребуется для административного отдела.

Опираясь на рекомендации данной статьи, управленец сможет сформировать ДИ, которая поможет закрепить основные обязанности, права, ответственность работника, а сам документ, при необходимости, станет надёжной юридической основной для привлечения к ответственности провинившегося сотрудника.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (26 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>