Должностные обязанности архивариуса – на предприятии, инструкция


Должностные обязанности архивариуса

Должность архивариуса является достаточно распространенной, особенно на крупных предприятиях, и поэтому многих соискателей и работодателей интересуют должностные обязанности архивариуса. Обязанности архивариуса в архиве могут быть достаточно широкими, в зависимости от специфики деятельности конкретной организации. При этом следует также понимать, что они могут расширяться и в зависимости от квалификации сотрудника – так, должностные обязанности архивариуса-делопроизводителя могут предусматривать и наличие дополнительных требований к работнику.

Должностные обязанности архивариуса на предприятии – общие сведения о должности

Ведение архивов для хранения документации является прямой обязанностью большинства субъектов хозяйствования в Российской Федерации. И если в рамках небольшого предприятия с минимальным бумажным документооборотом с такими задачами легко может справиться руководитель, бухгалтер или кадровый сотрудник, то в крупных компаниях с большим документооборотом, архивной деятельностью может заниматься целый отдел. Наиболее часто востребованы архивариусы в следующих сферах деятельности:

  • Финансовые и банковские учреждения.
  • Страховые компании.
  • Государственные учреждения.
  • Крупные промышленные предприятия.
  • Корпорации национального и международного уровня.
Название «архивариус» в целом не является юридически значимым. Профессиональные специалисты по ведению архивов обучаются на профессию архивиста и называются соответствующим образом. Однако в разговорной речи и, соответственно, при поиске персонала и его подборе чаще всего в отношении любых работников архива применяется именно обозначение «архивариус».

Следует помнить, что законодательство во многих вопросах тщательно регулирует само архивное дело и регламентирует порядок и сроки хранения документации в архиве. И все эти нормативы также должны быть известны самому архивариусу, ведь их незнание может повлечь за собой привлечение к ответственности работодателя и самого сотрудника.

С юридической точки зрения основным регламентирующим подобную деятельность документом является ФЗ №125 от 22.10.2004, однако частные случаи могут предусматривать влияние на неё и иных нормативных документов и законодательных актов, в особенности в сфере государственной службы.

Обязанности архивариуса в архиве

Должностные обязанности архивариуса могут отличаться, в зависимости от конкретных особенностей организации труда на предприятии. Однако в обще случае, они включают в себя следующие задачи:

  • Получение корреспонденции и прием иных документов, подлежащих занесению в архив. Часто работники архива также выполняют функцию канцелярии.
  • Формирование архивной системы предприятия и механизмов её использования. При этом архивариус должен также иметь эффективные методы обучения использования данной системы иными работниками.
  • Ведение учета хранящихся документов. Архивариус должен всегда иметь точное понимание о том, как и где хранятся архивные документы, сколько их присутствует в архиве.
  • Предоставление доступа к архивной информации. Архивариус должен не только предоставлять доступ к архивам в соответствии с правилами внутреннего распорядка или нормами законодательства, но и уметь осуществлять поиск необходимой документации в кратчайшие сроки.
  • Контроль состояния архивных документов. В случае возможной порчи или старения материалов, архивариус должен обеспечить сохранность документации или перенос её на новый дополнительный носитель.
  • Обеспечение безопасности архива. Должностные обязанности архивариуса обычно предусматривают и охрану архива от проникновения посторонних лиц, а также обеспечение ограничений доступа к архиву.
  • Исполнение поручений руководства. В соответствии с локальными нормативными актами и системой субординации, принятой на предприятии, архивариус должен также исполнять и иные обязанности, предусмотренные трудовым договором, а также приказами и распоряжениями своих руководителей.

Спектр должностных обязанностей архивариуса-делопроизводителя может быть намного шире и включать в себя необходимость ведения деловой переписки, оформления документации и множество иных действий. Кроме этого, часто должностные обязанности архивариуса по причине небольшого размера архива и объема работы могут предусматривать совмещение профессий или должностей. Соответственно, у таких специалистов должностные обязанности будут еще шире.

Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса

Непосредственно должностные инструкции архивариуса также включают в себя и основные квалификационные требования, предъявляемые к сотрудникам и соискателям, претендующим на данную должность. Эти требования также обычно устанавливаются работодателем с учетом особенностей деятельности субъекта хозяйствования, однако в большинстве ситуаций есть возможность установить общеприменимые требования. Так, архивариус должен знать:

  • Положения нормативных документов и законодательных актов, обеспечивающих правовое регулирование архивного дела.
  • Установленные на предприятии локальные нормативные акты, которые касаются правил выдачи и получения дел и ведения архива.
  • Методы хранения и использования документации в порядке ведения архивного дела.
  • Порядок учета, описи, хранения и утилизации архивной документации.

Помимо определенных теоретических знаний, у архивариуса в соответствии с его должностными обязанностями на предприятии также должны присутствовать и некоторые практические навыки. А именно:

  • Архивариус должен обладать умениями использования компьютера и иной офисной техники для работы с архивами.
  • Сотрудники данной должности должны иметь практические навыки ведения делопроизводства.

Работодателям также следует обратить внимание на определенный спектр личных качеств, которые должны присутствовать у архивариуса:

  • Хорошая память.
  • Аналитический склад ума.
  • Внимательность.
  • Усидчивость.
  • Спокойствие.

Так как данная работа часто может являться рутинной и однообразной, необходимо особое внимание уделить именно психологическому комфорту работников и их мотивации.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (12 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>