Доступ к архивным документам

Темы: КадрыОрганизация бизнесаОхрана труда

доступ к архивным документамПорядок доступа к содержимому различных архивов регламентирован на законодательном уровне. Это связано не только с тем, что архивные документы в большинстве своем представлены бумажными источниками и подвержены действию времени. Прежде всего, содержимое архивов является источником информации. А на распространение информации могут быть наложены ограничения.

Доступ к архивным документам и их использование

Архивные документы интересны не только историкам. В первую очередь они являются источниками информации. Воспользоваться содержимым архивов могут обычные люди, владельцы сведений или архивов и государственные органы.

Документы, хранящиеся в архивах, используют для установления каких-либо фактических обстоятельств:

  • исторических событий;
  • фактов личной или профессиональной жизни человека;
  • взаимоотношений контрагентов;
  • установлений госорганов;
  • и многого другого.

Воспользоваться содержимым архивов можно путем получения доступа к архивным документам.

Доступ к архивным документам — это возможность получения информации из источников, находящихся на архивном хранении.

Закон об архивном деле (№ 125-ФЗ) предусматривает три варианта доступа к архивным документам.

В первую очередь это ознакомление с содержанием документа. Можно изучить оригинал или получить копию архивного документа. Причем большинство архивов позволяют сделать копии интересующих документов самостоятельно.

Ограничением для копирования может стать физическое состояние подлинника документа.

Вторым вариантом доступа к содержимому архива является работа со специализированными справочно-информационными системами. В них информация содержится в общем виде, можно найти данные об источнике сведений и месте его хранения.

И самым распространенным в последнее время вариантом ознакомления с архивными документами становится сеть интернет. Многие архивы отцифровываются и выкладывают свое содержимое в общий доступ.

Получить доступ к тому или иному архивному документу можно двумя способами — личное посещение архива и запрос на получение информации. В первом случае есть возможность ознакомиться с подлинниками документов. Во втором случае пользователь может получить копию, интересующего документа, либо обобщенную информацию по тематике запроса.

Ограничение доступа к архивным документам

доступ к архивным документам и их использованиеНесмотря на то, что право на свободное получение информации заложено в Конституции РФ, воспользоваться всем объемом архивов и получить доступ к любому архивному документу практически невозможно.

Это связано с тем, что неконтролируемое распространение некоторой информации может нанести вред. Кроме того, существуют и иные причины, которые не позволяют ознакомиться с тем или иным документом.

Доступ к архивным документам может быть ограничен:

  • законодательством;
  • владельцем или собственником архива;
  • физическим состоянием документа.

Законодательство фактически ограничивает доступ не к самому архивному документу, а к его содержимому. Все дело в том, что не всякая информация может быть доступна любому пользователю.

Ограничивается распространение какого-либо рода тайн (государственная, коммерческая, профессиональная и т. д.) и конфиденциальной информации (персональные сведения, интеллектуальные разработки и другое).

Получить доступ к такой информации можно только в двух случаях — с разрешения владельца информации, например, в рамках выполнения служебных полномочий, либо по истечению срока давности тайны.

Сроки зависят от вида тайны и содержания сведений. Например, гриф гостайны не может быть снят ранее 30 лет, а по некоторым документам — 50 лет. А персональные данные ограничены в распространении 75 лет.

Установить дополнительные ограничения может и владелец или собственник архива.

доступ к архивным документам может быть ограниченЧаще всего это правило касается частных и ведомственных архивов. Собственник может ограничить доступ и пускать в архив только своих сотрудников.

И третий вид ограничения, касается физических носителей архивной информации. Архивы могут ограничить доступ к оригиналу документа из-за его физического состояния или особой ценности. Например, исторические документы, выполненные с инкрустацией драгоценными металлами и камнями.

Вместе с тем, получить информацию из этих документов можно путем запроса копии документа. Либо архив оцифровывает содержимое документа и выкладывает в общий доступ. Полностью закрыть доступ к информации из-за физического состояния архивного документа нельзя. Это будет нарушением законодательства о свободе информации.

Заключение

Архивные документы содержат большой массив информации. Поэтому они представляют интерес не только для профессиональных исследователей, но и для широкого круга лиц. Для ознакомления этой информацией, архивы открывают доступ к документам. Это может быть личное ознакомление, путем посещения архива, запрос обобщенных сведений или копии документа (как физической, так и цифровой).

Однако не все документы доступны любому пользователю. Некоторые архивные вложения содержат информацию, ограниченную к распространению. Следовательно, и доступ к таким категориям архивных документов имеет ограниченный круг лиц. Кроме того, ограничить доступ может сам владелец архива, вне зависимости от содержимого документов.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (26 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>