Две командировки в один день — суточные, как оформить
Командировки сотрудников являются неотъемлемой частью работы любой компании. Правила направления в служебную поездку и ее оплаты урегулированы законодательством. Однако одним из спорных моментов остается необходимость командировать сотрудника в несколько мест в один день. Оформление двух командировок в один день порождает множество вопросов, начиная от отчета за предыдущую командировку и кончая выплатой суточных.
Оглавление:
1. Две командировки в один день — как оформить
2. Отчет по расходам и выплата суточных
3. Платить суточные в двойном или однократном размере
4. Выход из ситуации при оформлении двух командировок
5. Продление командировки
Две командировки в один день — как оформить
Оформление командировки регулируется трудовым законодательством (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 749). Для того чтобы отправить сотрудника в служебную поездку необходимо:
- издать приказ о командировке;
- оформить командировочное удостоверение;
- выплатить аванс на расходы.
По окончании служебной командировки сотрудник должен отчитаться о ее результатах и понесенных расходах не позднее трех рабочих дней. После получения отчета сотруднику возмещают расходы сверх выданного аванса или он возвращает не потраченные деньги.
В сумму аванса включают и суточные, размер которых установлен законодательством и зависит от длительности поездки, а также пункта ее назначения.
В случае, когда возникает необходимость отправить работника в другую служебную поездку в день его возвращения из предыдущей, процедура оформления командировки аналогична первоначальной.
Совпадение даты начала и окончания двух служебных поездок может получиться из-за возникновения различных форс-мажорных обстоятельств.
Например, ранее планировалась командировка другого сотрудника, однако он не смог поехать из-за болезни. При работе по совместительству могут совпасть дни планируемых командировок на основной и дополнительной работе. В таком случае необходимо отменить деловую поездку, по месту дополнительной занятости работника.
Выходом из такой ситуации становится направление в поездку другого работника, у которого может в тот же день закончится предыдущая служебная поездка.
Совпадение времени начала деловой поездки с датой окончания предыдущей из-за установленного регламента отсчета дней командировки. Конечной датой командировки считается прибытие сотрудника в населенный пункт, где находится его работодатель, а началом поездки — время отбытия из этого населенного пункта транспортного средства (поезд, автобус, самолет и т. д.), которым работник планирует добираться до места командировки.
Поэтому даже при планируемых ранее командировках в разные дни, может возникнуть ситуация, когда добраться до места временного исполнения своих служебных обязанностей работник может только накануне запланированного времени командировки.
То есть две командировки в один день возможны. Вместе с тем, при направлении одного работника в несколько поездок одновременно, возникают две проблемы.
Отчет по расходам и выплата суточных
Во-первых, работник должен предоставить нанимателю отчет о прохождении предыдущей командировки в течение трех рабочих дней. При совпадении в один день возвращения из предыдущей поездки и отправки в новую, можно попросить работника отчитаться сразу же после возвращения из первой командировки.
Также не составит труда соблюсти сроки отчета при длительности второй поездки в один или два дня. В таком случае работник может предоставить отчет о расходах за первую командировку по возвращении из второй служебной поездки.
Во-вторых, из-за совпадения дня окончаний одной поездки и начала другой возникает вопрос об оплате суточных. Фактически работник находится в командировке один день, однако, поездок две. Кроме того, первоначальная служебная поездка могла проходить по территории России, а вторая — с выездом в другие страны.
Платить суточные в двойном или однократном размере
Двойная оплата может повлечь за собой дополнительные вопросы о включении этих денег при расчете базы по налогу на прибыль, а соответственно, проблематичность доказывания их необходимости в ходе проверок налоговыми инспекторами. Кроме того, двойной размер суточных может привести к тому, что ведомства, контролирующие начисление страховых взносов, считают, это превышением установленного законодательством размера возмещения расходов на командировку и требуют уплаты страховых платежей с суммы, оплаченной за вторую поездку.
Кроме того, основанием для оплаты суточных расходов служит приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение. Иных документов, подтверждающих расходы именно этих средств предоставлять нет необходимости. Поэтому наличие двух приказов и удостоверений может стать аргументом при разрешении разногласий с контролерами.
Например, первая командировка длилась несколько дней, а вторая была однодневной. В таком случае, расходы работника оплачиваются исходя из размера суточных при многодневной деловой поездке.
Аналогичным образом поступают и в случае, когда одна из служебных поездок запланирована на территории страны, а вторая — с выездом за границу. Совпадающие для двух командировок сутки оплачивают по установленному для командировок в другие страны, размеру суточных.
Работодатель регламентировать оплату суточных в двойном или одинарном размере во внутренних нормативных документах предприятия, регулирующих оформление деловых поездок и их оплату.
Выход из ситуации при оформлении двух командировок
Для того чтобы избежать проблем с выплатой суточных и соблюдением временного регламента при предоставлении отчета о расходах, можно оформить обе поездки одной командировкой.
Законодательство оставляет на усмотрение нанимателя вопросы длительности командировок, количество решаемых в них вопросов, а также маршруты, которым перемещается находящийся в поездке сотрудник.
В ситуации, когда сотрудника необходимо направить в несколько поездок, следующих одна за другой, наниматель может в первоначальном приказе на командирование и задании оговорить все места командировок, а также время, которое сотрудник должен затратить на решение служебных вопросов в каждом из них.
Например, текст приказа может выглядеть следующим образом:
«Направить технолога Прокофьева А. М. в командировку с 10.07.2018 по 21.07.2018, в г. Магнитогорск и г. Таганрог.
Для выполнения поручений руководителя, указанных в командировочном задании регламентировать время пребывания в каждом городе:
10.07.2018 — дата отбытия в командировку (согласно проездным документам);
11.07.2018 — 16.07.2018 — выполнение командировочного задания в г. Магнитогорске;
16.07.2018 — 17.07.2018 — выезд из г. Магнитогорска и прибытие в г. Москва (согласно проездным документам);
17.07.2018 — 20.07.2018 — выполнение командировочного задания в г. Москва
21.07.2018 — возвращение к месту постоянной работы (согласно проездным документам)».
Аналогичным образом можно оформить и командировку в разные страны, например часть поездки, будет проходить по территории России, а часть — по территории другой страны.
Продление командировки
Еще одним выходом из ситуации может стать продление действующей командировки. Руководитель сотрудника, находящегося в поездке, может ходатайствовать о выполнении дополнительных заданий, не включенных в первоначальный план. В этом случае оформление дополнительных командировочных дней отличается от процедуры отправки работника в служебную поездку.
Первым шагом становится оформление служебной (докладной) записки от непосредственного руководителя командированного сотрудника с обоснованием необходимости продления срока поездки и включения дополнительных заданий. Также основанием для увеличения срока командирования работника может стать распоряжение директора компании о продлении командировки.
Например, за день до возвращения работника из поездки стало известно, что другой сотрудник отдела, которого планировали направить в командировку, заболел. В этом случае текст служебной записки может быть следующим:
«Прошу продлить командировку менеджера Акиньева П. М. на три рабочих дня, а также внести дополнения в его командировочное задание. Причиной для продления является получение менеджером Петровым П. Д. бытовой травмы и нахождение его на лечении в медицинском учреждении. Петров П. Д. должен был отправиться в командировку с 14.06.2018 по 15.06.2018, в г. Междуречинск, который для подписания контракта с поставщиками материалов. Населенный пункт находится в непосредственной близости от г. Новороссийска, в котором, с аналогичным заданием, находится Акиньев П. М. Все необходимые материалы будут переданы Акиньеву П. М. по электронной почте, с досылкой оригиналов соглашения на бумажном носителе».
Основанием для его издания служит докладная записка с резолюцией руководства предприятия о возможности продления и поручением о доплате аванса по командировке.
Кроме того, в тексте приказа можно предусмотреть компенсацию сотруднику замены проездных билетов, если такая замена необходима.
Например, текст приказа о продлении командировки может быть таким:
«На основании служебной записки начальника службы обеспечения Ванаева К. М. от 12.06.2018 №1452, приказываю:
Продлить срок командировки менеджера Акиньева П. М. на срок до 15.06.2018. Кадровой службе внести изменения в табель учета рабочего времени, бухгалтерскому департаменту рассчитать и перечислить Акиньеву П. М. дополнительные средства на оплату расходов в ходе командировки (суточных).
Возместить Акиньеву П. М. затраты по замене проездных документов из-за продления срока командировки»
В этом случае отчитаться о результатах командировки и израсходованных суммах аванса работник может по возвращении из поездки. Тем самым не будет нарушен регламентированный в законодательстве срок предоставления авансового отчета.
Законодательство не препятствует отправлению сотрудника в две служебные поездки за один день. На усмотрение нанимателя также оставлен вопрос о размере компенсации суточных расходов командированного работника. Точный порядок их выплаты должен быть регламентирован внутренними документами компании. Для того чтобы избежать двойного начисления суточных и пропуска срока подачи авансового отчета можно оформить оба задания одной командировкой, а в случае возникновения ситуации с экстренным направлением командированного сотрудника в дополнительную поездку — оформить продление срока командировки.
(12 голос., средний: 4,90 из 5)
Загрузка...
И я думаю, а зачем так мудрить, у меня били командировки, когда в один день должен был быть в разных местах, звонили и говорили, что нужно еще туда заехать, все оформлялось , как одна командировка и ни каких проблем! Это ведь лишняя бумажная волокита, нет не для меня, для бухгалтерии!