Электронная трудовая книжка с 2020 года

Темы: КадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка

Прогресс не стоит на месте и все больше документов можно вести в электронном виде. Это уже не только внутренний документооборот компаний, но и различные заявления или отчеты для госорганов, а также кадровые документы. С 2020 года к числу цифровых бумаг добавится и электронная трудовая книжка. Обязательность внедрения этого новшества ставит нанимателей перед необходимостью проведения целого ряда мероприятий по внедрению этого документа.

Электронная трудовая книжка: что это

С 1 января работодателей ждет глобальное изменение в учете трудовых ресурсов. Оно реализуется в рамках нацпрограммы «Цифровая экономика». Начиная с 2020 года, появятся электронные трудовые книжки.

Во исполнение этой нацпрограммы 16.12.2019 были подписаны и опубликованы два федеральных закона (№ 436, 439). Эти законодательные акты вносят изменения в ТК РФ и закон «О персонифицированном учете».

На рассмотрении также находится законопроект об ответственности нанимателей за неполные или недостоверные сведения в электронных трудовых книжках.

Кроме того, ПФР разработал и проекты электронных форм для передачи информации о наемном персонале (СЗИ и СЗВ).

Фактически, фонд сформирует реестр данных о трудовых взаимоотношениях по всей России, а работники или наниматели будут получать доступ к определенным сведениям из этого цифрового ресурса (электронным трудовым книжкам).

Цифровая трудовая книжка по содержанию не будет отличаться от своего бумажного аналога. В нее будут вносить информацию о:

  • самом работнике;
  • нанимателе;
  • занимаемых должностях и специальностях;
  • датах изменений — прием на работу, расторжение трудовых отношений, перемещения и т. д.;
  • документах-обоснованиях этих изменений;
  • основании прекращения трудовых отношений.

Наемные работники смогут выбрать вариант ведения этого документа — на бумаге или в электронном виде. Исключение составляют только те, кто будет трудоустраиваться впервые, начиная с 2021 года — им оформляться трудовые книжки будут только в цифровом формате.

Очевидными преимуществами перехода на электронный вариант книжки для работников является простота доступа к ней и упрощение контроля за информацией о трудовой деятельности, для нанимателей — существенное сокращение затрат времени и денег.

К информации из этого документа у работника будет доступ через:

  • нанимателя;
  • личный кабинет на сайте пенсионного фонда;
  • МФЦ;
  • региональные подразделения фонда.
Для получения выписки из цифровой базы трудовых книжек можно будет обратиться в любое структурное подразделение ПФР или МФЦ.

Кроме того, сведения о трудовой деятельности, формируемые в цифровом формате, позволят облегчить оформление пенсионного пособия.

Для работодателей переход на электронные книжки также выгоден. Теперь им не нужно будет обеспечивать сохранность бумажного варианта документа, а также существенно проще выдавать необходимые работнику данные.

Выписки из цифровых книжек будут оформляться как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Форму выписки из трудовой книжки будет указывать в своем заявлении ее владелец.

Проще будет и трудоустроиться на новое место работы. Выписку из трудовой книжки можно будет предъявить потенциальному работодателю в электронном виде, в том числе передать с помощью электронной почты или мессенджера.

Рекомендуем также почитать – Ротация кадров

Электронная трудовая книжка: действия нанимателя

Нанимателям предстоит провести масштабную работу по внедрению новой формы трудовых книжек.

Для начала нужно проверить локальную нормативную документацию по ведению кадрового учета. В эти документы нужно будет внести изменения, которые начнут действовать с 1 января 2020 года и будут содержать положения по оформлению и ведению электронных трудовых книжек, а также выдаче выписок из них. Эти нововведения необходимо согласовать с органом, представляющим интересы наемного персонала (как правило, это профсоюз).

Одновременно необходимо издать приказы о внедрении и ведении этого электронного документа и мероприятиях переходного периода.

Например, текст приказа может выглядеть следующим образом:

«В связи с изменением трудового законодательства и введением в действие электронных трудовых книжек, приказываю:

Назначить ответственных за их ведение.

Начальнику отдела кадров проинформировать сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки, в срок до 30 июня 2020 года.

Произвести передачу трудовых книжек на бумажном носителе, тем сотрудникам компании, которые согласятся на ведение этого документа в электронном виде.

Начиная с 15 февраля 2020 года, подавать сведения о трудовой деятельности штатного персонала в ПФР, по утвержденным формам отчетности.»

Также необходимо обеспечить техническую возможность передачи данных в ПФР.

Сделать это можно с использованием уже существующих программных комплексов (по кадровому учету) или воспользоваться технической платформой, доступ к которой предоставят в фонде.

Следующим этапом перехода на электронный вариант трудовых книжек является информирование персонала. Форма уведомлений должна содержать информацию о возможности перехода и необходимости письменного подтверждения согласия работника.

Этот документ должен быть индивидуальным, а у каждого сотрудника нужно будет истребовать подпись, как подтверждение факта ознакомления с новой процедурой учета их трудовой деятельности. При наличии у работников ЭЦП, рассылку можно осуществить в электронном виде, а остальной персонал уведомить с использованием бумажного варианта этого документа.

На информирование работников отведено полгода.

Последняя дата рассылки уведомлений — 30 июня 2020 года.

Затем у каждого сотрудника необходимо взять заявление с согласием или отказом от электронной трудовой книжки.

Перевод работников на электронные книжки добровольный.

Если работник откажется от электронного варианта, нанимателю придется подавать в ПРФ информацию для формирования трудовых книжек в новом формате и одновременно вести бумажный вариант этого документа.

Получить заявления от работников нужно до конца 2020 года. Если человек по каким-либо причинам не смог вовремя подать заявление о переходе на электронный вариант этого документа, написать его он может и позже.

Например, в 2020 году владелец трудовой книжки на бумажном носителе был безработным. Подать заявление для перехода на электронный вариант этого документа он может после трудоустройства к новому нанимателю.

Также и отказавшийся ранее от электронной книжки сотрудник может передумать и написать повторное заявление о переводе его трудовой книжки на электронный носитель.

Передача трудовых книжек наемному персоналу

После того, как будут собраны заявления от персонала с согласием на электронный вариант трудовых книжек, необходимо передать работникам их бумажный вариант.

В трудовую книжку вносят информацию о передаче ее работнику. Например, делают запись «12.03.2020 года трудовая книжка вручена работнику по заявлению № 725 от 10.03.2020 года, в связи с переходом на электронную трудовую книжку».

Затем передача фиксируется в специальном журнале движения трудовых книжек.

Наниматель может подстраховаться и дополнительно зафиксировать факт передачи.

Например, по аналогии с процедурой увольнения составить акт или попросить у работника расписку в получении этого документа.

По желанию сотрудника, бумажный вариант трудовой книжки можно отправить по почте или передать представителю владельца этого документа (если на момент передачи у работника нет возможности получить ее лично).

Для фиксации этого способа передачи в своем заявлении на переход с бумажной на электронную книжку, работник указывает, что документ необходимо направить по почте. Наниматель в свою очередь отправляет ее заказным письмом с уведомлением и таким образом фиксирует факт передачи бумажной трудовой книжки работнику.

Электронная трудовая книжка: отчет в ПФР

Начиная с 2020 года, наниматели будут формировать и отправлять в электронном виде информацию для внесения ее в электронный реестр данных о наемном персонале.

На данный момент фондом разработаны два проекта форм, а также разработаны порядки их заполнения и передачи.

В эти отчеты нужно будет внести данные по каждому работнику, в соответствии со ст. 6 закона о персонифицированном учете (редакция этого законодательного акта с соответствующими изменениями начнет действовать с 1 января).

Учитывая объем предстоящей работы по формированию базы данных о трудовой деятельности наемных работников, фонд определил на 2020 год такие сроки для отчетности.

Наниматель обязан предоставить в фонд сведения о каждом работнике не позднее 15 числа, следующего за отчетным периодом, месяца, при наступлении одного из событий:

  • наем работника;
  • расторжение трудовых отношений;
  • перемещение персонала на другую работу/должность;
  • получение заявления о переходе на цифровой вариант фиксации трудовой деятельности или отказе от него.

Таким образом, первый отчет по новым формам нужно будет сформировать до 15 февраля 2020 года.

При подаче отчета по наемному работнику первый раз работодатель должен внести в него всю информацию о трудовой деятельности этого сотрудника у данного нанимателя.

Если у работодателя не будет оснований для формирования новой отчетности в 2020 году, первый отчет по всем работникам нужно будет передать в фонд не позднее 15 февраля 2021 года.

В 2021 году график подачи отчетных форм изменится. Один раз в месяц нужно будет передавать данные в фонд при получении заявления о переходе на цифровой вариант ведения трудовой книжки и перемещении сотрудника.

В случае приема нового работника или увольнения кого-либо из персонала, информацию об этих фактах нужно будет передавать незамедлительно. Максимум на следующий рабочий день.

В 2020 году нанимателям предстоит осуществить переход на ведение трудовых книжек для наемного персонала в электронном виде. Держателем сведений о трудовой деятельности наемного персонала станет ПФР. Именно в эту организацию, работодателям придется с определенной периодичностью отправлять информацию о наемном персонале.

Для большинства работников такой переход будет носить добровольный характер, т. е. они смогут выбирать между старым и новым вариантом ведения этого документа.

Наниматели же будут информировать ПФР вне зависимости от решения каждого работника по этому вопросу.

Данное нововведение призвано не только упростить кадровый документооборот, но и централизовать информацию о трудовой деятельности. Вместе с тем, из поступающей от пенсионного фонда и трудового ведомства информации остается не выясненным вопрос о подтверждении трудового стажа для целей трудоустройства.

Ведь действующий наниматель будет информировать фонд только о сотрудниках, с которым заключены трудовые договора на момент введения электронного варианта трудовых книжек. То, каким образом ПФР, наниматели и наемный персонал будет получать информацию о предыдущих фактах трудоустройства, до сих пор не регламентировано.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (16 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>