Электронная трудовая книжка с 2020 года

Прогресс не стоит на месте и все больше документов можно вести в электронном виде. Это уже не только внутренний документооборот компаний, но и различные заявления или отчеты для госорганов, а также кадровые документы. С 2020 года к числу цифровых бумаг добавится и электронная трудовая книжка. Обязательность внедрения этого новшества ставит нанимателей перед необходимостью проведения целого ряда мероприятий по внедрению этого документа.

Электронная трудовая книжка: что это

С 1 января работодателей ждет глобальное изменение в учете трудовых ресурсов. Оно реализуется в рамках нацпрограммы «Цифровая экономика». Начиная с 2020 года, появятся электронные трудовые книжки.

Во исполнение этой нацпрограммы 16.12.2019 были подписаны и опубликованы два федеральных закона (№ 436, 439). Эти законодательные акты вносят изменения в ТК РФ и закон «О персонифицированном учете».

На рассмотрении также находится законопроект об ответственности нанимателей за неполные или недостоверные сведения в электронных трудовых книжках.

Кроме того, ПФР разработал и проекты электронных форм для передачи информации о наемном персонале (СЗИ и СЗВ).

Фактически, фонд сформирует реестр данных о трудовых взаимоотношениях по всей России, а работники или наниматели будут получать доступ к определенным сведениям из этого цифрового ресурса (электронным трудовым книжкам).

Цифровая трудовая книжка по содержанию не будет отличаться от своего бумажного аналога. В нее будут вносить информацию о:

  • самом работнике;
  • нанимателе;
  • занимаемых должностях и специальностях;
  • датах изменений — прием на работу, расторжение трудовых отношений, перемещения и т. д.;
  • документах-обоснованиях этих изменений;
  • основании прекращения трудовых отношений.

Наемные работники смогут выбрать вариант ведения этого документа — на бумаге или в электронном виде. Исключение составляют только те, кто будет трудоустраиваться впервые, начиная с 2021 года — им оформляться трудовые книжки будут только в цифровом формате.

Очевидными преимуществами перехода на электронный вариант книжки для работников является простота доступа к ней и упрощение контроля за информацией о трудовой деятельности, для нанимателей — существенное сокращение затрат времени и денег.

К информации из этого документа у работника будет доступ через:

  • нанимателя;
  • личный кабинет на сайте пенсионного фонда;
  • МФЦ;
  • региональные подразделения фонда.
Для получения выписки из цифровой базы трудовых книжек можно будет обратиться в любое структурное подразделение ПФР или МФЦ.

Кроме того, сведения о трудовой деятельности, формируемые в цифровом формате, позволят облегчить оформление пенсионного пособия.

Для работодателей переход на электронные книжки также выгоден. Теперь им не нужно будет обеспечивать сохранность бумажного варианта документа, а также существенно проще выдавать необходимые работнику данные.

Выписки из цифровых книжек будут оформляться как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Форму выписки из трудовой книжки будет указывать в своем заявлении ее владелец.

Проще будет и трудоустроиться на новое место работы. Выписку из трудовой книжки можно будет предъявить потенциальному работодателю в электронном виде, в том числе передать с помощью электронной почты или мессенджера.

Электронная трудовая книжка: действия нанимателя

Нанимателям предстоит провести масштабную работу по внедрению новой формы трудовых книжек.

Для начала нужно проверить локальную нормативную документацию по ведению кадрового учета. В эти документы нужно будет внести изменения, которые начнут действовать с 1 января 2020 года и будут содержать положения по оформлению и ведению электронных трудовых книжек, а также выдаче выписок из них. Эти нововведения необходимо согласовать с органом, представляющим интересы наемного персонала (как правило, это профсоюз).

Одновременно необходимо издать приказы о внедрении и ведении этого электронного документа и мероприятиях переходного периода.

Например, текст приказа может выглядеть следующим образом:

«В связи с изменением трудового законодательства и введением в действие электронных трудовых книжек, приказываю:

Назначить ответственных за их ведение.

Начальнику отдела кадров проинформировать сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки, в срок до 30 июня 2020 года.

Произвести передачу трудовых книжек на бумажном носителе, тем сотрудникам компании, которые согласятся на ведение этого документа в электронном виде.

Начиная с 15 февраля 2020 года, подавать сведения о трудовой деятельности штатного персонала в ПФР, по утвержденным формам отчетности.»

Также необходимо обеспечить техническую возможность передачи данных в ПФР.

Сделать это можно с использованием уже существующих программных комплексов (по кадровому учету) или воспользоваться технической платформой, доступ к которой предоставят в фонде.

Следующим этапом перехода на электронный вариант трудовых книжек является информирование персонала. Форма уведомлений должна содержать информацию о возможности перехода и необходимости письменного подтверждения согласия работника.

Этот документ должен быть индивидуальным, а у каждого сотрудника нужно будет истребовать подпись, как подтверждение факта ознакомления с новой процедурой учета их трудовой деятельности. При наличии у работников ЭЦП, рассылку можно осуществить в электронном виде, а остальной персонал уведомить с использованием бумажного варианта этого документа.

На информирование работников отведено полгода.

Последняя дата рассылки уведомлений — 30 июня 2020 года.

Затем у каждого сотрудника необходимо взять заявление с согласием или отказом от электронной трудовой книжки.

Перевод работников на электронные книжки добровольный.

Если работник откажется от электронного варианта, нанимателю придется подавать в ПРФ информацию для формирования трудовых книжек в новом формате и одновременно вести бумажный вариант этого документа.

Получить заявления от работников нужно до конца 2020 года. Если человек по каким-либо причинам не смог вовремя подать заявление о переходе на электронный вариант этого документа, написать его он может и позже.

Например, в 2020 году владелец трудовой книжки на бумажном носителе был безработным. Подать заявление для перехода на электронный вариант этого документа он может после трудоустройства к новому нанимателю.

Также и отказавшийся ранее от электронной книжки сотрудник может передумать и написать повторное заявление о переводе его трудовой книжки на электронный носитель.

Передача трудовых книжек наемному персоналу

После того, как будут собраны заявления от персонала с согласием на электронный вариант трудовых книжек, необходимо передать работникам их бумажный вариант.

В трудовую книжку вносят информацию о передаче ее работнику. Например, делают запись «12.03.2020 года трудовая книжка вручена работнику по заявлению № 725 от 10.03.2020 года, в связи с переходом на электронную трудовую книжку».

Затем передача фиксируется в специальном журнале движения трудовых книжек.

Наниматель может подстраховаться и дополнительно зафиксировать факт передачи.

Например, по аналогии с процедурой увольнения составить акт или попросить у работника расписку в получении этого документа.

По желанию сотрудника, бумажный вариант трудовой книжки можно отправить по почте или передать представителю владельца этого документа (если на момент передачи у работника нет возможности получить ее лично).

Для фиксации этого способа передачи в своем заявлении на переход с бумажной на электронную книжку, работник указывает, что документ необходимо направить по почте. Наниматель в свою очередь отправляет ее заказным письмом с уведомлением и таким образом фиксирует факт передачи бумажной трудовой книжки работнику.

Электронная трудовая книжка: отчет в ПФР

Начиная с 2020 года, наниматели будут формировать и отправлять в электронном виде информацию для внесения ее в электронный реестр данных о наемном персонале.

На данный момент фондом разработаны два проекта форм, а также разработаны порядки их заполнения и передачи.

В эти отчеты нужно будет внести данные по каждому работнику, в соответствии со ст. 6 закона о персонифицированном учете (редакция этого законодательного акта с соответствующими изменениями начнет действовать с 1 января).

Учитывая объем предстоящей работы по формированию базы данных о трудовой деятельности наемных работников, фонд определил на 2020 год такие сроки для отчетности.

Наниматель обязан предоставить в фонд сведения о каждом работнике не позднее 15 числа, следующего за отчетным периодом, месяца, при наступлении одного из событий:

Таким образом, первый отчет по новым формам нужно будет сформировать до 15 февраля 2020 года.

При подаче отчета по наемному работнику первый раз работодатель должен внести в него всю информацию о трудовой деятельности этого сотрудника у данного нанимателя.

Если у работодателя не будет оснований для формирования новой отчетности в 2020 году, первый отчет по всем работникам нужно будет передать в фонд не позднее 15 февраля 2021 года.

В 2021 году график подачи отчетных форм изменится. Один раз в месяц нужно будет передавать данные в фонд при получении заявления о переходе на цифровой вариант ведения трудовой книжки и перемещении сотрудника.

В случае приема нового работника или увольнения кого-либо из персонала, информацию об этих фактах нужно будет передавать незамедлительно. Максимум на следующий рабочий день.

В 2020 году нанимателям предстоит осуществить переход на ведение трудовых книжек для наемного персонала в электронном виде. Держателем сведений о трудовой деятельности наемного персонала станет ПФР. Именно в эту организацию, работодателям придется с определенной периодичностью отправлять информацию о наемном персонале.

Для большинства работников такой переход будет носить добровольный характер, т. е. они смогут выбирать между старым и новым вариантом ведения этого документа.

Наниматели же будут информировать ПФР вне зависимости от решения каждого работника по этому вопросу.

Данное нововведение призвано не только упростить кадровый документооборот, но и централизовать информацию о трудовой деятельности. Вместе с тем, из поступающей от пенсионного фонда и трудового ведомства информации остается не выясненным вопрос о подтверждении трудового стажа для целей трудоустройства.

Ведь действующий наниматель будет информировать фонд только о сотрудниках, с которым заключены трудовые договора на момент введения электронного варианта трудовых книжек. То, каким образом ПФР, наниматели и наемный персонал будет получать информацию о предыдущих фактах трудоустройства, до сих пор не регламентировано.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (36 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
COMMENT_ADD_TEXT
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>