Электронный документооборот между организациями

Темы: ДелопроизводствоОрганизация бизнесаОформление

Сейчас российское законодательство активно стимулирует развитие электронного документооборота между организациями — как в сфере взаимодействия коммерческих, так и государственных структур. Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы — и ознакомиться с ними следует каждому руководителю, чтобы понимать возможные риски и преимущества использования информационных технологий при ведении управленческой и организационной деятельности. И, конечно же, каждому будет полезно ознакомиться с тем, как работает электронный документооборот между организациями, и каковы могут быть способы его реализации.

Электронный документооборот между организациями — что это такое

Длительное время единственным способом обмена документацией между различными сторонами самых разнообразных взаимоотношений, было использование определенных бумаг или иных письменных документов. Подобный способ обмена документацией использовался издревле и длительное время был единственным способом гарантированного обмена юридически значимой информацией между различными лицами. Конечно, при этом издревле применялись способы, позволяющие подтвердить оригинальность происхождения документации — в первую очередь это были различные печати и иные методы защиты документов.

При этом заверение документа печатью и/или подписью и до сих пор остается достаточно популярным и юридически значимым способом подтвердить его действительность. Для получения гарантий также к подтверждению документации может привлекаться и третья сторона — нотариус, либо, в некоторых случаях, иной контрагент.

Однако с развитием технологий стали возникать и иные способы передачи информации — в электронном виде. Радиосвязь не могла полноценно использоваться для ведения документооборота, как и телефония, хоть и значительно упростила различные простые методики взаимодействия. Определенным решением, позволяющим обеспечить передачу документов на расстоянии без фактической их отправки с курьером или почтой, стало введение факсов. Однако факс не обладал достаточными гарантиями для обеспечения стопроцентной защиты информации от возможной подделки или недостоверности, хоть и ограниченно применялся во многих странах мира в том числе и в рамках документооборота.

Далее, при развитии компьютеров и их массовом использовании, в рамках документооборота между различными субъектами хозяйствования начали применяться различные технические решения. Малозначимая с точки зрения юриспруденции документация, но необходимая для коммуникации, например — проекты договоров, коммерческие предложения, прайс-листы стали активно отправляться по электронной почте. А отчетность в государственные органы стало возможно подавать на материальных носителях электронной документации — дискетах, компакт-дисках.

Дальнейшее же развитие интернета, массовое использование компьютеров позволили найти решение, которое удовлетворяло все стороны взаимоотношений — как коммерческие организации, так и государство. Внедрение электронного документооборота стало возможно благодаря разработке механизмов создания уникальных электронных подписей, позволяющих подтвердить правдивость информации и отправление ее строго конкретным отправителем. Более того, электронная подпись также позволяет гарантировать неизменность отправленного документа и отсутствие возможностей внесения в него исправлений третьими лицами, что позволяет обеспечить полноценную безопасность документации.

Под электронной подписью сейчас подразумевается комплекс программно-технических решений, которые позволяют засвидетельствовать при помощи специальных реквизитов аутентичность происхождения той или иной документации. Более подробно о том, что такое электронная подпись и какие существуют виды электронных подписей, можно прочитать в отдельной статье.

Как это работает — электронный документооборот между организациями

Сейчас электронный документооборот между организациями может параллельно существовать в нескольких формах. Наиболее простым и не требующим практически никаких дополнительных действий способом документооборота можно назвать передачу друг другу информации посредством электронных каналов связи — электронной почты или мессенджеров. Посредством этих каналов многие компании обмениваются самой разнообразной документацией. Однако сама по себе передача любых документов таким путем не наделяет их юридической силой и не позволяет решать вопросы в рамках правового поля.

Тем не менее, не следует недооценивать простой электронный документооборот без использования дополнительных средств подтверждения информации. Подобное ведение коммуникации позволяет значительно снизить затраты времени представителей разных компаний на общение друг с другом, решать актуальные оперативные вопросы между контрагентами без привлечения дополнительных ресурсов и дает возможность мгновенного обмена информационными сообщениями.

Для дополнительного обеспечения определенных гарантий, электронный документооборот может подразумевать использование простой электронной подписи. Однако ее применение в Российской Федерации практически не встречается, так как подобная электронная подпись также не является юридически значимым подтверждением факта каких-либо деловых взаимоотношений.

Наконец, использование усиленной квалифицированной электронной подписи дает возможность вести полноценный обмен документацией, которая имеет полную юридическую силу. Выдаются такие подписи специализированными аккредитованными со стороны государства учреждениями и позволяют вести обмен документами точно так же, как и в рамках непосредственной передачи бумажной документации. Более того, законодательство прямо определяет необходимость ведения электронного документооборота между организациями и государственными органами в ряде ситуаций.

Например — обязательно использование электронной отчетности компаниями, в случае если количество их работников превышает установленные минимальные показатели (в большинстве случаев — 20 человек).

В некоторых ситуациях законодательство также признает возможность использования усиленной неквалифицированной электронной подписи в качестве юридически значимого подтверждения документооборота, но только при условии наличия между организациями соглашения о применении подобного формата взаимоотношений и ратификации соответствующих электронных подписей.

Плюсы и минусы электронного документооборота между организациями

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом передачи информации. Так, сейчас он уже считается допустимым и легитимным не только в рамках взаимоотношения юридических лиц и государственных органов, но также и в рамках взаимоотношений с участием простых физических лиц. Это неудивительно, ведь у электронного документооборота есть огромное количество значимых преимуществ перед традиционным. К ним можно отнести следующие плюсы:

  • Ускорение документооборота. Необходимость непосредственной передачи бумажной документации, особенно в случае наличия больших расстояний между организациями, требует значительных затрат времени. Кроме этого, тщательное и внимательное ознакомление с документацией требует значительных затрат времени, а внесение исправлений потребует также дополнительных усилий. В то же время в электронный документ в процессе его согласования можно крайне легко внести изменения, а отправлен он может быть практически мгновенно.
  • Снижение расходов. Отправка бумажной документации требует значительных расходов и с точки зрения финансовых затрат. Так, передача документов курьером или почтовым отправлением, равно как и постоянные расходы на канцелярию могут в контексте продолжительного ведения взаимоотношений обойтись намного дороже, чем переход на электронный документооборот.
  • Обеспечение безопасности. При профессиональном подходе к ведению электронного документооборота между организациями, такой способ взаимодействия обеспечивает больший уровень безопасности и защиты данных, чем традиционный обмен бумажной документацией.
  • Оптимизация использования трудовых ресурсов. Непосредственные затраты времени на ведение бумажного документооборота приводят в том числе к снижению эффективности труда работников — они вынуждены тратить свое время на работу с бумажной документацией, прием и отправку корреспонденции, ее вычитку и проверку, когда могли бы заниматься решением иных задач.

Однако, помимо положительных сторон, электронный документооборот имеет и определенные негативные черты. К минусам электронного документооборота между организациями можно отнести:

  • Необходимость наличия специфического программного обеспечения. Несмотря на то, что сейчас существует большое количество в том числе и бесплатных программных продуктов для работы с электронными подписями, полноценную гарантию безопасности и удобство сервиса могут предоставить в первую очередь лишь платные программы, что требует определенных расходов.
  • Оформление электронной подписи. Оформление электронной подписи является процедурой, требующей затрат как финансовых, так и временных ресурсов, а также прохождения ряда определенных бюрократических препятствий.
  • Обучение сотрудников. Для эффективного ведения электронного документооборота между организациями работники должны обладать специфическими знаниями и навыками.
  • Риски безопасности. Использование электронного документооборота между организациями требует строгого ограничения доступа к программному обеспечению электронной подписи и нуждается в дополнительных технических решениях для предотвращения возможных возникающих рисков в связи с применением такого подхода.
  • Наличие коммуникаций и технических средств. Получение бумажной документации, равно как и ее отправка, возможны при практически полном отсутствии технических средств и коммуникаций, в то время как для полноценного ведения электронного документооборота необходимо наличие интернета и работающих компьютеров или иных технических устройств для работы с документацией.

Законодательство об электронном документообороте между организациями

Российское законодательство содержит на текущий момент достаточное количество нормативно-правовой документации, позволяющей в полной мере использовать все преимущества электронного документооборота и фактически полностью или практически полностью заменить им традиционный способ обмена бумажными оригиналами. Более того — законодательство позволяет использовать электронную подпись в качестве инструмента, подтверждающего юридическую значимость документации, как в рамках взаимодействия предприятий и государственных органов, так и между самим частными организациями.

Чтобы лучше понимать все принципы функционирования системы электронного документооборота между организациями, следует ознакомиться с такими положениями действующего российского законодательства:

  • Федеральный закон №63 от 06.04.2011. Этим законом регламентируется функционирование электронных подписей в целом и их применение различными субъектами хозяйствования и организациями в рамках ведения своей деятельности.
  • Постановление Правительства РФ №890 от 06.09.2012. Данный документ регулирует мероприятия по улучшению качества функционирования электронного документооборота в органах власти.
Конкретные принципы, согласно которым должен осуществляться электронный документооборот с различными государственными организациями и службами или же внутри них могут также устанавливаться отдельными нормативно-правовыми актами.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (19 голос., средний: 4,00 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>