Электронный кадровый документооборот в организации

Темы: ДелопроизводствоОрганизация бизнесаОформление

Современные технологии предоставляют российским работодателям широкие возможности для того, чтобы обеспечить ведение электронного кадрового документооборота в организации. В то же время, на текущий момент переход на электронный кадровый документооборот может быть сопряжен с рядом трудностей и ограничений, о которых следует знать каждому руководителю или работнику отдела кадров. Ряд документации в принципе не может вестись исключительно в таком формате — и все это необходимо учитывать при определении политики работы с документацией на предприятии.

Электронный кадровый документооборот — что это такое

Понятие документооборота подразумевает под собой работу с любой документацией в организации с момента ее создания и до момента направления в архив. Соответственно, кадровый документооборот — это движение всей документации, связанной с кадровым делопроизводством на предприятии. Таким образом, под электронным кадровым документооборотом подразумевается перенесение всех или части мероприятий по работе с кадрами на предприятии в электронный формат.

Электронный документооборот, как таковой, возник с массовым распространением компьютерной техники и позволил решить множество проблем, упростив ведение документации, ускорив ее движение и создав новые возможности для ведения бизнеса во многих аспектах хозяйственной деятельности. Соответственно, электронный кадровый документооборот также подразумевает наличие большого потенциала для ведения кадрового делопроизводства и упрощения взаимодействий как внутри предприятия, так и за его пределами.

Тем не менее, электронный кадровый документооборот подразумевает значительное количество дополнительных рисков и ограничений. В частности, кадровая документация практически всегда связана с использованием персональных данных сотрудников. Поэтому работодателям и организациям, которые хотят обеспечить движение кадровой документации в электронном виде, необходимо в обязательном порядке озаботиться вопросами обеспечения безопасности персональных данных трудящихся — в противном случае компания может быть привлечена к ответственности.

Кроме этого, в вопросах взаимодействия с сотрудниками и контролирующими органами необходима выработка единого комплекса мер, который обеспечивал бы полноценное правовое регулирование всех аспектов взаимоотношений в рамках электронного кадрового документооборота. Сейчас подобные системы в определенном виде используются во многих странах мира, и Россия не является исключением.

Однако необходимо понимать, что в Российской Федерации кадровый электронный документооборот пока что не предполагает возможность полного переноса всего делопроизводства в электронный формат. Так, допускаются лишь отдельные виды взаимодействий с использованием кадровых документов в электронном формате при непосредственном согласии всех сторон на ведение его именно в подобной форме. Большая же часть кадровых мероприятий все так же требует в обязательном порядке ведения и традиционных, бумажных документов.

Отсутствие четких механизмов правового регулирования электронного кадрового документооборота, а также требование ведения ряда документации в бумажном виде не ограничивает работодателей в возможности оптимизации внутреннего кадрового документооборота путем дублирования имеющейся документации в электронном формате. Однако работодатель при этом обязан в полной мере обеспечивать соблюдение действующего законодательства об электронном делопроизводстве, а также об обеспечении безопасности персональных данных или же иной защищенной законом информации.

Знать о том, как именно может быть организован электронный кадровый документооборот в организации, каковы его потенциальные преимущества и недостатки, и как именно обеспечивается правовое регулирование такого аспекта взаимоотношений, следует каждому руководителю и кадровику. Ведь несмотря на относительно малую применимость электронного документооборота в кадровом деле сейчас, Правительство РФ активно ищет способы обеспечения возможности ведения полноценного электронного кадрового документооборота или хотя бы расширения допустимых мероприятий и операций, которые можно было бы проводить в электронному формате.

Плюсы и минусы перехода на электронный кадровый документооборот

Электронный кадровый документооборот обладает огромным количеством преимуществ перед традиционными способами ведения документации. Так, к положительным аспектам внедрения электронного кадрового документооборота в организации можно отнести следующие его особенности:

  • Ускорение взаимодействий. Традиционный документооборот требует значительных затрат времени на транспортировку физических носителей информации. В случае с крупными компаниями, письмо может следовать из одного города в другой в течение нескольких дней. В то же время электронный документооборот позволяет осуществить передачу информации мгновенно.
  • Снижение расходов. Это достоинство электронного кадрового документооборота прямо происходит из предыдущего. В связи с отсутствием необходимости передачи физической документации, предприятие не несет расходов по этому направлению деятельности в принципе.
  • Упрощение ведения учета документации. За счет наличия электронного реестра кадровой документации значительно упрощается ее учет и исключается вероятность создания документов с дублирующимися номерами. При этом ускоряется поиск необходимых документов и обеспечивается эффективное их использование.
  • Улучшение организационных возможностей. Электронный кадровый документооборот может вестись в том числе в отношении распорядительной документации в организации. Подобный подход позволяет одновременно с изданием подобных документов обеспечивать пошаговый контроль их исполнения и проверку эффективности принимаемых решений, с возможностью корректировок со стороны руководства в режиме живого времени и без необходимости личного контроля исполнения на месте.

Однако, электронный кадровый документооборот имеет и ряд существенных недостатков, как связанных с нормативным урегулированием этого вопроса, так и глобальных, свойственных подобному механизму взаимодействия в принципе. К минусам электронного кадрового документооборота в организации можно отнести следующие особенности подобного способа организации взаимодействий:

  • Значительные первичные затраты. Необходимость организации системы электронного кадрового документооборота требует приобретения особых программных решений, обеспечения материально-технической базы, обучения сотрудников работе с системой, а также приобретения электронных подписей за исключением ряда ситуаций.
  • Дополнительные риски безопасности. Любая электронная система кадрового документооборота требует также дополнительных затрат для обеспечения необходимого уровня безопасности, ведь в ее рамках в обязательном порядке будет происходить обработка персональных данных работников. При этом нарушение порядка обработки может привести к негативным последствиям для предприятия.
  • Отсутствие законодательного регулирования. На текущий момент в Российской Федерации законодательство позволяет использование электронного кадрового документооборота лишь в ограниченном виде в отношении отдельных нюансов и аспектов кадрового делопроизводства.

Таким образом, пока еще электронный кадровый документооборот в Российской Федерации не является полностью возможным в принципе. В то же время опыт ряда других мировых государств свидетельствует о том, что подобные системы могут быть реализованы и могут позволить значительно улучшить эффективность деятельности всей компании в целом и как минимум ее кадрового отдела в частности.

Когда возможен переход на электронный кадровый документооборот

Как можно понять из вышеприведенной информации, на текущий момент в Российской Федерации невозможен полный переход на электронный кадровый документооборот. Законодательные требования, касающиеся оформления кадровой документации, прямо предусматривают необходимость ведения традиционной бумажной документации с обеспечением ее соответствующего учета и хранения в течение строго определенного срока. Однако, уже сейчас есть ряд нормативных документов, позволяющих частично вести кадровый документооборот в электронном виде. В частности, на текущий момент это касается следующей документации:

  • Трудовые договоры. Российское законодательство позволяет удаленное заключение трудовых договоров в электронном виде, пусть и с последующим их физическим дублированием при оформлении дистанционных работников. При этом в обязательном порядке должна использоваться усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись.
  • Трудовые книжки. Внедрение электронных трудовых книжек стало еще одним шагом по диджитализации российского правового поля и трудовых взаимоотношений. С начала 2020 года все сотрудники могут принять решение о том, какой документ им следует оформить — традиционную бумажную трудовую книжку или электронную. Однако с 2021 года планируется полный отказ от бумажной документации — и снятие ответственности с работодателей за ее хранение. Конечно, продолжать использовать старые трудовые книжки пока что запрещать не планируют, однако новые в будущем выдаваться не будут.
  • Оформление отпусков. Работодатель вправе предусмотреть возможность связи по электронным каналам со своими работниками и принятие от них заявлений путем простого направления письма на электронную почту или иными способами коммуникации. Такие возможности допускается использовать только при согласии сотрудников, и только если это предусмотрено локальными нормативными актами.

Несмотря на то, что лишь эти аспекты электронного кадрового документооборота в России пока что имеют нормативное регулирование с точки зрения законодательства, имеет место тенденция к упрощению ведения бизнеса и переводу большей части операций и взаимодействий в электронный формат. Таким образом, в относительно недалеком будущем, при разработке соответствующих механизмов взаимодействия, можно считать вполне вероятным внедрение и иных аспектов электронного кадрового документооборота.

Несмотря на то, что большая часть кадровой документации в России сейчас должна обрабатываться в традиционном, бумажном виде, законодательство не запрещает параллельно с обычным кадровым документооборотом, вести и электронные системы по документообороту в целях упрощения взаимодействий, решения организационных вопросов и учета имеющейся документации. Более того, существует достаточно много программных продуктов, упрощающих деятельность специалистов по кадровому делу и обеспечивающих достаточно эффективный электронный кадровый документооборот в бизнесе.

Нюансы и особенности внедрения электронного кадрового документооборота в России

Переход на электронный кадровый документооборот уже давно рассматривается Правительством РФ и другими контролирующими органами, как необходимый этап в реформировании и улучшении государственной политики РФ. Так, Министерство Труда неоднократно анонсировало ряд пилотных проектов, к которым присоединялись такие работодатели как Альфабанк, АвтоВАЗ и РЖД, в рамках которых изучалась возможность использования электронного кадрового документооборота в целом, в отношении как внутренней документации предприятий, так и взаимодействия организаций с государственными органами.

Представители Минтруда и работодатели уже столкнулись с рядом ограничений по итогам проведенных экспериментов с электронным кадровым документооборотом. Так, с одной стороны, обеспечение безопасности требует оформления на каждого сотрудника усиленной квалифицированной электронной подписи. И такое решение с учетом стоимости ее оформления сводит на нет большую часть преимуществ электронного кадрового документооборота. С другой стороны, подобная проблема частично уже была решена возможностью вести ряд аспектов кадрового делопроизводства при согласии сотрудника и работодателя без применения подобных методов защиты.

Еще одной проблемой стали дополнительные риски, появляющиеся из-за отсутствия бумажной документации. Так, в случае повреждения материальных носителей данных работники рискуют потерять значительную часть информации о своей работе, как и работодатели. Поэтому предполагается, что в будущем законодательство все так же будет обязывать работодателей и сотрудников дублировать ряд документов на бумажных носителях или производить их регистрацию на серверах контролирующих органов, чтобы обеспечить надежную защиту документов от возможной утери, несанкционированного доступа или порчи.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (10 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>