ERP-системы

Темы: ИндивидуализацияОрганизация бизнесаОформление

Современные условия для бизнеса диктуют его постоянное ускорение. Принятие решений в таких условиях должно быть максимально централизовано и основано на большом массиве данных. В маленьких фирмах, где получить отчет о финансах не составляет труда, потому что бухгалтер сидит в соседнем кабинете и может быстро дать необходимые сведения, автоматизация бизнес-процессов не настолько важна, как для средних и крупных компаний. Поэтому все больше организаций заинтересованы в создании информационных платформ для управления бизнесом. Условно их называют ERP-системы.

ERP-система: что это такое

Идея автоматизировать процесс управления бизнесом появилась еще в конце прошлого века. Тогда многие крупные компании уже использовали системы всеобъемлющего учета материалов — начиная от бухгалтерии до их наличия на складах и стадиях производства.

Эти программные комплексы по учету материальных ценностей и можно считать условным прототипом современных управленческих платформ.

ERP-система — это платформа, позволяющая создать в компании программный комплекс по управлению всеми этапами бизнес-решений.

Ее основной задачей является максимальная оптимизация расходов и их планирование, начиная от предварительного общения с заказчиком продукта или услуги и заканчивая выдачей готового товара.

Такая система позволяет:

  • снизить временные затраты;
  • повысить контроль за отдельными составляющими бизнес-процесса;
  • минимизировать влияние человеческого фактора, а, следовательно, уменьшить ошибки на всех этапах управления и учета;
  • оптимизировать складские запасы;
  • вести оперативный учет всех составляющих бизнес-процесса от персонала до материалов и расчетов с внешними респондентами.

Многие фирмы давно и успешно используют автоматизацию отдельных функций в ходе своей деятельности — программы для складского, кадрового и бухгалтерского учета, электронный документооборот и т. д. Зачастую они работают на разных принципах и перенос сведений из одной программы в другую требует дополнительного времени и сил ответственных сотрудников.

ERP-системы работают на принципе однообразия.

Например, сотрудник отдела сбыта вносит в систему информацию о заказе. Ее уже видят на складе и в отделе планирования. Одновременно программа сопоставляет возможность выполнения этого заказа и наличие необходимых материалов на складе. При отсутствии какого-либо компонента отдел снабжения получает уведомление о необходимости закупки.

Заказчик оплачивает товар или услугу. Данные из банка автоматически поступают в бухгалтерскую службу и начинается выполнения заказа.

Дополнительный модуль системы позволяет вести кадровый учет и передавать данные о нехватке персонала и использовании рабочего времени в заинтересованные подразделения и руководителям.

Одновременно производственное подразделение выгружает в систему информацию о загрузке оборудования и необходимости его замены или покупке отдельных частей. Необходимую информацию видит плановый отдел и отдел сбыта. При недогрузке мощностей продажники повышают свою активность и привлекают новых клиентов, а экономисты рассчитывают бюджет на следующий период с учетом необходимых на модернизацию расходов.

Таким образом, практически исключается влияние человеческого фактора, а значит и снижается риск ошибочных решений. Кроме того, с помощью данных ERP-систем проще осуществлять планирование деятельности компании.

Структура ERP-системы

Эта управленческая система как бы состоит из двух частей: платформы с базовым набором данных и блоков (модулей), отвечающих за отдельные компоненты бизнес-процесса.

Это блоки:

  • финансовый и бухгалтерский учет;
  • кадры;
  • сбыт;
  • снабжение;
  • склад;
  • производство;
  • логистика;
  • документооборот.

Кроме того, блоки автоматизированного управления затратами могут быть как настроенными только на внутрифирменное использование, так и доступными для внешних пользователей.

Примером такой ERP-системы с доступом внешних пользователей может служить интернет-магазин. В нем покупатели самостоятельно формируют корзину заказов и производят оплату за товар. Затем информация о покупках поступает во внутренние блоки системы, где уже обрабатывается соответствующими подразделениями компании-собственника этого магазина.

Несмотря на шаблонность и тиражируемость ERP-систем, итоговый продукт всегда индивидуален.

Широта применения автоматизации управления в первую очередь зависит от финансовых возможностей компании. Несмотря на свою доказанную эффективность, эти системы требуют больших затрат на сопутствующее оборудование.

На образ системы также влияет и сфера деятельности фирмы. Например, торговому предприятию нет необходимости приобретать и устанавливать модуль ERP-системы отвечающий за производственный цикл.

Итоговый продукт также зависит от желания заказчика ERP-системы. Большим международным корпорациям с разветвленной сетью структурных подразделений не обойтись без полного управленческого комплекса. Фирмы средних размеров, только осознавшие необходимость автоматизации бизнес-решений, могут приобретать его по частям или внедрять постепенно.

Внедрение ERP-системы

Немаловажным фактором для успешного внедрения автоматизированной платформы является и взаимодействие разработчика программного продукта с заказчиком такой системы.

На стороне заказчика должен быть назначен ответственный за разработку и внедрение ERP-системы сотрудник.

Он должен обладать широкими полномочиями и пониманием всех бизнес-процессов компании. Это связано с тем, что разработчики системы могут предоставить шаблонный вариант платформы и набор модулей, однако на необходимость каждого из них и индивидуальные настройки влияет специфика деятельности компании, ее цели и необходимость анализа тех или иных составляющих бизнеса.

Для успешного функционирования внедренной системы управления издержками также нужно обучение персонала. Помимо инструкций и мануалов, каждому работнику необходимо показать, как будет действовать ERP-система и какие действия он должен предпринимать для успешного выполнения своих обязанностей.

ERP-системы позволяют планировать расходы и эффективно принимать управленческие решения. В отличие от других программных комплексов, нацеленных скорее на учет ресурсов компании, эти платформы предлагают унифицировать весь комплекс взаимодействия как внутри фирмы, так и с ее внешними респондентами — заказчиками и контрагентами. При этом внедрение подобных систем может происходить поэтапно исходя из возможностей компании и текущей необходимости того или иного компонента системы для бизнеса.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (11 голос., средний: 4,90 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>