Этика деловой переписки
Неотъемлемой частью деловых взаимоотношений является переписка. В ходе личных встреч или телефонных переговоров можно решить вопрос о сотрудничестве в общих чертах, его детали обсуждаются в письменном виде. И хотя бумажные письма постепенно вытесняются виртуальными сообщениями, этика деловой переписки должна соблюдаться и при общении по электронной почте.
Нормы и правила делового письма
Также, как и устное общение, переписка является одним из элементов, по которому будущие деловые партнеры составляют свое впечатление о компании и ее сотрудниках. Поэтому в этике деловых писем существуют правила, касающиеся не только его написания, но и оформления.
Условно этические нормы, присущие деловой переписке, можно разделить на несколько групп:
- вежливость;
- грамотность;
- краткость;
- сроки;
- нейтралитет;
- стиль.
В деловой переписке неприемлемо употребление сленговых и непечатных выражений. К получателю письма необходимо обращаться по имени и отчеству и соблюдать те же правила делового общения, что и при устных переговорах.
Прежде чем распечатывать письмо или отправлять его в электронном виде, нужно проверить отсутствие грамматических и лексических ошибок, нарушений языковых норм. Получатель корреспонденции не станет сотрудничать с компанией, которая допускает такие промахи, ведь письмо с ошибками может говорить о ненадежности и невнимательности потенциального партнера.
В деловом письме не должно содержаться излишней детализации, а также информации, не относящейся напрямую к теме документа. Многостраничный «роман», описывающий мельчайшие детали всех взаимоотношений контрагентов и прошлых сделок, скорее всего, не будет внимательно прочитан, а зачастую будет просто проигнорирован. Пространное сообщение трудно усвоить и из него тяжело вычленить действительно важную информацию.
Таким образом, компания покажет важность отправителя письма и желание с ним сотрудничать. Если вопрос, поставленный в письме или сообщении от контрагента, требует обсуждения или принять по нему решение в данный момент невозможно, необходимо хотя бы вежливо уведомить отправителя о том, что его послание получено и рассматривается.
Еще одним из правил, касающихся сроков, является их указание при составлении письма. Недопустимо пытаться влиять на получателя письма и поторапливать его с ответом.
Например, негативно воспринимаются письма, где указываются сроки «срочно», «как можно скорее», «рассмотрите немедленно» и т. д. Приемлемо употреблять следующие выражения «надеемся получить Ваш ответ до 12 числа», «нам важно увидеть Ваше решение до 10 числа» и т. д. Таким образом, подчеркивается, что не контрагент ограничивается в сроках, а компания отправитель сообщения. Эти формулировки скорее приведут к желаемому положительному результату переписки.
Как и при устном общении, в деловом письме необходимо соблюдать нейтральность выражений, без эмоциональной окраски. Даже если документ составляется контрагенту, который не выполнил свои обязательства. Для того чтобы избежать излишней эмоциональности, из деловой переписки нужно постараться исключить личные местоимения «я, мы» и их формы.
Оформление письма также играет немаловажную роль в деловых взаимоотношениях.
Кроме того, в современном мире, даже бумажный вариант письма распечатывается, а не пишется вручную. Исключения могут составлять какие-либо поздравительные или памятные послания.
Деловое письмо обязательно подписывается. Не лишним будет указать и прямые контактные телефоны. Такая практика покажет партнеру или клиенту его важность для фирмы.
Этика деловой переписки в интернете
В современном мире все чаще деловая переписка происходит не на бумаге, а с помощью электронных писем. Правила, которые были характерны для бумажных посланий, остаются актуальными и для делового общения через интернет.
Вместе с тем, особенности функционирования электронных систем коммуникации диктуют и свои, дополнительные нормы и правила. В них нельзя употреблять допустимые в личной переписке «смайлики», сокращения и другие эмоциональные элементы. Электронное письмо также необходимо оформлять на шаблоне официального бланка.
Для ведения делового общения в электронном виде нежелательно использовать e-mail адреса, указывающие на общедоступный и бесплатный почтовый сервис. Фирменный домен повысит доверие к компании и быстрее приведет к желаемому результату.
Об этом нюансе часто забывают. Но на общий электронный почтовый ящик любой организации ежедневно поступают десятки, если не сотни писем. Сообщение без указания темы может быть воспринято, как обычный спам и удалено без прочтения. В крупных компаниях, где функционал четко разделен между подразделениями, тема письма позволит сразу перенаправить его компетентному сотруднику, что существенно сократит сроки рассмотрения вопроса или предложения.
Переписка в электронном виде позволяет передать информацию любого рода и объема. При этом нужно помнить, что большой объем данных не нужно вставлять непосредственно в само письмо. Его лучше всего прикрепить отдельными файлами или архивом.
В случае если отправитель забыл прикрепить вложения в электронное письмо либо они не прошли через различные фильтры на почтовом ящике получателя, такая приписка позволит отправителю сразу получить информацию о сбое. Особенно если сообщение касалось не только вопроса, описанного во вложениях, но и содержало другую информацию.
Деловая переписка фактически является еще одной составляющей имиджа компании, наряду с ее сотрудниками и фирменным стилем. Поэтому крайне важно соблюдать все этические нормы и правила при ведении переговоров при помощи бумажных или электронных писем. Взаимное уважение, вежливость, использование фирменных бланков и доменов, отсутствие опечаток и ошибок, сыграют положительную роль в сотрудничестве между организациями и позволят с меньшими затратами выполнить поставленные задачи.
(9 голос., средний: 4,60 из 5)
Загрузка...