Фирменный бланк организации

В процессе письменного делового общения бизнес-субъекты стремятся качественнее и понятнее донести информацию. Часто для лучшей визуализации используется фирменного бланка организации. Материал статьи расскажет о процессе его оформления и типичном внешнем виде.

Фирменный бланк – цели и функции составления

С точки зрения закона, многие создаваемые внутри компаний и предприятий документы не имеют унифицированной формы. Отсюда возникает простор для творчества.

Фирменный бланк организации – это полиграфический элемент письменного, делового общения, на основе которого создаются служебные записки, приказы, распоряжения и другие локальные акты.

Обычно бланк выглядит как лист А4, на котором приведены определяемые предприятием структурные элементы. Это могут быть:

  • Фактура бумаги. Согласно ГОСТу 6.30-2003, бумага фирменного бланка должна быть белых или светлых тонов. Что касается ее плотности и фактуры, выбор остается за бизнес-субъектом. Известно, что тактильные ощущения, испытываемые получателем письма, важны для его позитивного восприятия указанной информации.
  • Наименование компании, регистрационные коды, адрес и контактные телефоны. Эта информация нужна постоянно, если компания ведёт активную переписку как с физическими, так и юридическими лицами. Когда получатель держит в руках документ, выполненный на бланке с таким элементом, то в дальнейшем сформировать ответное письмо не составит труда.
  • Логотип или водяные знаки. Выделить компанию помогает эмблема, которая также может стать частью бланка. Кстати, если предприятие негосударственное, то логотипом или его частью не может быть флаг или герб страны.
  • Текст документа. Тип и размер шрифта важны для восприятия не меньше фактуры бумаги. Можно оставить этот элемент без изменений и придерживаться классического Times New Roman, но если компания ставит перед собой цель выделить себя среди других, то можно использовать Calibri, Arial, Helvetica.
  • Цветовая гамма. Обычно бланк формируется с применением чёткого набора цветов. Здесь нужно учитывать фирменный стиль компании и то, какие оттенки закреплены дизайнером в бренд-буке (или положении о делопроизводстве).

Важно помнить о том, что перечисленные элементы фирменного бланка компании эффективны в совокупности. По отдельности результат восприятия может оказаться далек от ожидаемого изначально (к примеру, если документ на брендовом бланке распечатать посредством чёрно-белого принтера).

Преимущество фирменной бумаги заключается в универсальности, ведь в деловом общении бланк можно использовать как в печатной, так и электронной формах.

Всё хорошо в меру. В стремлении выделиться среди конкурентов предприниматели часто перегибают палку, нагружая документ громоздкими и ненужными элементами. Бланк призван показать стиль, отразить философию компании при минимуме графики.

Рассматриваемая часть фирменного стиля должна быть закреплена локальной политикой компании в соответствующих положениях. Персонал должен знать, какие документы выполнять на фирменном бланке, а какие можно и на обычном листе А4.

Как составить фирменный бланк организации, советы по созданию

Поручить заниматься разработкой фирменного бланка лучше человеку, для которого графика и стиль – атрибуты повседневной работы (то есть дизайнеру).

В процессе принятия решения нужно исходить из направленности бизнеса, престижа предприятия. Бывает достаточно создать «шапку» и не прибегать к использованию других элементов. С этим может справиться рядовой сотрудник, владеющий ПК на продвинутом уровне.

Для создания бланка потребуется редактор Microsoft Word. Если предприятие использует логотип, то для обработки изображения и вставки в документ понадобится ещё и Adobe Photoshop или другое похожее приложение.

Открыв текстовый редактор, нужно задать параметры будущей основы документов, а именно:

  • Формат листа – А4.
  • Ориентация страницы – книжная.
  • Отступы – 15 мм верхний и нижний, правый 10-15 мм. С левой стороны важно оставить больше места, потому что документ, возможно, нужно будет подшивать. Достаточно выставить 20-25 мм.

Далее исполнитель печатает информацию, которая нужна для бланка компании. Исходник логотипа лучше просить у дизайнера.

В верхнем колонтитуле обычно пишется полное название предприятия с расшифровкой аббревиатур. Здесь же расположен логотип, регистрационные коды (ОГРН и ИНН), контактные телефоны, электронная почта, юридический адрес.

Что касается регистрационных кодов, то помещать сведения нужно, опираясь на налоговую документацию, без ошибок. С точки зрения закона, опечатка не страшна, но в процессе использования возможны серьёзные проблемы, если получатель захочет провести действия с применением указанных ОГРН или ИНН компании.

Образец фирменного бланка компании

Когда ключевые элементы определены, целесообразно визуально отделить «шапку» от текста документа. Обычно для этого применяется сплошная горизонтальная полоса.

Результат импортируется в файл и хранится у делопроизводителя или дизайнера компании. После утверждения руководством бланк можно распространить среди персонала для использования в работе.

С учетом рекомендаций, описанных в статье, образец фирменного бланка организации будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Образец»

123456, г. Подольск, ул. Примерная 1, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456, к. т. +7 987 654 32 10, e-mail: lorem@ipsum.com

Представленный пример не обязателен для использования. Образец не значит, что в конкретном случае всё должно выглядеть именно так. Управленец может вставить логотип, применить неброские, но стильные графические разделители, сделать шрифт большего кегля.

Создать бланк можно онлайн, используя разные ресурсы, например, Canva. Можно разработать дизайн с нуля или использовать готовый шаблон.

Далее следует печать. Обычно этим занимается дизайнер компании, который контактирует с типографией и подстраивает макет к нужным параметрам. Если в предприятии не числится специалист творческой сферы, можно заказать разработку дизайна в студии или рекламном агентстве. Фирменный бланк, в этом случае, станет частью бренд-бука, за который предпринимателю нужно заплатить в пределах 60 тысяч рублей (без учёта стоимости печати).

Имидж компании – это то, о чем пекутся предприниматели как на стадии создания бизнеса, так и на всех этапах его работы. Разработав концепцию, определив целевую аудиторию, менеджеры подстраивают визуальную под восприятие клиентов. Это считается частью маркетинговой политики, без которой выйти на новый уровень продаж будет очень сложно.

Клиент сможет без труда отыскать красиво оформленный документ среди других входящих.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (9 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>