График документооборота

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

график документооборотаХорошо организованный документооборот в учреждении закладывает основы повышения качества его работы. Законодательством фиксируется требование составления графика документооборота каждым юрлицом. Несмотря на этот факт, проверками нередко обнаруживается его отсутствие у предприятия. Поэтому ответственным за оформление лицам необходимо детальнее ознакомиться с ключевыми особенностями и правилами, о которых рассказывается в статье.

Что такое график документооборота и зачем используется

Данный документ представляет собой информационную таблицу отражения сроков оформления первичной документации и отслеживания ее обработки вплоть до поступления в архив предприятия. Бумагу подготавливают с учетом положений инструкции по документообороту. Использование графика направлено на следующее:

  • рациональное распределение должностных обязанностей между сотрудниками;
  • экономию времени, затрачиваемого на работу с документами;
  • нивелирование и сглаживание конфликтных ситуаций по рабочим моментам;
  • внедрение строгой дисциплины с бумагами;
  • своевременную подачу отчетности;
  • формирование эффективной системы контроля деятельности с целью определения основных недостатков планирования;
  • упорядочение работы;
  • обеспечение поступления необходимой для деятельности информации в срок.

Кем и для кого оформляется

График документооборота составляется на все структурные подразделения с едиными требованиями. Ответственным лицом за этот процесс обычно назначается специалист, который хорошо ознакомлен со сроками установления и исполнения документов. Таковым может быть представитель:

  • отдела кадров;
  • бухгалтерской службы;
  • финансового отдела;
  • фирмы по аутсорсингу;
  • консалтинговой компании;
  • отдела делопроизводства.

Тот, кому поручается это задание, избирается исходя из нескольких факторов:

  • масштаб работы предприятия;
  • особенности ведения учетной политики;
  • выбранная система управления;
  • факторы иного характера.

Ответственность за составление и соблюдение ложится на плечи главного бухгалтера, а утверждением занимается гендиректор учреждения.

Какие принципы составления графика

Существует несколько важных принципов формирования графика документооборота в учетной политике, не противоречащих основам делопроизводства:

  1. Строгое число сотрудников, которые допускаются к первичной документации.
  2. Оптимальное количество минимальных и максимальных дней нахождения бумаг в конкретном отделе.
  3. Способствование эффективной организации рабочего процесса.
  4. Разделение внутренней и внешней документации.
  5. Точность и своевременность отражения информации.

График документооборота: образец

Единого стандарта образца графика на сегодня не установлено. По форме отображения его можно представить не только в виде таблицы, но и схематично. Однако выбор большей части учреждений падает на первый вариант по причине «удобства». При этом график обязательно должен содержать в себе такие данные:

  • график документооборота образецЮридическое наименование предприятия;
  • Указание приказа утверждения;
  • Дата принятия;
  • Название документа;
  • Ф.И.О. и должность автора вносимых бумаг;
  • Срок исполнения;
  • Отдел, несущий ответственность за проверку;
  • Ф.И.О. и должность проверяющего;
  • Сведения о лице, принявшем в обработку документ;
  • Ф.И.О. и подпись составителя.

Особенности подготовки документа

График документооборота на предприятии подготавливается в несколько шагов, каждый из которых характеризуется своими особенностями:

  1. Формирование списка документов, обязательных к внесению. Следует внимательно записать все нужное, чтобы не задерживать сроки составления.
  2. Определение количества копий для обеспечения доступности среди пользователей предприятия. В таком случае важна точность.
  3. Создание соответствующей таблицы на условиях достоверности сведений.
  4. Процедура сопоставления ответственных лиц за документы.
  5. Изучение выходных дней по календарю, согласование дат.
  6. Разработка механизма отслеживания своевременного исполнения графика.
  7. Уточнение иных нюансов.

Процедура внедрения графика

На предприятии график документооборота в бухгалтерии относится к одной из форм выражения учетной политики, т.е. его внедрение запускается с момента вступления в силу разработанной учетной политики. Сам процесс можно представить цепочкой событий:

  • график документооборота в учетной политикеПодписание документа и его утверждение;
  • Доведение графика до лиц, кому предстоит работа с ним;
  • Создание и вывеска стендов, где опубликован график;
  • Постепенная организация взаимодействия участников процесса;
  • Установление соответствующего программного обеспечения, позволяющего оперативно обмениваться документацией;
  • Формирование системы контроля исполнения графика.

Заключение

Составление графика документооборота на предприятии – многоэтапная и ответственная процедура, ведь полнота отражаемой информации и своевременность исполнения по срокам поддерживают эффективную деятельность учреждения.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (26 голос., средний: 4,70 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>