Хранение личных дел уволенных сотрудников

Темы: Кадры Организация бизнеса Увольнение

На работодателя российское законодательство возлагает ряд дополнительных обязанностей, одной из которых является хранение личных дел уволенных сотрудников. При этом касательно личных дел уволенных работников могут устанавливаться различные принципы и условия хранения в зависимости от конкретного статуса работодателя. Каждому кадровому специалисту следует знать, как должны храниться указанные документы и как должен быть обустроен для них архив.

Оглавление:
1. Личное дело уволенного работника — что это, правовое регулирование
2. Когда необходимо хранение личных дел уволенных сотрудников
3. Сколько длится хранение личных дел уволенных сотрудников

Личное дело уволенного работника — что это, правовое регулирование

Под личным делом сотрудника подразумевается расширенный пакет документов, содержащих информацию о работнике, занимаемых им должностях на предприятии, трудовом стаже.

При этом законодательство достаточно строго регламентирует ведение данной документации в следующих нормативно-правовых актах:

ФЗ №79 от 27.04.2004. Этот закон является основным документом, который регулирует деятельность государственных служащих в России, и в своих положениях также рассматривает и вопросы ведения личных дел таковых работников.
Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005. Этим указом устанавливаются отдельные нормативы, касающиеся обработки персональных данных государственных служащих, в том числе и в отношении ведения их личных дел.

Следует разделять понятие личного дела и личной карточки сотрудника. Личные дела являются обязательными лишь для государственных учреждений — в отношении коммерческих предприятий вышеозначенные нормативы имеют лишь рекомендательный статус. В то же время личные карточки сотрудников должен вести каждый зарегистрированный на территории РФ работодатель. Более подробно об особенностях хранения личных карточек уволенных сотрудников можно прочитать в отдельной статье.

Ряд документов, соответственно требованиям законодательства, должен сохраняться на предприятии и по окончании ведения трудовых взаимоотношений. Так, подобные требования касаются обязательного архивирования отданных приказов, локальных нормативных актов, а также и личных дел работников — но далеко не в каждом случае.

Когда необходимо хранение личных дел уволенных сотрудников

Так как обязанность ведения личных дел возлагается исключительно на государственные органы, то и все законодательные нормативы, касающиеся их хранения в отношении уволенных работников являются обязательными лишь для соответствующих учреждений. Однако это не значит, что коммерческие учреждения не могут использовать в своих целях личные дела и обеспечивать их хранение в архиве.

Использование расширенных по информативности личных дел в сравнении с карточками позволяет работодателям эффективнее анализировать проходящие на предприятии кадровые процессы и получать четкие сведения о всем трудовом пути каждого работника — в том числе эта информация может потребоваться и после увольнения сотрудника.

. Коммерческие учреждения могут самостоятельно определять как форму личных дел, так и сведения, вносимые в них, порядок обработки данных и их хранения, если эти действия не нарушают законодательства о защите персональных данных.

Сколько длится хранение личных дел уволенных сотрудников

В зависимости от принадлежности уволенного ранее работника к одной из определенных категорий, разнятся и государственные нормативы по срокам хранения их личных дел. В частности, предусматриваются следующие варианты сроков хранения данной документации и связанных с личными делами документов:

3 года. В течение этого срока государственные органы обязаны сохранять в архиве личные дела на желающих трудоустроиться, подавших документы или прошедших анкетирование, но впоследствии не принятых на работу соискателей.
5 лет. Этот срок хранения предусмотрен для характеристик трудящихся, их резюме и иных документов, которые не входят в личное дело, например — служебных записок, заявлений.
50 лет. В течение данного срока должны храниться на предприятии личные дела трудящихся, которые были уволены после 1 января 2003 года.
75 лет. Это — основной нормативный срок хранения документации, связанной с личными делами и карточками в государственных учреждениях.

Личные дела руководителей учреждений должны храниться в них бессрочно и не подлежат утилизации даже при прошествии 75-летнего срока с момента их увольнения.

Ведение отчетности и учета сроков, в связи с их большой продолжительностью в целях упрощения проводится с 1 января года, последующего за увольнением работника. Личные дела должны храниться на предприятии в соответствии с нормативами законодательства об архивах, а также СнИП и СанПиН.

Вся информация из личных дел должна быть перепрошита при увольнении сотрудника, удаляются скрепки и иные крепежные элементы. Упаковывается каждое личное дело в твердый переплёт. Другие личные документы работника, копии его документов, должны быть сложены в отдельный конверт и подшиты к личному делу.

Согласно нормативам законодательства об обработке персональных данных даже государственные службы должны по первому запросу предоставлять в том числе и бывшим работникам полный доступ об осуществляемой обработке их персональных данных, в том числе и о личных делах.

Использование личных дел уволенных сотрудников может потребоваться при расследовании каких-либо преступлений, а также для подсчета трудового стажа и выслуги лет. Кроме того, на основании информации о награждении работника, отраженной в личном деле, могут предоставляться различные ведомственные и государственные награды даже госслужащим, которые уже окончили свою службу, как до выхода на пенсию, так и после него. По прошествии установленного срока хранения личные дела уволенных работников подлежат обязательной утилизации.

Автор: Архипова Ольга Сергеевна

(19 голос., средний: 4,10 из 5)

Загрузка...