Хранение личных дел уволенных сотрудников

Темы: КадрыОрганизация бизнесаУвольнение

На работодателя российское законодательство возлагает ряд дополнительных обязанностей, одной из которых является хранение личных дел уволенных сотрудников. При этом касательно личных дел уволенных работников могут устанавливаться различные принципы и условия хранения в зависимости от конкретного статуса работодателя. Каждому кадровому специалисту следует знать, как должны храниться указанные документы и как должен быть обустроен для них архив.

Личное дело уволенного работника — что это, правовое регулирование

Под личным делом сотрудника подразумевается расширенный пакет документов, содержащих информацию о работнике, занимаемых им должностях на предприятии, трудовом стаже.

При этом законодательство достаточно строго регламентирует ведение данной документации в следующих нормативно-правовых актах:

  • ФЗ №79 от 27.04.2004. Этот закон является основным документом, который регулирует деятельность государственных служащих в России, и в своих положениях также рассматривает и вопросы ведения личных дел таковых работников.
  • Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005. Этим указом устанавливаются отдельные нормативы, касающиеся обработки персональных данных государственных служащих, в том числе и в отношении ведения их личных дел.
Следует разделять понятие личного дела и личной карточки сотрудника. Личные дела являются обязательными лишь для государственных учреждений — в отношении коммерческих предприятий вышеозначенные нормативы имеют лишь рекомендательный статус. В то же время личные карточки сотрудников должен вести каждый зарегистрированный на территории РФ работодатель. Более подробно об особенностях хранения личных карточек уволенных сотрудников можно прочитать в отдельной статье.

Ряд документов, соответственно требованиям законодательства, должен сохраняться на предприятии и по окончании ведения трудовых взаимоотношений. Так, подобные требования касаются обязательного архивирования отданных приказов, локальных нормативных актов, а также и личных дел работников — но далеко не в каждом случае.

Когда необходимо хранение личных дел уволенных сотрудников

Так как обязанность ведения личных дел возлагается исключительно на государственные органы, то и все законодательные нормативы, касающиеся их хранения в отношении уволенных работников являются обязательными лишь для соответствующих учреждений. Однако это не значит, что коммерческие учреждения не могут использовать в своих целях личные дела и обеспечивать их хранение в архиве.

Использование расширенных по информативности личных дел в сравнении с карточками позволяет работодателям эффективнее анализировать проходящие на предприятии кадровые процессы и получать четкие сведения о всем трудовом пути каждого работника — в том числе эта информация может потребоваться и после увольнения сотрудника.

. Коммерческие учреждения могут самостоятельно определять как форму личных дел, так и сведения, вносимые в них, порядок обработки данных и их хранения, если эти действия не нарушают законодательства о защите персональных данных.

Сколько длится хранение личных дел уволенных сотрудников

В зависимости от принадлежности уволенного ранее работника к одной из определенных категорий, разнятся и государственные нормативы по срокам хранения их личных дел. В частности, предусматриваются следующие варианты сроков хранения данной документации и связанных с личными делами документов:

  • 3 года. В течение этого срока государственные органы обязаны сохранять в архиве личные дела на желающих трудоустроиться, подавших документы или прошедших анкетирование, но впоследствии не принятых на работу соискателей.
  • 5 лет. Этот срок хранения предусмотрен для характеристик трудящихся, их резюме и иных документов, которые не входят в личное дело, например — служебных записок, заявлений.
  • 50 лет. В течение данного срока должны храниться на предприятии личные дела трудящихся, которые были уволены после 1 января 2003 года.
  • 75 лет. Это — основной нормативный срок хранения документации, связанной с личными делами и карточками в государственных учреждениях.
Личные дела руководителей учреждений должны храниться в них бессрочно и не подлежат утилизации даже при прошествии 75-летнего срока с момента их увольнения.

Ведение отчетности и учета сроков, в связи с их большой продолжительностью в целях упрощения проводится с 1 января года, последующего за увольнением работника. Личные дела должны храниться на предприятии в соответствии с нормативами законодательства об архивах, а также СнИП и СанПиН.

Вся информация из личных дел должна быть перепрошита при увольнении сотрудника, удаляются скрепки и иные крепежные элементы. Упаковывается каждое личное дело в твердый переплёт. Другие личные документы работника, копии его документов, должны быть сложены в отдельный конверт и подшиты к личному делу.

Согласно нормативам законодательства об обработке персональных данных даже государственные службы должны по первому запросу предоставлять в том числе и бывшим работникам полный доступ об осуществляемой обработке их персональных данных, в том числе и о личных делах.

Использование личных дел уволенных сотрудников может потребоваться при расследовании каких-либо преступлений, а также для подсчета трудового стажа и выслуги лет. Кроме того, на основании информации о награждении работника, отраженной в личном деле, могут предоставляться различные ведомственные и государственные награды даже госслужащим, которые уже окончили свою службу, как до выхода на пенсию, так и после него. По прошествии установленного срока хранения личные дела уволенных работников подлежат обязательной утилизации.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (19 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>