Информационное письмо о смене реквизитов

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Ведение хозяйственной деятельности предполагают возникновение непредвиденных обстоятельств. Некоторые требуют извещения других лиц об изменениях отдельных моментов сотрудничества, например банковских реквизитов. При таких условиях составляется информационное письмо о смене реквизитов по образцу.

Что представляет собой информационное письмо

Рассматриваемый документ является официальной бумагой, оформляемой в момент смены фактического адреса, юридического наименования, реквизитов банка, появления нового руководства, а также в ситуациях, предусмотренных спецификой взаимоотношений между контрагентами. Письмо относится к области деловых переписок и является частью документооборота, предусмотренного в компании.

Информационное письмо о смене банковских реквизитов по образцу, который обязательно должен быть на предприятии, предназначено для следующих лиц:

  • партнеров, клиентов, заказчиков;
  • кредиторов;
  • контролирующих органов власти;
  • государственных служб.

По отношению к другим заинтересованным лицам уведомление также проводится в обязательном порядке. Это связано с тем, что в заключаемых договорах отображается пункт о необходимости оповещения об изменениях реквизитов одной из сторон.

Процедура должны быть своевременно реализована в целях недопущения неисправностей или перевода средств организации на неверный счет.

Кем составляется документ

Составление письма по образцу закреплено, на практике, за секретарем или юридическим помощником компании. Также нередко оформление документа руководством самостоятельно или через поручение менеджерам среднего звена, которые задействованы в общении с контрагентами.

Однако, вне зависимости от должности, необходимо поручать такую задачу специалисту, имеющему хотя бы минимальный опыт ведения делового общения от имени организации.

Процедура составления информационного письма о смене реквизитов

Форма составления письма — свободная (отправитель при этом учитывает цели донесения информации, обязательность и поставленные сроки), но должна включать некоторые важные реквизиты. Так, в процессе составления опираются на следующий алгоритм:

  • первым делом получателя информируют о факте официального изменения важных для него данных, четко и без ошибок указываются новые реквизиты;
  • далее уточняется дата утраты ранее действующего статуса данных;
  • после обращается внимание на особо значимую документацию для настоящего и будущего периода, если она касается обновленных реквизитов;
  • завершение составления письма знаменуется живой подписью ответственного лица с её расшифровкой.

На что обратить внимание при составлении

Чтобы максимально грамотно составить информационное письмо об изменении реквизитов, отправителю следует ознакомиться с основными нюансами написания. Базовые правила оформления рассматриваемого документа такие:

  • обязательно отмечать наименование организации и конкретное лицо, на чье имя приходит письмо, а также занимаемую им должность;
  • детализировать новую информацию при необходимости;
  • предложить подходы к разрешению вопросов, связанных с имеющимися изменениями;
  • не допускать орфографических, пунктуационных и грамматических ошибок;
  • проверять и уточнять информацию (если составитель сомневается в её достоверности);
  • использовать стиль деловой переписки, сохранять вежливый тон, соблюдать краткость;
  • без живой подписи указанного сотрудника письмо считается недействительным;
  • наличие печати организации необязательно (согласно требованиям нормативно-правовых актов 2016 г.);
  • формировать письмо в количестве, равном всем задействованным сторонам;
  • всегда записывать в журнале регистрации в целях нивелирования потенциальных конфликтных ситуаций с контрагентами.

Письмо может быть представлено в таких вариантах:

  • в печатном виде (наиболее предпочитаемый способ). Документ составляется на бумаге стандартного формата или на специальном бланке посредством компьютерного набора);
  • в рукописном виде (требования аналогичны первому случаю).

Образец оформления информационного письма о смене реквизитов

Поскольку на сегодняшний момент не установлено единого образца для написания информационного письма о смене банковских реквизитов, предприятия самостоятельно разрабатывают примеры оформления, опираясь на релевантные для них критерии и вышеописанные нюансы.

Образец условно можно разделить на три элемента: заполненную шапку, основное содержание и концовку.

Шапка должна содержать следующие реквизиты:

  • юридический статус и наименование организации;
  • фактический адрес регистрации;
  • контактный телефон (при необходимости – электронную почту);
  • дату составления;
  • номер акта согласно порядку внутреннего документооборота;
  • Ф.И.О. и должность лица, на имя которого составляется бумага (чаще всего – генерального директора или исполняющего его обязанности);

Содержание основной части следующее:

  • название документа посередине листа;
  • обращение к представителю интересов другого предприятия (пример: «Уважаемый Виктор Сергеевич»);
  • краткое изложение послания, начинающееся со слов «Сообщаю»;
  • представляемые просьбы по корректировке данных с уточнением определенной даты;
  • новые реквизиты организации.

Концовка включает в себя:

  • Ф.И.О. и должность ответственного лица;
  • живую подпись.

Способы отправки письма

Практике делового общения известно несколько способов послания официального извещения:

  • посредством заказного письма с уведомлением о вручении (увеличивает вероятность точной доставки адресату, следовательно, своевременного информирования о новых реквизитах);
  • путем отправки по электронной почте или через факс (используется в случае необходимости срочной передачи информации и большого расстояния между сторонами, обеспечивает доказательную базу при разрешении неясной ситуации, что упрощает процедуру взаимодействия компаний).

Зная ключевые особенности написания информационного письма, отправителю не составит труда грамотно подойти к его оформлению.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (29 голос., средний: 4,60 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>