Инструкция по кадровому делопроизводству

Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

инструкция по кадровому делопроизводствуВ процессе работы предприятие постоянно взаимодействует с персоналом: принимаются на работу и увольняются сотрудники, предоставляются отпуска, подчиненные направляются в командировки и так далее. Это ответственные процедуры, требующие чёткого следования закону и внутренним регламентам. В данной статье разбирается содержание инструкции по кадровому делопроизводству. Также внимание уделяется тому, как оформить документ, использовать, хранить на предприятии.

Что такое инструкция по кадровому делопроизводству и для чего необходима

Закон не содержит однозначный ответ относительного того, необходим ли такой документ или нет. Прямое указание в тексте нормативных актов отсутствует.

Вместо этого на работодателя возложен ряд обязанностей в сфере кадрового, бухгалтерского делопроизводства, невыполнение которых является нарушением.

Так, ст. 21 ТК РФ определяет право администрации предприятий создавать внутренние (локальные) правовые акты, которые призваны упорядочить определенные правоотношения внутри компании, ввести своеобразные алгоритмы, обеспечить однообразие действий.

Инструкция по кадровому делопроизводству – это локальный правовой акт, разрабатываемый и утверждаемый предприятием в целях оптимизации действий, выполняемых в процессе приёма кандидатов на должность, увольнения, оформления отпусков и других операций по работе с персоналом.

Инструкцией обычно предусматривается:

  • Круг лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (если компания располагает филиалами, следует указать, каким образом оформляются процессы в них, как подразделение должно взаимодействовать по вопросам управления персоналом).
  • Алгоритм операций, то есть что необходимо сделать, к примеру, в случае прогула работника и т.д.
  • Перечень внутренних, типовых документов, примеры их заполнения.

Обычно управление персоналом осуществляется отделом кадров предприятия. Наряду с рассматриваемой инструкцией должно быть утверждено положение данного подразделения, должностные инструкции кадровых работников.

При осуществлении кадрового делопроизводства инспекторы должны выполнять, прежде всего, условия трудового договора и ДИ. Рассматриваемая инструкция выступает не рекомендательным, а обязательным документом, следовать которому обязан каждый сотрудник.

Как оформляется инструкция по кадровому делопроизводству

Процесс создания документа напрямую зависит от типа предприятия и масштабов деятельности. Если это маленькая фирма, то разработкой может заниматься первый руководитель (или кадровый инспектор по его поручению).

Документ следует составлять на основе требований:

  • Конституции РФ.
  • Трудового кодекса РФ.
  • Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
  • Постановлений Правительства РФ в сфере кадрового делопроизводства.
  • Ведомственных приказов, распоряжений Министерства труда и социальной политики, Росархива, Госкомстата.

К разработке проекта инструкции следует привлечь юрисконсульта компании, участие которого требуется для своевременного обнаружения и устранения опасных неточностей вновь созданного документа. Лучше это сделать на этапе создания, чем после утверждения.

Содержание инструкции следует разделить на несколько структурных частей, в которых по пунктам перечислить основные элементы управления персоналом.

Обычно структура выглядит так:

  • инструкция по кадровому делопроизводству этоТитульный лист. Вверху листа помещается «шапка» предприятия с указанием названия, регистрационных кодов, юридического адреса, телефонов и т.д. Посередине крупным шрифтом пишется «Инструкция по делопроизводству» и название предприятия. Внизу страницы находится наименование города и год создания документа.
  • Содержание инструкции. Поскольку документ является объёмным и призван регламентировать каждое действие, стоит указать названия разделов, подразделов, находящихся на соответствующей странице.
  • Основная часть документа обычно включает в себя общие положения, порядок приёма, увольнения, перевода работников, ухода в отпуск, на больничный или в командировку. Каждая операций следует отвести целый раздел, где по пунктам указывается порядок её выполнения.
  • Приложения. В их качестве могут выступать образцы заявлений, актов, приказов и других локальных актов. Это может облегчить процесс работы, особенно если задача выполняется неопытным, вновь прибывшим инспектором по кадрам.
  • Резолютивная часть. Инструкция является локальным актом предприятия, который нужно подписать у первого руководителя. Также документ визируется начальником отдела кадров, который берёт на себя ответственность за корректность содержания документа и его исполнение.

Общие положения инструкции обычно содержат информацию о том, кто имеет право вести кадровое делопроизводство, какова цель документа, ответственность в случае нарушения положений.

Рассматриваемый документ будет эффективен настолько, насколько подробно описаны операции. К примеру, стоит расписать, каким образом происходит оценка, согласование, визирование приказов, где должна располагаться подпись и т.д.

Инструкцию будет необходимо довести до работников кадрового подразделения под личную подпись. Для этого можно использовать лист ознакомления, где работники поставят автографы и даты, когда текст был представлен к изучению.

Образец инструкции по кадровому делопроизводству 2021 года

инструкция кадрового делопроизводстваДокумент составляется в одном экземпляре. Юридическая сила приобретается в результате подписания и утверждения директором. Кроме этого необходимо включить разработанный документ в перечень локальных правовых актов компании.

Для удобства пользования инструкцию можно поместить в электронном формате на локальный сервер. Таким образом, любой желающий в кампании сможет быстро отыскать документ и нужный его раздел. При этом следует позаботиться о безопасности данных, размещаемых на сервере.

Поскольку процесс кадрового делопроизводства подвержен изменениям, в перспективе может потребоваться внести изменения и в образец инструкции по кадровому делопроизводству. Это делается путём издания приказа, на основании которого осуществляются коррективы инструкции.

При этом предыдущая редакция не уничтожается, а списывается в архив, где должна храниться в течение установленного номенклатурой срока.

Заключение

Таким образом, в случае разработки и принятия инструкция действует на протяжении всего периода существования компании (до момента корректировки, требующей новой редакции). Этот документ может быть представлен к изучению проверяющим органам в рамках инспекции. Правильное оформление поможет снизить количество вопросов в ходе проверки.

Кадровое делопроизводство должно быть стабильным. Поэтому основная задача инструкции – облегчить труд кадрового подразделения, минимизировать ошибки и потенциальные нарушения.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>