Изменение штатного расписания
Оглавление:
1. Как внести изменения в штатное расписание
2. Основания для изменения штатного расписания
3. Уведомление работников об изменениях в штатном расписании
4. Распоряжение руководителя об изменении штатного расписания
Как внести изменения в штатное расписание
Такой локальный нормативный акт как штатное расписание необходимо всегда поддерживать в актуальном состоянии. Во-первых, законодательство требует, чтобы названия должностей сотрудников, структурные подразделения и размер зарплаты в трудовых соглашениях соответствовал информации в расписании по штату.
Во-вторых, контролирующие органы в ходе проверочных мероприятий запрашивают этот документ и сверяют с фактической численностью и структурой персонала. При несоответствии нанимателя ожидает штраф.
В-третьих, этот сводный акт по персоналу помогает своевременно принимать управленческие решения и оперативно регулировать численность сотрудников.
В-четвертых, расхождения между штатным расписанием и реальным наличием наемного персонала может стать поводом для отмены через суд решения работодателя об увольнении по сокращению.
Порядок действий при актуализации штатного расписания (например, при изменении должности) достаточно простой:
- обоснование изменений;
- уведомление заинтересованных работников (при необходимости);
- распоряжение об изменении (утверждении нового) документа;
- Приведение трудовых договоров в соответствие новой редакции внутреннего нормативного акта.
В случае кардинальных изменений в штатном расписании добавляется этап составления нового документа.
Например, руководство принимает решение о повышении заработной платы всем сотрудникам.
В такой ситуации нельзя обойтись простым внесением изменений в штатное расписание. При изменении окладов большому количеству наемных работников следует разработать и утвердить новый документ.
Основания для изменения штатного расписания
Прежде чем, руководитель компании издаст распоряжение (приказ) об изменении этого документа, необходимо обосновать причины для обновления штатного расписания.
Основаниями могут быть:
законодательные изменения;- финансовое состояние компании;
- результаты СОУТ;
- реорганизация фирмы;
- обновление технологии производства;
- иные причины.
Для обоснования изменений необходим распорядительный документ руководителя или собственника компании либо докладная (служебная) записка начальника структурного подразделения, которое заинтересовано в изменениях.
Например, в случае решения о реорганизации предприятия, распоряжение об оптимизации структуры персонала и актуализацию необходимых документов издает руководство. А при необходимости увеличения сотрудников в конкретном отделе — ходатайствует об этом начальник этого подразделения.
Кроме того, предложить изменение численности могут кадровые и финансовые службы, в качестве меры по выходу из сложного финансового положения либо для приведения штатного расписания в соответствие законодательным нововведениям.
Пример служебной записки с обоснованием изменения:
Директору ЗАО «Сверхноватор»
Кроссову Р. И.
Начальника отдела сбыта
Пригорова П. С.
Докладная записка
В связи с освоением нового направления для сбыта продукции нашего предприятия и увеличением маршрутной сети отделу сбыта, необходимы дополнительные штатные единицы:
Экспедитор — 2 человека;
Водитель грузового автомобиля — 3 человека.
Прошу внести необходимые изменения в штатное расписание и обеспечить наем работников на указанные должности.
К докладной записке прилагаю расчет-обоснование необходимости введения новых штатных единиц.
29.09.2021 Пригоров Пригоров П. С.
Уведомление работников об изменениях в штатном расписании
Работников компании нет необходимости уведомлять обо всех изменениях в штатном расписании. Когда актуализация носит формальный характер, например, структура фирмы оптимизируется за счет исключения вакантных рабочих мест, информировать сотрудников не нужно. Аналогично поступают и в случае увеличения штата.
Даже при простом переименовании должности — письменное уведомление обязательно. Сделать это нужно, как минимум за два месяца до вступления в силу новой редакции штатного расписания.
Сотрудников информируют о:
изменении названия структурного подразделения или должности;- увеличении (уменьшении) размера зарплаты;
- предстоящем сокращении;
- иных условиях.
Помимо уведомления, нужно получить согласие работника на такие изменения. Понятно, что при увеличении заработной платы или формальном переименовании должности, работник согласится с переменами. А в случае ухудшения положения он имеет право отказаться от новых условий и уволится.
Уведомление можно составить следующим образом:
ООО «Комнатофф»
Инструктору по охране труда
Магометову И. А.
УВЕДОМЛЕНИЕ № 17
13.10.2021
Об изменении существенных условий трудового договора
Уважаемый Ираклий Андреевич!
В связи с необходимостью приведения штатного расписания в соответствие законодательству, уведомляем Вас о том, что начиная с 01.01.2020, изменяется наименование Вашей должности с «инструктор по охране труда» на «специалист по охране труда». Остальные условия трудового договора и функциональные обязанности остаются без изменений.
Директор Ваницкий О. Г.
Экземпляр уведомления получил. С изменениями условий трудового договора согласен Магометов И. А. 14.10.2021
После информирования работника о предстоящих изменениях и получения его согласия необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором фиксируют новые условия труда. Сделать это необходимо до начала действия нового штатного расписания либо в тот же день, с которого этот локальный нормативный документ вступает в силу.
Распоряжение руководителя об изменении штатного расписания
После того, как изменения локального нормативного акта обоснованы, получено согласие от заинтересованных сотрудников и руководства, кадровое подразделение готовит распорядительный документ от имени директора или его заместителей для утверждения новой редакции штатного расписания.
Структура приказа (распоряжения) аналогична другим документам по кадровым вопросам, принятым на предприятии. В тексте указывают:
- основания для изменения;
- перечень изменений;
- распоряжения работникам кадров и бухгалтерии о приведении в соответствие необходимых документов;
- сроки начала действия новой редакции.
Дополняют приказ документы, обосновывающие нововведения и штатное расписание с изменениями.
Приказ можно составить так:
ЗАО «Сверхноватор»
ПРИКАЗ
От 03.10.2021 № 56/к
Об изменении штатного расписания
В связи с производственной необходимостью
ПРИКАЗЫВАЮ:
Дополнить штатное расписание следующими позициями в отделе сбыта:
Экспедитор — 2 ставки с должностным окладом 17 000 рублей и надбавкой за разъездной характер работы в размере 10 % от должностного оклада.
Водитель грузового автомобиля — 3 ставки с должностным окладом 12 000 рублей и надбавкой за выполнение плановых показателей по перевозкам в размере 15 %.
Штатное расписание с вышеуказанными изменениями вступает в действие с 01.11.2021 года.
Начальнику отдела кадров Шестоперову В. З. и главному бухгалтеру Рокотовой А. М. учитывать в работе новую редакцию штатного расписания с 01.11.2021
Начальнику отдела кадров Шестоперову В. З. не позднее 20.10.2021 осуществить подбор кандидатов на занятие вакантных должностей в отделе сбыта.
Приложения:
Служебная записка начальника отдела сбыта Пригорова П. С. от 29.09.2021 года.
Штатное расписание от 17. 01. 2021 года № 4.
Директор Кроссов Р. И.
После подписания распорядительного документа и его регистрации нужно ознакомить с приказом всех заинтересованных сотрудников. При большом количестве ознакамливаемых можно создать дополнительно лист ознакомления.
Штатное расписание нуждается в периодическом пересмотре и обновлении. Оно должно всегда соответствовать фактической структуре наемного персонала предприятия. При необходимости внесения незначительных изменений ходатайствовать об этом могут руководители структурных подразделений, кадровые и финансовые службы. Если при этом изменяются существенные условия трудовых соглашений обязательно уведомить о нововведениях работников.