Изменение штатного расписания

Структура персонала и, соответственно, документ, который ее отражает, не являются статичными. Нельзя принять штатное расписание один раз в начале деятельности фирмы и руководствоваться им в течение всего времени ведения бизнеса. По мере необходимости, в зависимости от масштаба нововведений, этот локальный нормативный акт принимают по новой либо вносят изменения в действующее штатное расписание.

Как внести изменения в штатное расписание

Такой локальный нормативный акт как штатное расписание необходимо всегда поддерживать в актуальном состоянии. Во-первых, законодательство требует, чтобы названия должностей сотрудников, структурные подразделения и размер зарплаты в трудовых соглашениях соответствовал информации в расписании по штату.

Во-вторых, контролирующие органы в ходе проверочных мероприятий запрашивают этот документ и сверяют с фактической численностью и структурой персонала. При несоответствии нанимателя ожидает штраф.

В-третьих, этот сводный акт по персоналу помогает своевременно принимать управленческие решения и оперативно регулировать численность сотрудников.

В-четвертых, расхождения между штатным расписанием и реальным наличием наемного персонала может стать поводом для отмены через суд решения работодателя об увольнении по сокращению.

Порядок действий при актуализации штатного расписания (например, при изменении должности) достаточно простой:

• обоснование изменений;
• уведомление заинтересованных работников (при необходимости);
• распоряжение об изменении (утверждении нового) документа;
• Приведение трудовых договоров в соответствие новой редакции внутреннего нормативного акта.

В случае кардинальных изменений в штатном расписании добавляется этап составления нового документа.

Например, руководство принимает решение о повышении заработной платы всем сотрудникам.

В такой ситуации нельзя обойтись простым внесением изменений в штатное расписание. При изменении окладов большому количеству наемных работников следует разработать и утвердить новый документ.

Основания для изменения штатного расписания

Прежде чем, руководитель компании издаст распоряжение (приказ) об изменении этого документа, необходимо обосновать причины для обновления штатного расписания.

Основаниями могут быть:

• законодательные изменения;
• финансовое состояние компании;
• результаты СОУТ;
• реорганизация фирмы;
• обновление технологии производства;
• иные причины.

Для обоснования изменений необходим распорядительный документ руководителя или собственника компании либо докладная (служебная) записка начальника структурного подразделения, которое заинтересовано в изменениях.

Например, в случае решения о реорганизации предприятия, распоряжение об оптимизации структуры персонала и актуализацию необходимых документов издает руководство. А при необходимости увеличения сотрудников в конкретном отделе — ходатайствует об этом начальник этого подразделения.

Кроме того, предложить изменение численности могут кадровые и финансовые службы, в качестве меры по выходу из сложного финансового положения либо для приведения штатного расписания в соответствие законодательным нововведениям.

Пример служебной записки с обоснованием изменения:

Директору ЗАО «Сверхноватор»

Кроссову Р. И.

Начальника отдела сбыта

Пригорова П. С.

Докладная записка

В связи с освоением нового направления для сбыта продукции нашего предприятия и увеличением маршрутной сети отделу сбыта, необходимы дополнительные штатные единицы:

Экспедитор — 2 человека;

Водитель грузового автомобиля — 3 человека.

Прошу внести необходимые изменения в штатное расписание и обеспечить наем работников на указанные должности.

К докладной записке прилагаю расчет-обоснование необходимости введения новых штатных единиц.

29.09.2021 Пригоров Пригоров П. С.

Уведомление работников об изменениях в штатном расписании

Работников компании нет необходимости уведомлять обо всех изменениях в штатном расписании. Когда актуализация носит формальный характер, например, структура фирмы оптимизируется за счет исключения вакантных рабочих мест, информировать сотрудников не нужно. Аналогично поступают и в случае увеличения штата.

Даже при простом переименовании должности — письменное уведомление обязательно. Сделать это нужно, как минимум за два месяца до вступления в силу новой редакции штатного расписания.

Сотрудников информируют о:

• изменении названия структурного подразделения или должности;
• увеличении (уменьшении) размера зарплаты;
• предстоящем сокращении;
• иных условиях.

Помимо уведомления, нужно получить согласие работника на такие изменения. Понятно, что при увеличении заработной платы или формальном переименовании должности, работник согласится с переменами. А в случае ухудшения положения он имеет право отказаться от новых условий и уволится.

Уведомление можно составить следующим образом:

ООО «Комнатофф»

Инструктору по охране труда

Магометову И. А.

УВЕДОМЛЕНИЕ № 17

13.10.2021

Об изменении существенных условий трудового договора

Уважаемый Ираклий Андреевич!

В связи с необходимостью приведения штатного расписания в соответствие законодательству, уведомляем Вас о том, что начиная с 01.01.2020, изменяется наименование Вашей должности с «инструктор по охране труда» на «специалист по охране труда». Остальные условия трудового договора и функциональные обязанности остаются без изменений.

Директор Ваницкий О. Г.

Экземпляр уведомления получил. С изменениями условий трудового договора согласен Магометов И. А. 14.10.2021

После информирования работника о предстоящих изменениях и получения его согласия необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором фиксируют новые условия труда. Сделать это необходимо до начала действия нового штатного расписания либо в тот же день, с которого этот локальный нормативный документ вступает в силу.

Распоряжение руководителя об изменении штатного расписания

После того, как изменения локального нормативного акта обоснованы, получено согласие от заинтересованных сотрудников и руководства, кадровое подразделение готовит распорядительный документ от имени директора или его заместителей для утверждения новой редакции штатного расписания.

Структура приказа (распоряжения) аналогична другим документам по кадровым вопросам, принятым на предприятии. В тексте указывают:

• основания для изменения;
• перечень изменений;
• распоряжения работникам кадров и бухгалтерии о приведении в соответствие необходимых документов;
• сроки начала действия новой редакции.

Дополняют приказ документы, обосновывающие нововведения и штатное расписание с изменениями.

Приказ можно составить так:

ЗАО «Сверхноватор»

ПРИКАЗ

От 03.10.2021 № 56/к

Об изменении штатного расписания

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

Дополнить штатное расписание следующими позициями в отделе сбыта:

Экспедитор — 2 ставки с должностным окладом 17 000 рублей и надбавкой за разъездной характер работы в размере 10 % от должностного оклада.

Водитель грузового автомобиля — 3 ставки с должностным окладом 12 000 рублей и надбавкой за выполнение плановых показателей по перевозкам в размере 15 %.

Штатное расписание с вышеуказанными изменениями вступает в действие с 01.11.2021 года.

Начальнику отдела кадров Шестоперову В. З. и главному бухгалтеру Рокотовой А. М. учитывать в работе новую редакцию штатного расписания с 01.11.2021

Начальнику отдела кадров Шестоперову В. З. не позднее 20.10.2021 осуществить подбор кандидатов на занятие вакантных должностей в отделе сбыта.

Приложения:

Служебная записка начальника отдела сбыта Пригорова П. С. от 29.09.2021 года.

Штатное расписание от 17. 01. 2021 года № 4.

Директор Кроссов Р. И.

После подписания распорядительного документа и его регистрации нужно ознакомить с приказом всех заинтересованных сотрудников. При большом количестве ознакамливаемых можно создать дополнительно лист ознакомления.

Штатное расписание нуждается в периодическом пересмотре и обновлении. Оно должно всегда соответствовать фактической структуре наемного персонала предприятия. При необходимости внесения незначительных изменений ходатайствовать об этом могут руководители структурных подразделений, кадровые и финансовые службы. Если при этом изменяются существенные условия трудовых соглашений обязательно уведомить о нововведениях работников.

С этим читают

С этим читают

Срок хранения штатного расписания

Выписка из штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания: образец

Приказ об изменении штатного расписания, образец

Автор: Князева Ирина Олеговна

(36 голос., средний: 4,30 из 5)

Загрузка...