Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

На сегодняшний день процедуры кадрового делопроизводства регламентируются отечественным законодательством и предполагают грамотное документальное оформление. Игнорирование этого факта чревато применением контролирующими органами существенных взысканий. О том, как грамотно организовать кадровое делопроизводство в полном объеме, расписано далее.

Кадровое делопроизводство что это, решаемые им задачи

Прежде чем организовывать с нуля кадровый учет на хозяйствующем субъекте, стоит разобраться в содержании данного понятия. Так, кадровое делопроизводство – это фиксирование и документирование всех аспектов трудовых отношений, в частности, организации трудовой деятельности, субординации между подчиненными и руководством, наличия и движения штата.

В частности, фиксируются следующие моменты:

Грамотно организованное делопроизводство кадров (по-другому, кадровый учет) позволяет одновременно решить множество различных задач. Хотя они и отличаются в зависимости от специфики деятельности компании, основные, актуальные для всех организаций, заключаются в следующем:

  • учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;
  • персонифицированный учет штатных единиц;
  • учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
  • грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
  • найм работников с учетом их личных качеств, анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами;
  • сбор и хранение документации, актуальной при выходе подчиненных на пенсию;
  • ведение воинского учета.

Регламентация кадрового делопроизводства

Регламентация делопроизводства отличается в зависимости от сферы деятельности субъекта.

Основополагающими нормативно-правовыми документами, регламентирующими данный процесс, являются:

  • Закон РФ № 1032-1 от 19.04.1991 г.;
  • Общероссийский классификатор управления документами ОК 011-93 (Постановление № 299 Госстандарта РФ от 30.12.1993 г.);
  • ФЗ № 129 от 09.08.1995 г.;
  • Трудовой кодекс (ФЗ № 197 от 30.12.2001 г.);
  • ФЗ № 62 от 31.05.2002 г.;
  • Постановление Правительства № 255 от 16.04.2003 г.;
  • Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.2003 г.;
  • Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. (с определенными ограничениями);
  • ФЗ № 98 от 29.07.2004 г.;
  • ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.;
  • ФЗ № 53 от 01.06.2005;
  • ФЗ № 149 от 27.07.2006 г.;
  • ФЗ № 152 от 27.07.2006 г.;
  • Приказ Минэкономразвития РФ № 141от 30.04.2009 г.;
  • ФЗ № 63 от 06.04.2011 г.;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Приказ Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016 г.).

Помимо них, имеются специализированные нормативные акты, регламентирующие учетные процедуры. Их действие распространяется на субъекты, действующие в специфических сферах (к примеру, муниципальные организации). К таковым относятся:

  • Постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.2009 г.;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил.

Способы организации кадрового делопроизводства

На практике, в зависимости от размера штата компании, масштабов ее деятельности и финансовых возможностей, различают такие способы организации учета кадров:

  1. лично администрацией субъекта (для этого ей издается соответствующий приказ, закрепляющий за ней данные обязательства);
  2. по мере трудоустройства штатных единиц (актуально для только что созданных небольших компаний) – ответственным лицом (сотрудником кадрового отдела, реже – работником финансового);
В этом случае также издается распоряжение руководителя, подтверждающее полномочия. Кроме того, они прописываются в должностной инструкции работника.
  1. целым самостоятельным структурным подразделением – отделом кадров, во главе с начальником;
Способ считается не только наиболее удобным, но и наиболее затратным, поэтому к нему прибегают крупные хозяйствующие субъекты с большим коллективом.
  1. сторонней организацией, предлагающей подобные услуги.

Во втором случае возможно поручение работнику ведения делопроизводства не в качестве основной, а в качестве дополнительной работы. При этом важно помнить следующие нюансы:

  • прежде всего, следует получить от подчиненного его письменное согласие на выполнение дополнительных работ, поскольку сразу вменить их посредством издания соответствующего приказа трудовое законодательство запрещает (принуждение к труду считается серьезным правонарушением);
  • на выполнение дополнительных обязанностей, наряду с определенным трудовым договором функционалом, должно отводиться четко определенное время;
  • дополнительные функции должны оплачиваться (ст. 151 ТК РФ);
  • если дополнительная работа отличается от функционала, предусмотренного должностью подчиненного, ее поручение оформляется как совмещение профессий (должностей);
  • подчиненный вправе досрочно завершить выполнение дополнительной работы, а работодатель – аннулировать приказ о ее выполнении, оформив соответствующее решение письменно и ознакомив с ней вторую сторону не позднее 3 рабочих дней.

Исходя из вышеуказанного, вменение работодателем дополнительной работы должно сопровождаться оформлением сотрудником письменного соглашения, в котором прописывается:

  • Срок ее выполнения (ст. 60.2 ТК). Для этого используется следующая формулировка: «С __ ______ 2018 г. вплоть до закрытия вакантной должности».
Причина закрытия должности может быть любая, к примеру, удаление ее из штатного расписания или делегирование функционала другому работнику по трудовому договору.
  • Ее суть и объем. Так, следует указать, что поручается сотруднику – только оформление и хранение приказов, или еще и ведение трудовых, а также разработка проектов локальных документов. Также это следует отразить в допсоглашении.
  • Трудовое вознаграждение (в рублях).

Определившись с вариантом ведения кадрового учета и ответственным за это лицом, следует приступать к его организации с нуля.

Кадровое делопроизводство с нуля в 2018: пошаговые инструкции

Организация кадрового учета с нуля предполагает следующие шаги:

  1. Анализ деятельности хозяйствующего субъекта.

В ходе него уточняются такие важные аспекты:

  • организационная структура предприятия (перечень отделов или подразделений);
  • численность штата (общая и в разрезе каждого подразделения);
  • наличие вакантных должностей в каждой структурной единице;
  • размеры трудового вознаграждения для той или иной должности каждого члена коллектива, а также наличие дополнительных и стимулирующих выплат.

Также в процессе ознакомления с деятельностью изучаются:

  • Устав;
Именно в этом документе указывается правовая форма субъекта, его учредители и сфера деятельности, алгоритм трудоустройства и увольнения руководителя, его компетенции.
  • учредительный договор;
  • протокол о назначении управленца (в случае его наличия);
  • свидетельство постановки на учёт в налоговой;
  • статистические данные (с кодировкой).
  1. Организация рабочего места кадрового специалиста

Многие наниматели пренебрегают данным этапом, совершая ошибку. Без наличия под рукой актуальной справочной литературы, нормативных актов в последней редакции, образцов документов и примеров их заполнения успешно двигаться дальше не выйдет.

Также не следует забывать и о ПО – специализированной программе, в которой будет вестись учет кадров.

Ее наличие обязательно только при условии, что штат сотрудников составляет 10 человек и более.
  1. Найм на работу руководителя

Оформление и подписание кадровых документов вменяется исключительно административному лицу. В связи с этим, третьим шагом является его трудоустройство. Оно не должно идти вразрез с Уставом организации, ознакомление с которым произошло ранее. Именно этот документ содержит алгоритм оформления руководителя в должности, период трудовых отношений с ним, размер его трудового вознаграждения и прочие аспекты.

От организационно-правовой формы субъекта зависит многое. Типовые ситуации следующие:

  1. Организация с учредителями. Поскольку директор принимается на работу по их решению, приказ о его назначении на должность не оформляется, но заводится личное дело.
  2. Директор назначается выборным способом. В этом случае второй стороной трудового договора выступает председатель выборного органа.

После этого можно приступать к следующему шагу.

  1. Составление локальных нормативных актов (ЛНА) и прочей внутренней документации

Понятие ЛНА приведено в ст. 8 ТК РФ. Согласно ей, это документ, утвержденный уполномоченным органом или должностным лицом, содержащий нормы трудового права либо определенные поведенческие правила.

К таковым относятся:

  • штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
Порядок его составления и утверждения можно прописать в Уставе.
  • трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК);
  • приказы (ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК, п. 45 Правил, утвержденных правительственным Постановлением № 225);
  • трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК, Постановление № 225 «О трудовых книжках», Постановление № 69);
  • личные карточки (п. 12 Правил, утвержденных правительственным Постановлением № 225);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил, утвержденных правительственным Постановлением № 225, Постановление № 69);
  • основания издания приказов (докладные записки, акты, соглашения, прошения и ) (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК);
  • правила сбора, обработки и защиты личных данных подчиненных, их письменные согласия на передачу сведений сторонним лицам (ст. 86-88 ТК, ст. 6 ФЗ № 152);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК);
  • график смен (ст. 103 ТК);
  • график отпусков (ст. 123 ТК);
Граничный срок его утверждения – две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК).
  • акты по оплате труда (ст. 135 ТК);
  • ПВТР (ст. 189, 190 ТК);
  • Правила ОТ (ст. 212 ТК).

Кроме того, с 2009 г. обязательно наличие на хозяйствующем субъекте журнала учета проверок органов государственного и муниципального контроля (надзора) (п. 8 ст. 16 ФЗ № 294 от 26.12.2008 г., Приказ Минэкономразвития № 141).

На этом этапе у руководителя уточняется точный перечень документов, которые нужно составить, его пожелания касательно содержания ПВТР, иных локальных нормативных актов, вида трудовых договоров, а также проверяется, не противоречат ли они законодательству.

При составлении штатного расписания допускается использование как предложенной Госкомстатом формы Т-3, так и разработанной в компании. Вторую следует вынести в приложение к учетной политике организации. В ней указываются:

  • Все структурные подразделения и должности внутри каждого из них;
Сделать это можно по степени значимости для нормального функционирования организации.
  • размер трудового вознаграждения для каждой должности;
  • общий ФОТ организации.
Знакомить с ним работника под роспись необязательно.

Вариантом штатного расписания служит штатная расстановка – форма, в которую, согласно занимаемым должностям, внесены ФИО членов коллектива.

Трудовой договор – документ, фиксирующий основные рабочие условия и нюансы выплаты трудового вознаграждения.

Документ должен содержать:

  • сведения о юрлице (наименование, адрес, сведения руководителя);
  • паспортные данные работника;
  • его должность;
Название должности должно совпадать с указанным в штатном расписании.
  • вид договора (постоянный/срочный) и рабочего места (основное/дополнительное);
  • список обязанностей (можно сделать ссылку на соответствующую должностную инструкцию, если она существует, как отдельный документ);
  • информацию об оплате труда, отпускном периоде;
  • график труда, компенсацию переработки;
  • итоги спецоценки трудовых условий на рабочем месте;
  • ситуации прекращения договора;
  • визы и реквизиты сторон трудовых отношений, печать юрлица.

Руководитель своим приказом утверждает разработанный бланк договора. При необходимости внести в документ изменения ответственное лицо должно обратиться к нему со служебной запиской.

Содержание ПВТР регламентируется ст. 189 ТК. Вариантов их утверждения работодателем два:

  • гриф, включающий такие составляющие: слово УТВЕРЖДАЮ (прописью, без кавычек), наименование должности утверждающего документ субъекта, его визу, Ф.И.О., дату утверждения;
  • приказ.

Требования к ЛНА по отплате труда приведены в ст. 135 ТК.

Если подобный ЛНА только принимается и ранее отсутствовал, он получает юридическую силу с момента подписания работником (ст. 22 ТК). Ознакомить с ним подчиненного следует до подписания трудового договора (ст. 68 ТК).

Основные вопросы, которые отражаются в Положении о персональных данных, следующие:

  • какая информация подлежит обработке;
  • способы обработки и защиты сведений;
  • права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в обработке сведений.
С ним следует ознакомить членов коллектива под роспись.

Также в компании должны иметься ЛНА по трудовым нормам, содержащие, помимо прочего, алгоритм их изменения.

Помимо ЛНА, существует также документы, наличие которых рекомендуется, а не регламентируется – коллдоговор, учетные журналы (например, распоряжений администрации), положения (о выплате премий), должностные инструкции. Некоторые из них унифицированы, другие – нет. При самостоятельном формировании вторых нерегламентированных бланком следует помнить о следующих обязательных реквизитах:

  1. Наименование хозяйствующего субъекта;
  2. Дата документа;
  3. Его регистрационный номер;
  4. Грамотно составленный текст;
  5. Визы.

Дата составления документа прописывается арабскими цифрами в формате день/месяц/год (например, 08.08.2018 г.) или в обратном порядке (2018.08.08), либо цифрами и буквами (08. августа 2018 г.). Она зависит от вида документа и может являться датой его:

  • утверждения (актуально для локальных актов);
  • составления (акты, докладные либо служебные записки);
  • подписания (распоряжения).
На проекте документа дата не ставится.

На практике работодатели часто задаются вопросом о необходимости регистрации документов и заведении специальных журналов регистрации. С юридической точки зрения, регистрации подлежит любая документация, поскольку без регистрационного номера он недействительна.

Из регистрационного номера должно быть понятно, когда документ был создан и где его искать.

Что касается регистрационной системы документов, она разрабатывается непосредственно работодателем. При этом, существуют обязательные и необязательные регистрационные журналы. К первым относятся:

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Журналы учета проведения инструктажей по ОТ;
  • Журнал учета контроллинговых мероприятий.

Форма Книги утверждена Постановлением № 69, а требования по оформлению содержатся в Постановлении № 225, согласно которому, она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена визой управленца и скреплена сургучной печатью (либо опломбирована).

К журналам серьезных требований нет. Вести их в бумажном или электронном виде — решает работодатель.

Что касается текста документа, он должен:

  • соответствовать нормам ГОСТов и ТК;
  • составляться на государственном языке РФ (русском) с дублирование на иностранные – при необходимости;
  • быть написан в официально-деловом стиле, то есть должны иметь место нейтральность тона и унификация речевых средств (выражающаяся в наличии речевых штампов, общепризнанных синтаксических конструкций и словесных сочетаний, повторов, формальном изложении).

Варианты представления содержания документа следующие:

  • связный текст;
  • анкета;
  • таблица;
  • комбинирование вышеприведенного.
При часто повторяющихся управленческих ситуациях используются однотипные документы с унифицированным текстом, который может быть представлен в одном из 4-х указанных вариантов.

Подпись, ставящаяся в конце документа, состоит из наименования должности расписывающегося, непосредственно его визы и расшифровки.

Кадровые документы не должны противоречить учредительным документам субъекта хозяйствования.

Полный перечень документов, с которыми обязательно следует ознакомить подчиненных под роспись, приведен в ст. 68 ТК РФ.

После составления и согласования документов следует приступить к следующему шагу – оформлению работников.

  1. Прием на работу сотрудников

Алгоритм заполнения вакантных мест следующий:

  • регистрация заявления от будущего работника;
  • ознакомление его с имеющимися внутренними инструкциями и актами;
  • оформление трудового договора, его визирование сторонами, выдача копии подчиненному с соответствующей отметкой организации;
  • оформление приказа и его регистрация;
  • заполнение личной карточки, трудовой книжки, подшивка документов (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора) в личное дело;
На ранее не работавшего сотрудника работодатель обязан завести трудовую, соответствующим образом заполнить ее и хранить в сейфе до востребования.

В завершении для проверки формирования кадрового делопроизводства с нуля и его усовершенствования руководством проводится внутренний или независимый аудит, что способствует, снижению риска административных наказаний, возникновения жалоб персонала и споров с ним.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Исходя из ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП, нарушителям трудового законодательства и других нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права, грозит:

  • предупреждение или админштраф в границах 1.000 – 5.000 руб. – применимо к должностным лицам;
  • штраф от 1.000 до 5.000 руб. – к ИП;
  • штраф от 30.000 до 50.000 руб. – к юрлицам.

Обособленным правонарушением является подмена трудового договора соглашением ГПХ или уклонение от заключения первого, а также существенные нарушения в ходе его подписания. Оно подразумевает админштраф в размере:

  • 10.000 – 20.000 руб. – применительно к должностным лицам;
  • 5.000 – 10.000 руб. – к ИП;
  • 50.000 – 100.000 руб. – к юрлицам.

При выявлении госслужащими в ходе проверки отсутствия обязательного ЛНА и ошибок в трудовом договоре, юрлицо уплатит два штрафа, причем второй – за каждый неправильно оформленный документ.

Подытоживая вышенаписанное, можно с уверенностью говорить об отсутствии законодательно регламентируемой инструкции по формированию кадрового учета с нуля. Она имеет общий вид и трансформируется в зависимости от состояния кадрового учета компании. Однако, четко регламентируются штрафные санкции за отказ от ведения делопроизводства.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (14 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>