Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2019

На сегодняшний день процедуры кадрового делопроизводства регламентируются отечественным законодательством и предполагают грамотное документальное оформление. Игнорирование этого факта чревато применением контролирующими органами существенных взысканий. О том, как грамотно организовать кадровое делопроизводство в полном объеме, расписано далее.

Кадровое делопроизводство что это, решаемые им задачи

Прежде чем организовывать с нуля кадровый учет на хозяйствующем субъекте, стоит разобраться в содержании данного понятия. Так, кадровое делопроизводство – это фиксирование и документирование всех аспектов трудовых отношений, в частности, организации трудовой деятельности, субординации между подчиненными и руководством, наличия и движения штата.

В частности, фиксируются следующие моменты:

• трудоустройство работников;
• их карьерный рост внутри организации;
• расторжение с ними трудовых договоров;
• иное.

Грамотно организованное делопроизводство кадров (по-другому, кадровый учет) позволяет одновременно решить множество различных задач. Хотя они и отличаются в зависимости от специфики деятельности компании, основные, актуальные для всех организаций, заключаются в следующем:

• учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;
• персонифицированный учет штатных единиц;
• учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
• грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
• найм работников с учетом их личных качеств, анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами;
• сбор и хранение документации, актуальной при выходе подчиненных на пенсию;
• ведение воинского учета.

Регламентация кадрового делопроизводства

Регламентация делопроизводства отличается в зависимости от сферы деятельности субъекта.

Основополагающими нормативно-правовыми документами, регламентирующими данный процесс, являются:

• Закон РФ № 1032-1 от 19.04.1991 г.;
• Общероссийский классификатор управления документами ОК 011-93 (Постановление № 299 Госстандарта РФ от 30.12.1993 г.);
• ФЗ № 129 от 09.08.1995 г.;
• Трудовой кодекс (ФЗ № 197 от 30.12.2001 г.);
• ФЗ № 62 от 31.05.2002 г.;
• Постановление Правительства № 255 от 16.04.2003 г.;
• Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.2003 г.;
• Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. (с определенными ограничениями);
• ФЗ № 98 от 29.07.2004 г.;
• ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.;
• ФЗ № 53 от 01.06.2005;
• ФЗ № 149 от 27.07.2006 г.;
• ФЗ № 152 от 27.07.2006 г.;
• Приказ Минэкономразвития РФ № 141от 30.04.2009 г.;
• ФЗ № 63 от 06.04.2011 г.;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Приказ Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016 г.).

Помимо них, имеются специализированные нормативные акты, регламентирующие учетные процедуры. Их действие распространяется на субъекты, действующие в специфических сферах (к примеру, муниципальные организации). К таковым относятся:

• Постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.2009 г.;
• инструкции Генштаба вооруженных сил.

Способы организации кадрового делопроизводства

На практике, в зависимости от размера штата компании, масштабов ее деятельности и финансовых возможностей, различают такие способы организации учета кадров:

1. лично администрацией субъекта (для этого ей издается соответствующий приказ, закрепляющий за ней данные обязательства);
2. по мере трудоустройства штатных единиц (актуально для только что созданных небольших компаний) – ответственным лицом (сотрудником кадрового отдела, реже – работником финансового);

1. целым самостоятельным структурным подразделением – отделом кадров, во главе с начальником;

1. сторонней организацией, предлагающей подобные услуги.

Во втором случае возможно поручение работнику ведения делопроизводства не в качестве основной, а в качестве дополнительной работы. При этом важно помнить следующие нюансы:

• прежде всего, следует получить от подчиненного его письменное согласие на выполнение дополнительных работ, поскольку сразу вменить их посредством издания соответствующего приказа трудовое законодательство запрещает (принуждение к труду считается серьезным правонарушением);
• на выполнение дополнительных обязанностей, наряду с определенным трудовым договором функционалом, должно отводиться четко определенное время;
• дополнительные функции должны оплачиваться (ст. 151 ТК РФ);
• если дополнительная работа отличается от функционала, предусмотренного должностью подчиненного, ее поручение оформляется как совмещение профессий (должностей);
• подчиненный вправе досрочно завершить выполнение дополнительной работы, а работодатель – аннулировать приказ о ее выполнении, оформив соответствующее решение письменно и ознакомив с ней вторую сторону не позднее 3 рабочих дней.

Исходя из вышеуказанного, вменение работодателем дополнительной работы должно сопровождаться оформлением сотрудником письменного соглашения, в котором прописывается:

• Срок ее выполнения (ст. 60.2 ТК). Для этого используется следующая формулировка: «С __ ______ 2019 г. вплоть до закрытия вакантной должности».

• Ее суть и объем. Так, следует указать, что поручается сотруднику – только оформление и хранение приказов, или еще и ведение трудовых, а также разработка проектов локальных документов. Также это следует отразить в допсоглашении.
• Трудовое вознаграждение (в рублях).

Определившись с вариантом ведения кадрового учета и ответственным за это лицом, следует приступать к его организации с нуля.

Кадровое делопроизводство с нуля в 2019: пошаговые инструкции

Организация кадрового учета с нуля предполагает следующие шаги:

1. Анализ деятельности хозяйствующего субъекта.

В ходе него уточняются такие важные аспекты:

• организационная структура предприятия (перечень отделов или подразделений);
• численность штата (общая и в разрезе каждого подразделения);
• наличие вакантных должностей в каждой структурной единице;
• размеры трудового вознаграждения для той или иной должности каждого члена коллектива, а также наличие дополнительных и стимулирующих выплат.

Также в процессе ознакомления с деятельностью изучаются:

• Устав;

• учредительный договор;
• протокол о назначении управленца (в случае его наличия);
• свидетельство постановки на учёт в налоговой;
• статистические данные (с кодировкой).

2. Организация рабочего места кадрового специалиста

Многие наниматели пренебрегают данным этапом, совершая ошибку. Без наличия под рукой актуальной справочной литературы, нормативных актов в последней редакции, образцов документов и примеров их заполнения успешно двигаться дальше не выйдет.

Также не следует забывать и о ПО – специализированной программе, в которой будет вестись учет кадров.

3. Найм на работу руководителя

Оформление и подписание кадровых документов вменяется исключительно административному лицу. В связи с этим, третьим шагом является его трудоустройство. Оно не должно идти вразрез с Уставом организации, ознакомление с которым произошло ранее. Именно этот документ содержит алгоритм оформления руководителя в должности, период трудовых отношений с ним, размер его трудового вознаграждения и прочие аспекты.

От организационно-правовой формы субъекта зависит многое. Типовые ситуации следующие:

1. Организация с учредителями. Поскольку директор принимается на работу по их решению, приказ о его назначении на должность не оформляется, но заводится личное дело.
2. Директор назначается выборным способом. В этом случае второй стороной трудового договора выступает председатель выборного органа.

После этого можно приступать к следующему шагу.

4. Составление локальных нормативных актов (ЛНА) и прочей внутренней документации

Понятие ЛНА приведено в ст. 8 ТК РФ. Согласно ей, это документ, утвержденный уполномоченным органом или должностным лицом, содержащий нормы трудового права либо определенные поведенческие правила.

К таковым относятся:

• штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

• трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК);
• приказы (ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК, п. 45 Правил, утвержденных правительственным Постановлением № 225);
• трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК, Постановление № 225 «О трудовых книжках», Постановление № 69);
• личные карточки (п. 12 Правил, утвержденных правительственным Постановлением № 225);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил, утвержденных правительственным Постановлением № 225, Постановление № 69);
• основания издания приказов (докладные записки, акты, соглашения, прошения и ) (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК);
• правила сбора, обработки и защиты личных данных подчиненных, их письменные согласия на передачу сведений сторонним лицам (ст. 86-88 ТК, ст. 6 ФЗ № 152);
• табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК);
• график смен (ст. 103 ТК);
• график отпусков (ст. 123 ТК);

• акты по оплате труда (ст. 135 ТК);
• ПВТР (ст. 189, 190 ТК);
• Правила ОТ (ст. 212 ТК).

Кроме того, с 2009 г. обязательно наличие на хозяйствующем субъекте журнала учета проверок органов государственного и муниципального контроля (надзора) (п. 8 ст. 16 ФЗ № 294 от 26.12.2008 г., Приказ Минэкономразвития № 141).

На этом этапе у руководителя уточняется точный перечень документов, которые нужно составить, его пожелания касательно содержания ПВТР, иных локальных нормативных актов, вида трудовых договоров, а также проверяется, не противоречат ли они законодательству.

При составлении штатного расписания допускается использование как предложенной Госкомстатом формы Т-3, так и разработанной в компании. Вторую следует вынести в приложение к учетной политике организации. В ней указываются:

• Все структурные подразделения и должности внутри каждого из них;

• размер трудового вознаграждения для каждой должности;
• общий ФОТ организации.

Вариантом штатного расписания служит штатная расстановка – форма, в которую, согласно занимаемым должностям, внесены ФИО членов коллектива.

Трудовой договор – документ, фиксирующий основные рабочие условия и нюансы выплаты трудового вознаграждения.

Документ должен содержать:

• сведения о юрлице (наименование, адрес, сведения руководителя);
• паспортные данные работника;
• его должность;

• вид договора (постоянный/срочный) и рабочего места (основное/дополнительное);
• список обязанностей (можно сделать ссылку на соответствующую должностную инструкцию, если она существует, как отдельный документ);
• информацию об оплате труда, отпускном периоде;
• график труда, компенсацию переработки;
• итоги спецоценки трудовых условий на рабочем месте;
• ситуации прекращения договора;
• визы и реквизиты сторон трудовых отношений, печать юрлица.

Руководитель своим приказом утверждает разработанный бланк договора. При необходимости внести в документ изменения ответственное лицо должно обратиться к нему со служебной запиской.

Содержание ПВТР регламентируется ст. 189 ТК. Вариантов их утверждения работодателем два:

• гриф, включающий такие составляющие: слово УТВЕРЖДАЮ (прописью, без кавычек), наименование должности утверждающего документ субъекта, его визу, Ф.И.О., дату утверждения;
• приказ.

Требования к ЛНА по отплате труда приведены в ст. 135 ТК.

Основные вопросы, которые отражаются в Положении о персональных данных, следующие:

• какая информация подлежит обработке;
• способы обработки и защиты сведений;
• права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в обработке сведений.

Также в компании должны иметься ЛНА по трудовым нормам, содержащие, помимо прочего, алгоритм их изменения.

Помимо ЛНА, существует также документы, наличие которых рекомендуется, а не регламентируется – коллдоговор, учетные журналы (например, распоряжений администрации), положения (о выплате премий), должностные инструкции. Некоторые из них унифицированы, другие – нет. При самостоятельном формировании вторых нерегламентированных бланком следует помнить о следующих обязательных реквизитах:

1. Наименование хозяйствующего субъекта;
2. Дата документа;
3. Его регистрационный номер;
4. Грамотно составленный текст;
5. Визы.

Дата составления документа прописывается арабскими цифрами в формате день/месяц/год (например, 08.08.2019 г.) или в обратном порядке (2019.08.08), либо цифрами и буквами (08. августа 2019 г.). Она зависит от вида документа и может являться датой его:

• утверждения (актуально для локальных актов);
• составления (акты, докладные либо служебные записки);
• подписания (распоряжения).

На практике работодатели часто задаются вопросом о необходимости регистрации документов и заведении специальных журналов регистрации. С юридической точки зрения, регистрации подлежит любая документация, поскольку без регистрационного номера он недействительна.

Что касается регистрационной системы документов, она разрабатывается непосредственно работодателем. При этом, существуют обязательные и необязательные регистрационные журналы. К первым относятся:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Журналы учета проведения инструктажей по ОТ;
• Журнал учета контроллинговых мероприятий.

Форма Книги утверждена Постановлением № 69, а требования по оформлению содержатся в Постановлении № 225, согласно которому, она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена визой управленца и скреплена сургучной печатью (либо опломбирована).

К журналам серьезных требований нет. Вести их в бумажном или электронном виде — решает работодатель.

Что касается текста документа, он должен:

• соответствовать нормам ГОСТов и ТК;
• составляться на государственном языке РФ (русском) с дублирование на иностранные – при необходимости;
• быть написан в официально-деловом стиле, то есть должны иметь место нейтральность тона и унификация речевых средств (выражающаяся в наличии речевых штампов, общепризнанных синтаксических конструкций и словесных сочетаний, повторов, формальном изложении).

Варианты представления содержания документа следующие:

• связный текст;
• анкета;
• таблица;
• комбинирование вышеприведенного.

Подпись, ставящаяся в конце документа, состоит из наименования должности расписывающегося, непосредственно его визы и расшифровки.

Полный перечень документов, с которыми обязательно следует ознакомить подчиненных под роспись, приведен в ст. 68 ТК РФ.

После составления и согласования документов следует приступить к следующему шагу – оформлению работников.

5. Прием на работу сотрудников

Алгоритм заполнения вакантных мест следующий:

• регистрация заявления от будущего работника;

• ознакомление его с имеющимися внутренними инструкциями и актами;
• оформление трудового договора, его визирование сторонами, выдача копии подчиненному с соответствующей отметкой организации;
• оформление приказа и его регистрация;
• заполнение личной карточки, трудовой книжки, подшивка документов (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора) в личное дело;

В завершении для проверки формирования кадрового делопроизводства с нуля и его усовершенствования руководством проводится внутренний или независимый аудит, что способствует, снижению риска административных наказаний, возникновения жалоб персонала и споров с ним.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Исходя из ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП, нарушителям трудового законодательства и других нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права, грозит:

• предупреждение или админштраф в границах 1.000 – 5.000 руб. – применимо к должностным лицам;
• штраф от 1.000 до 5.000 руб. – к ИП;
• штраф от 30.000 до 50.000 руб. – к юрлицам.

Обособленным правонарушением является подмена трудового договора соглашением ГПХ или уклонение от заключения первого, а также существенные нарушения в ходе его подписания. Оно подразумевает админштраф в размере:

• 10.000 – 20.000 руб. – применительно к должностным лицам;
• 5.000 – 10.000 руб. – к ИП;
• 50.000 – 100.000 руб. – к юрлицам.

При выявлении госслужащими в ходе проверки отсутствия обязательного ЛНА и ошибок в трудовом договоре, юрлицо уплатит два штрафа, причем второй – за каждый неправильно оформленный документ.

Подытоживая вышенаписанное, можно с уверенностью говорить об отсутствии законодательно регламентируемой инструкции по формированию кадрового учета с нуля. Она имеет общий вид и трансформируется в зависимости от состояния кадрового учета компании. Однако, четко регламентируются штрафные санкции за отказ от ведения делопроизводства.

С этим читают

С этим читают

Чем занимается кадровое агентство

Должностные инструкции по профстандартам

Как создать профсоюз с нуля

Правила и инструкции по охране труда

(26 голос., средний: 4,50 из 5)

Загрузка...