Кадровый аудит делопроизводства организации


Кадровый аудит организации

Пожалуй, у руководства каждого хозяйствующего субъекта время от времени возникает потребность проверить эффективность работы подчиненных в целом, и кадровиков – в частности. Для этого и предназначен кадровый аудит. Что он собой представляет, какие цели преследует, каков механизм проведения кадрового аудита, а также другие, не менее важные, вопросы рассмотрены далее.

Аудит кадров – сущность понятия, задачи

Кадровый аудит — независимое и комплексное оценивание системы управления персоналом на предмет ее соответствия законодательным нормам. Оно может быть узконаправленным (аудит кадрового делопроизводства или кадровый аудит персонала) либо комплексным, то есть затрагивать абсолютно все аспекты кадрового управления (начиная с документального оформления штатных единиц и заканчивая анализом экономических показателей работы коллектива).

Кадровый аудит на примере любого хозяйствующего субъекта демонстрирует, что у компании или фирмы имеются источники совершенствования кадрового потенциала, поскольку его задачами является:

  • определение правильности применения нормативной базы;
  • выявление нарушений норм трудового, налогового и иного законодательства с целью их устранения и минимизации рисков наложения санкций контролирующих органов;
  • определение эффективности кадровой политики субъекта для ее повышения;
  • поиск резервов совершенствования управления кадрами;
  • минимизация расходов на содержание штата сотрудников.

Целесообразность кадрового аудита организации

Аудит кадров целесообразен при:

  1. законодательных корректировках, поскольку все соответствующие изменения кадровой документации должны осуществляться своевременно и оперативно;
  2. смене кадровика и передаче дел новому сотруднику. Данная мера позволит выявить и устранить ошибки прошлого работника, что существенно облегчит вступление в должность новой штатной единицы;
  3. смене управленца, поскольку новый руководитель должен владеть ситуацией во избежание ответственности за недочеты предшественника;
  4. подготовке к различным внешним проверкам;
  5. комплектации кадровой документации для ее передачи архивариусу;
  6. резком усугублении ситуации с текучестью кадров;
  7. желании управленца улучшить работу кадров.
На практике, данная процедура осуществляется с определенной периодичностью (1 раз в квартал, полугодие, 2 раза в год), что обусловлено лучшей результативностью такого подхода по сравнению с единоразовыми проверками.

Классификация видов кадрового аудита

Аудит персонала классифицируется следующим образом:

Классификационный признак Вид Содержание
Периодичность проведения постоянный проводится на регулярной основе
плановый дата проведения определена заранее согласно сформированному перспективному плану
оперативный основанием для проведения является соответствующее распоряжение управленца
Охват объектов аудита сплошной (комплексный) максимальная проверка всех возможных объектов аудита, речь о которых пойдет далее
выборочный (локализованный) проверка корректного объекта или группы объектов. Используется при аудите потенциально слабых зон кадрового учета и не требует таких больших временных затрат, как сплошной
целевой анализ работы заранее набранной группы сотрудников
Уровень субъектов, осуществляющих проверку стратегический проводится высшим управленческим звеном либо руководителями структурных подразделений
тактический осуществляется HR-отделом
Относительно хозяйствующего субъекта внешний осуществляется приглашенными экспертами
внутренний проводится штатными специалистами

Объекты и методика аудита персонала

Различают следующие объекты аудиторской проверки кадров:

Наименование объекта Направления аудита
Кадровые процессы планирование кадрового резерва для реализации стратегических задач хозсубъекта (анализ соответствия квалификации подчиненных должностным требованиям; изучение механизма адаптации вновь принятых сотрудников, а также их обучения и аттестации с целью определения его эффективности и поиска способов улучшения; аудит системы мотивации и стимулирования работников с целью поиска действенных методов повышения работоспособности коллектива и улучшения показателей деятельности хозсубъекта; оценка социально-психологического климата в субъекте в разрезе его влияния на процессы, происходящие с кадрами)
Кадровый отдел эффективность их работы и адаптированность к хозяйственным процессам данного субъекта
Штат сотрудников количество действующих штатных единиц соответствующей квалификации и вакантных должностей, наличие и использование штатного резерва

В ходе аудите кадров используются следующие методы:

Наименование метода Содержание метода
Экономические сопоставление локально рассчитанных показателей с нормативными значениями для определения результативности работы персонала
Организационно-аналитические формальная и содержательная проверка трудовой отчетности с целью предотвращения или устранения ошибок, обуславливающих привлечение к ответственности
Социально-психологические опросы штатных единиц для оценки их желания работать в данном субъекте и общей атмосферы в коллективе, а также для выявления наиболее действенных способов мотивации

Сроки и порядок проведения аудита

Точное время, на протяжении которого осуществляется кадровый аудит, зависит от выбранного типа проверки и ее масштабов.

На аудит документации, заполняемой ответственным лицом в бумажном и электронном формате, уходит порядка 10-12 дней (2 дня отводится на заполнение отчета), что считается достаточно коротким сроком.

На выборочную проверку всех аудиторских объектов уйдет около 20 дней.

Комплексный кадровый аудит на хозсубъекте со штатом работников более 30 человек займет у комиссии до одного месяца.

Аудиторская технология подразумевает определенную последовательность стадий:

  1. Подготовка к аудиту

Административным органом определяется, кем будет проводиться аудит – работниками кадровой службы организации или привлеченными специалистами, оказывающими подобные услуги.

Оба варианта приемлемы для субъектов любой формы собственности.

В первом случае для проведения аудита распоряжением управленца создается комиссия, включающаяся штатных квалифицированных специалистов, имеющих соответствующий опыт, знания и навыки, которые позволят выявить ошибки и нарушения.

Для более независимой проверки управленцу стоит прибегнуть ко второму варианту. Приглашенные эксперты, работающие на договорной основе, не только выявят малейшие нарушения, но и, благодаря своему опыту, осуществят процедуру достаточно оперативно, без потери в качестве. Они действуют по четко определенной схеме, штатным же проверяющим следует определиться с целями, задачами, сроками проверки (для этого ими составляется специальный план-график), фронтом работ, а также с методикой и способом проведения аудита.

  1. Сбор и первичный анализ данных

В ходе аудита кадровой документации, наблюдения за штатными единицами, их опросов, анкетирований, тестирований аккумулируется и обрабатывается необходимая для проверки информация.

На этом этапе особое внимание следует уделить аудиту кадровых документов, оценив и определив:

  • организацию документооборота субъекта;
  • наличие таких кадровых документов и ЛНА, как административные распоряжения, личные карточки трудящихся, табеля отработанных работниками часов, инструкции, коллдоговор, Положение об обработке сведений о подчиненных, ПВТР и т.д.;
  • наличие и содержание документации, регламентирующей отношения нанимателя и особых категорий наемного персонала (нерезидентов, сменщиков и вахтовиков, имеющих ненормированный рабочий день);
  • соответствие формы и содержания каждого документа (особенно трудовых договоров и книжек) законодательным требованиям;
  • наличие оформленных в доступной трудящимся форме административных кадровых решений и подтверждений доведения до их сведения информации о рабочих изменениях.

Для удобства проверки следует сформировать список проверяемых документов, а затем проанализировать их согласно ему.

Во время аудита документов важно не только проанализировать документы на ошибки, но и оценить полноту их наличия. Отсутствующие на субъете документы желательно дооформить в короткие сроки.

Также на этом этапе комиссией или приглашенным аудитором определяется кадровый потенциал компании или организации с целью предложения, в дальнейшем, мероприятий по оптимизации локального механизма управления кадрами.

  1. Интерпретирование собранной информации

Собрать и поверхностно проанализировать сведения недостаточно. Необходимо привести их к удобному для глубокого анализа виду (списочному, табличному, графическому и так далее). Далее, используя методики обработки и сравнения данных, можно сформировать определенные выводы.

  1. Подведение итогов и формирование аудиторской отчетности

Форма аудиторского заключения может быть либо самостоятельно разработана комиссией, либо позаимствована из открытых источников и адаптирована.

Сторонние эксперты используют собственные бланки.

На практике, заключение содержит:

  • основания для проведения проверки;
  • список отделов, количество подчиненных, в ней участвовавших;
  • методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
  • сроки проведения;
  •  результаты проверки деятельности каждого сотрудника и структурного подразделения, ее оценку, а также итоги проверки документов, которые были предметом аудита;
  • выводы и предложения по устранению найденных недочетов (с указанием примерного срока) и использованию выявленных резервов.
Проверяющий также должен ссылаться на нормативные акты, которые были нарушены, указывать на риски компании.

После оценки аудитор может сопровождать внедрение управленческих технологий, оказываться управленцу консультационные услуги, мониторить эффективность предложенных корректировок и нововведений.

По истечении отведенного на исправление недочетов времени управленцу следует лично проверить глубину и правильность устранения ошибок.

Таким образом, кадровый аудит организации – один из важных инструментов минимизации рисков, обусловленных нарушениями ведения учета кадров и игнорированием постоянно меняющихся законодательных норм в этой сфере. Считать его ненужной и затратной процедурой ошибочно, поскольку, на практике, накладываемые контролирующими органами санкции в виде штрафов – куда более существенная статья расходов.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (7 голос., средний: 4,00 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>