Кадровый учет с нуля пошагово
Оглавление:
1. Кадровый учет — что это такое
2. Как начать вести кадровый учет с нуля — пошаговая инструкция
3. Особенности ведения кадрового учета
Кадровый учет — что это такое
Под кадровым учетом в современном российском правовом поле подразумевается полный комплекс всех мероприятий, связанных с кадровым делом. А именно — документальное оформление трудовых взаимоотношений, нормативно-правовых актов, которые их регулируют, ведение отчетности и иные задачи, предусмотренные трудовым законодательством, а также локальными нормативными актами компании-работодателя. В частности, к таким задачам относятся:
- Заключение трудовых договоров с сотрудниками.
- Оформление локальных нормативно-правовых актов предприятия.
- Ведение военного учета на предприятии.
- Ведение табелей учета рабочего времени.
- Составление графиков отпусков.
- Оформление направления сотрудников в отпуска.
- Перевод трудящихся.
- Увольнение сотрудников.
Основных нормативно-правовым актом, используемым при ведении кадрового учета в России, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Однако помимо него, есть множество дополнительных документов, регламентирующих отдельные аспекты в рамках трудовых отношений, о которых тоже каждому кадровику следует знать в обязательном порядке.
Непосредственно же ведение кадрового учета возлагается чаще всего на следующие лица:
- Отдел кадров. На крупных предприятиях кадровый учет является настолько сложной и комплексной задачей, что выполнять ее должно целое структурное подразделение, или даже разветвленная система из ряда структурных подразделений.
- Специалист по кадровому делу. Образование по направлению «Кадровое дело» можно получить во многих ВУЗах страны. Кроме этого, стоит отметить, что сейчас есть и множество упрощенных и ускоренных курсов, предоставляющих возможность получить необходимые базовые знания в кадровом деле всего за несколько месяцев обучения.
- Бухгалтер или секретарь. Часто функции специалиста по кадрам, особенно в небольших компаниях, возлагаются на секретаря руководителя или бухгалтера, либо какого-то иного специалиста, имеющего понимание основ кадрового дела.
- Компания-аутсорсер. Так как сейчас аутсорсинг является достаточно распространенным способом решения различных задач в рамках ведения предпринимательской деятельности, есть большое количество специалистов и компаний, готовых обеспечить на условиях аутсорсинга ведение кадрового учета на предприятии заказчика.
- Сам работодатель или директор. Наконец, предприниматель или директор могут самостоятельно вести кадровый учет на предприятии, независимо от наличия у них образования и опыта работы.
Как начать вести кадровый учет с нуля — пошаговая инструкция
Конечно, учитывая тот факт, что далеко не каждый бизнесмен, особенно начинающий, способен сразу начать оплачивать труд отдельного специалиста по ведению кадров, многим хочется знать о том, как справиться с этим вопросом самостоятельно. На практике — кадровый учет хоть и имеет множество тонкостей и нюансов, но все же может вестись и человеком, не имеющим ни профильного образования, ни опыта работы в данной сфере. Разобраться с особенностями организации кадрового учета с нуля можно при помощи простой пошаговой инструкции:
Сначала необходимо разработать штатное расписание. В нем указываются существующие или планируемые должности сотрудников, количество работников и заработная плата.- После этого необходимо разработать правила внутреннего трудового распорядка для рабочего коллектива, в соответствии с которым будут выстраиваться отношения работодателя и сотрудников.
- Далее следует создать и принять положение об оплате труда на предприятии, которое также может включать в себя и положение о премировании, однако его можно создать в качестве отдельного документа.
- Ещё одним обязательным документом является график отпусков сотрудников, который должен быть принят не позднее, чем за две недели до начала календарного года, на который он составлен.
- После этого следует потратить время на разработку типовой документации — стандартных форм приказов, трудовых договоров, распоряжений, чтобы облегчить дальнейшее ведение кадрового учета.
На предприятии должны в обязательном порядке присутствовать также несколько журналов учета, которые тоже находятся в сфере ответственности лиц, занимающихся кадровым учетом. К таким журналам можно отнести:
- Ознакомления с ПВТР.
- Регистрации кадровых приказов.
- Регистрации приказов о трудоустройстве.
- Учета трудовых книжек.
- Учета проверок.
- Учета личных карточек.
- Учета рабочего времени.
- Учета больничных.
- Проведения инструктажей.
- Регистрации договоров и дополнительных соглашений к ним.
Также, работодателям рекомендуется составить и утвердить конкретные должностные инструкции в отношении каждой имеющейся на предприятии должности.
Помочь в первичном составлении документации могут как действующие рекомендованные законодательством типовые формы, так и специальное программное обеспечение для кадрового учета. С его помощью можно сэкономить большое количество времени, а также застраховать себя от различных мелких ошибок, которые впоследствии могут обернуться большими проблемами для бизнеса.
Особенности ведения кадрового учета
Кадровый учет имеет множество нюансов, и именно поэтому больше всего в этой сфере ценятся сотрудники с высшим образованием и опытом работы. Поэтому рассматривая его особенности, невозможно перечислить сразу все потенциальные сложности, с которыми может столкнуться работодатель. Но как минимум несколько основных и важнейших аспектов этой деятельности стоит учесть:
Освобожденным от обязанности ведения кадрового учета может быть лишь предприятие без сотрудников.- Все документы, принимаемые в рамках кадрового делопроизводства, относятся к категории локальных нормативных актов и должны фиксироваться в рамках внутреннего документооборота.
- Работодатель обязан соблюдать не только требования трудового законодательства, но и все изданные им локальные нормативные акты.
- Работодатель вправе выносить сотрудникам лишь три вида дисциплинарных взысканий.
- Кадровый учет на микропредприятии позволяет обходиться без принятия локальных нормативных актов, в том числе и обязательных, если вся информация, которая могла быть в них изложена — зафиксирована в индивидуальном порядке в каждом трудовом договоре с каждым работником.
- При трудоустройстве работников, рекомендуется получить от них согласие на обработку персональных данных для ведения кадровой документации.
- На каждого сотрудника обязательно должна заводиться личная карточка.
- Работодатель сам обязан оформлять трудовые книжки и СНИЛС для сотрудников, у которых их нет на момент трудоустройства.
- Работодателю следует учитывать не только требования федерального законодательства, но и регионального.