Дефектная ведомость

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Для корректного документооборота на предприятии каждая компания должна оформлять ряд документации. Так, к первичным бумагам, в частности, относится дефектная ведомость, куда включаются сведения о поломках, повреждениях и несовершенствах. Полноценная процедура, например, ремонта оборудования включает потребность формирования дефектной ведомости. При этом важно подчеркнуть, что дефектный акт отличается от ведомости, и считается приложением к ней.

Для чего нужна дефектная ведомость

Крупные предприятия время от времени осуществляют специализированные осмотры для определения состояния оборудования, числящегося на балансе компании. С этой целью управленец публикует распоряжение, на основании которого создается отдельная комиссия, состоящая, как минимум, из 2-х субъектов. Сотрудники, входящие в состав комиссии, должны иметь соответствующую квалификацию и навыки, чтобы смочь выявить подлинную причину дефекта, а также составить уместные рекомендации относительно того, как следует исправлять поломку.

В большинстве случаев в состав комиссии входят сотрудники технического подразделения, бухгалтера, а также работники того отдела, в котором содержался поврежденный объект.

Комиссия проводит визуальный осмотр. В большинстве ситуаций такого поверхностного осмотра достаточно. Дополнительные экспертизы, глубокие проверки и привлечение сторонних специалистов для составления дефектной ведомости не требуется. Подобные действия уместно совершать только в исключительных случаях, характеризующихся особой сложностью.

Что такое дефектная ведомость?

Дефектная ведомость – это сопроводительная бумага, которая фиксирует характер выявляемых повреждений. Так, в бумагу уместно вносить такие сведения:

  • название и тип оборудования, либо материалов, относительно которых были выявлены недочеты;
  • конкретизация выявленных дефектов;
  • способы устранения обнаруженных неполадок.

В дальнейшем именно дефектовочная ведомость является базой для формирования сметы и предоставления финансов конкретному подразделению на ремонт поломанного объекта. Своевременный ремонт оборудования позволит повысить производительность на фирме, избежать возможных случаев угрозы здоровью персонала ввиду неисправности техники и в целом сократить дальнейшие затраты на приобретение новых основных средств.

Следует отметить, что дефектная ведомость – это не повсеместно используемый документ. Практика демонстрирует, что он зачастую применяется в больших компаниях, где сосредоточено множество подразделений и сотрудников, а также большое количество основных средств и материалов.

Правила составления дефектной ведомости

В настоящий момент не существует единого унифицированного бланка рассматриваемого документа, который обязательно должен использоваться компаниями в практической деятельности. Образец дефектной ведомости должен храниться в каждом отделе. Подразумевается, что в компаниях должны самостоятельно разрабатывать шаблон ведомости, куда будут включаться такие необходимые сведения:

  • наименование предприятия;
  • номер и дата формирования ведомости;
  • все параметры, характерные для повреждённого объекта.

К указанным параметрам, в частности, относится название объекта, которое должно соответствовать записи на балансе предприятия, обнаруженные дефекты с отметкой о причине поломки. Указание причины повреждения относится к обязанностям субъекта, обслуживающего объект. Также в ведомости необходимо отразить способы устранения неполадки, что относится к компетенции работника ремонтного отдела. Рекомендуется оформлять параметры объекта в форме таблицы.

В случае необходимости, в ведомости требуется отметить ссылки на сторонние материалы, например, фото поломки, базовые реквизиты дефектного акта и проч.

Неточности, отмеченные в дефектной ведомости, правомерно исправлять, перечеркнув их, и сверху отметив верные данные. Такое исправление должно визироваться подписью ответственного субъекта с датой корректировки. Тем не менее, если это возможно, настоятельно рекомендуется составить новый документ без ошибок.

Так, рассматриваемая бумага может оформляться на стандартном листе А4, либо на фирменном бланке. Также не имеет значения – оформляется документ от руки, либо же на компьютере. Ведомость уместно формировать в нескольких экземплярах – сообразно количеству заинтересованных лиц. Все оригиналы документа должны быть визированы всеми членами комиссии, а также управленцем.

При этом дефектная ведомость может не содержать печать, так как данная необходимость была отменена еще в 2016г. Тем не менее, если в своей повседневной деятельности предприятия используют штамп, его также необходимо проставить.

После того, как срок действия ведомости завершится, она должна передаваться в архив компании, где будет храниться в соответствии с законодательством или локальными нормативами.

Пошаговая инструкция создания дефектной ведомости:

  1. В верхнем левом или правом углу в нескольких строках указывается общая информация о директоре компании. Следует отметить его должность, ФИО, а также название предприятия.
  2. Посередине листа прописывается наименование формируемой бумаги, указывается ее регистрационный номер в соответствии с внутренним документооборотом, а также фиксируется город, где ведомость была составлена.
  3. Затем идет основная часть документа. Именно в данном блоке должна раскрываться информация о поврежденном объекте. Рекомендуется составить таблицу. В первый столбец, как правило, вносят порядковый номер, во второй – выявленные дефекты, в третий – способы их устранения, а в четвертом – конкретизируются сроки, когда неполадки должны быть устранены.
  4. В завершение дефектная ведомость (каждый из ее оригинальных экземпляров) должен быть подписан всеми участниками процедуры.

Образцы дефектной ведомости на 2021 год

Пополнив теоретическую базу знаний по составлению документа, следует рассмотреть практические образцы.

Дефектная ведомость на ремонт помещений

Ее необходимо составлять в тех случаях, когда существует потребность в обосновании издержек на ремонт. В документе ответственный субъект фиксирует поломку и в форме списка отмечает необходимые материалы для их устранения. Также уместно отразить отдельные рекомендации для каждого индивидуального случая отдельно.

Дефектная ведомость на ремонт помещений обосновывает необходимость дальнейших действий по устранению проблем. Исходя из сведений, отраженных в бумаге, обуславливаются все издержки на ремонт и их необходимость для фискальной инстанции.

Такой документ может составлять бухгалтер, специалист по оборудованию, а также специалист по ремонтным работам. В результате должна выйти полная объективная характеристика проблемы и методов ее решения.

В рассматриваемую ведомость должны вноситься такие сведения:

  • информация относительно самого помещения (его название, локализация и иные параметры);
  • фиксация выявленных дефектов и, которые стали причиной поломки;
  • список требуемых ремонтных работ.

Относительно образца дефектовочной ведомости на ремонт важно учитывать такие нюансы:

  • при перечислении ремонтных работ требуется формулировать текст на основании номенклатуры по справочникам ТЕР и ФЕР;
  • при фиксации повреждений объекта нужно максимально четко и детально описывать их объемы, а также сроки ликвидации поломки;
  • ответственные субъекты должны быть назначены на каждом этапе исправления дефектов. При этом отмеченные сотрудники в обязательном порядке должны подписать документ в знак ознакомления и согласия;
  • приводятся характеристики материалов, необходимых для ремонта (названия, марки, модели и проч.).

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля

Авто, которое было повреждено, либо требующее модернизации, должно быть заблаговременно обследовано профессионалом для формирования рассматриваемой ведомости. Ответственным за составление лицом является работник компании, который будет проводить ремонт транспортного средства, и имеющий при этом нужную квалификацию. Указанный субъект должен проставить свою визу на ведомости.

В случае с рассматриваемым типом документа, он должен составляться в следующих ситуациях:

  • когда необходимо установить дефекты и сформировать план по ремонту и профилактике поломок авто;
  • когда требуется исчислить эффективность инвестиций в ремонт и списание понесенных затрат на данную процедуру. Это строго контролируется фискальными работниками;
  • когда необходимо установить тип ремонтных работ (ремонт поломки, восстановление, модернизация и т.д.).

Особое внимание при составлении «дефектовки» на авто следует уделить таким аспектам:

  • марка авто, наименования запчастей, название ремонтной компании. Все отмеченные позиции не должны сокращаться или прописывать в качестве аббревиатур;
  • бумага должен включать приложения – все документы на покупку запчастей, реализацию ремонта и иных видов услуг;
  • в ведомости должны присутствовать «живые» визы ответственного за проведение ремонта субъекта, а также управленца или бухгалтера. Также требуется поставить визу хозяина авто, в знак его ознакомления с результатом работ;
  • ошибки в данном документе недопустимы.

Дефектная ведомость на ремонт оборудования

При формировании рассматриваемой ведомости требуется отразить такую информацию:

  • общую информацию об оборудовании;
  • конкретизация повреждения, поломки или любого иного дефекта, который требуется устранить;
  • перечень материалов, которые необходимы для ремонта, так как документ призван обосновывать соответствующие затраты и расходы на ремонтные работы.

Такую ведомость должен составлять соответствующий специалист, имеющий достаточное количество знаний относительно сломанного оборудования. Также основанием для проверки и, в случае выявления, последующего ремонта может стать распоряжение управленца.

В данной ведомости необходимо детально раскрыть все технические характеристики оборудования, а именно – какие функции оно перестало исполнять. Также следует конкретизировать способ ремонта и его сроки.

Дефектная ведомость в строительстве

После того, как будет составлена дефектная ведомость на какой-либо недочет в строительстве, сметчик должен сформировать локальную смету для устранения выявленных проблем. В данной смете должны учитываться все лимитированные издержки, возврат материалов, временные постройки, а также расходы на давальческое сырье, зарплату, а также иные релевантные позиции.

В случае, когда заказчик подпишет данную смету, возможно начало ремонтных работ. При этом стороны контракта могут рассмотреть использование коэффициента договорной стоимости работ в сторону снижения цены, в ряде индивидуальных условий.

Дефектная ведомость на списание материальных ценностей

Списание материальных ценностей – важная хозяйственная процедура, которая должна быть корректно оформлена и обоснована. Дефектная ведомость обуславливает уместность списания, например, запчастей или элементов устаревшего оборудования.

В ведомости, помимо общей информации, необходимо привести детальный перечень утилизируемых материальных ценностей, а также причину их списания. Также уместно привести краткий вывод, почему конкретная деталь должна быть заменена новой. В завершение ведомости следует проставить подписи ответственных субъектов, которые проводили осмотр и списание.

Заключение

Таким образом, дефектная ведомость – важный первичный документ, который следует грамотно оформлять без допущения ошибок. Наличие неточностей может привести к искажению итоговой информации о ремонте или списании объекта.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (34 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>