Электронная трудовая книжка
Переход с традиционных бумажных на электронные трудовые книжки стартовал с 01.01.2021 г. Тем, кто до этого работал с бумажным аналогом, было предоставлено право выбрать между прежним и новым вариантом. Для тех, кто устраивается на работу впервые, с 2021 года доступна только электронная версия.
Как выглядит электронная трудовая книжка?
В отличие от бумажного варианта электронная трудовая книжка на руки не выдается – она заполняется и ведется на компьютере. При увольнении, оформлении пенсии и любом другом запросе работодатель обязан предоставить сотруднику выписку из электронной трудовой книжки.
Она представляет собой виртуальную версию традиционного документа с отражением сведений о трудовой деятельности работника. Это бланк с указанием ФИО, даты рождения, номера СНИЛСа. Далее следует таблица со следующими графами:
- Наименование работодателя: организации или ИП;
- Дата записи (о приеме на работу, увольнении или переводе);
- Содержание записи, отражающее суть процедуры;
- Должность сотрудника;
- Структурное подразделение;
- Норма ТК РФ, в соответствии с которой сделана запись;
- Наименование документа-основания;
- Его дата;
- Номер документа основания.
Выписка из трудовой книжки обязательно подписывается руководителем компании-работодателя с указанием даты ее предоставления. При предоставлении выписки в электронной форме для ее заверения используется квалифицированная ЭЦП.
Где и как узнать свою электронную книжку?
Для получения выписки на руки не нужен специальный повод. Достаточно обратиться к работодателю. Пояснять причину запроса и адрес предоставления не нужно. Он обязан безо всяких уточнений выдать выписку на руки в течение 3 дней.
Помимо работодателя узнать сведения из своей электронной трудовой книжки можно следующими способами:
- В отделении ПФР;
- Через МФЦ;
- На портале Госуслуг.
Ничего пояснять здесь тоже не нужно. Для получения бумажной выписки достаточно просто оформить запрос. Срок предоставления такой же – 3 дня с момента обращения. Если нужно просто ознакомиться со сведениями, то сделать это можно в личном кабинете ПФР или Госуслуг.
Преимущества электронной трудовой книжки
Переход на виртуальный формат не случаен. Ведение единого реестра, отражающего сведения о работниках существенно расширяет возможности страхователей, работодателей, самих работников и контролирующих органов. Использование электронного формата имеет следующие преимущества.
- Быстрый доступ к данным. Узнать про свою электронную трудовую книжку может любой работник и в любой момент без ведома работодателя. Посмотреть и проверить в ней сведения можно моментально.
- Успешное оформление пенсии. Долго собирать документы, сдавать, ждать больше не нужно. Все манипуляции выполняются на основании предоставленных в ПФР данных. Для начисления пенсии достаточно сведений с лицевого счета.
- Социальные выплаты. Для назначения пособий и выплат не придется получать у работодателя и нести куда-то копию трудовой книжки. Все сведения из нее получают по межведомственным каналам.
- Трудоустройство. Направить документы на совместительство, удаленную работу или новому работодателю можно электронно, приложив, полученную через интернет выписку из трудовой книжки.
- Отсутствие ошибок. Поскольку в электронном формате информация представлена в унифицированной форме, разночтения и ошибки исключены.
- Надежность. Передаваемые работодателем сведения фиксируются и отражаются на лицевом счете сотрудника. Они не теряются и предоставляются по запросу в любой момент.
Помните, что сведения до 2020 года включительно в электронной трудовой книжке не отражаются. При их наличии обязательно храните бумажный аналог. При отказе от него работодатель сделает в нем запись о переходе на электронную трудовую книжку и выдаст на руки. В виртуальный формат сведения до 2021 года не попадают. При наличии солидного стажа рекомендуем хранить бумажную книжку дома. Категорически отказываться от электронной версии не стоит – буквально через пару лет она станет единственным источником информации о стаже.