Командировка директора (руководителя) организации
Оглавление:
1. Нормативное регулирование командировочных вопросов
2. Оформление командировки директора: документы
3. Приказ о направлении директора в командировку
4. Передача руководителем своих полномочий – как осуществляется, чем подкрепляется
5. Компенсация расходов и оплата суточных
6. Командировка директора в выходной день
7. Особенности командировки руководителя бюджетной организации
Нормативное регулирование командировочных вопросов
Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК и звучит следующим образом: это – поездка подчиненного с отрывом от постоянного рабочего места для выполнения данного руководством поручения.
Особенности направления в нее содержит одноименное правительственное Постановление № 749 от 13.10.2008 г.
Данные акты регулируют вопросы оформления командировки руководителя организации, поскольку он также является наемным работником, но уполномоченным представлять сторону нанимателя в отношениях с другими членами коллектива (актуально, если руководитель не является учредителем).
Так, согласно им:
- определяется продолжительность данной поездки, обусловленная объемом имеющихся задач и их сложностью;
- руководителю на время отсутствия предоставляются определенные гарантии (в частности, о сохранении за ним должности и среднего заработка, а также о возмещении понесенных целевых расходов по его возращении).
- устанавливаются определенные ограничения.
Срок пребывания в командировке не регламентирован. Единственное — лица, допущенные к гостайне, не могу находиться в ней более полугода (Постановление № 63 от 06.02.2010 г.).
Законодательство постановляет обязательность компенсирования руководителю в полном объеме целевых расходов, имевших место в командировке.
Под ограничениями стоит понимать запрет на поездки в командировки таким категориям руководителей:
- женщинам, ожидающим ребенка;
- одиноким родителям, на иждивении которых находятся несовершеннолетние до 5 лет, дети-инвалиды или нетрудоспособные домочадцы.
Также ограничения касаются руководителей, воспитывающих детей, не достигших трех лет, самостоятельно. Их можно отправить в командировку, но только при наличии письменного согласия и медицинской справки, подтверждающей хорошее состояние здоровья.
Оформление командировки директора: документы
Командировка сопровождается документами, принятыми постановлением Госкомстата № 1от 05.01.2004 г. до 2013 г.
Прежде чем приступать к их оформлению, следует изучить уставную документацию. В ней указывается лицо, наделенное правом составления и визирования локальных распоряжений. Иногда это – заместитель руководителя или главбух, что допускается п. 3 ст. 53 ГК. Если же им является сам директор, то подписанием требуемых бумаг должен заниматься он.
Далее формируется пакет документов в такой последовательности:
- ф. № Т-10а;
- ф. № Т-9;
- приказ о временном замещении руководителя;
- ф. № Т-10.
Первая форма – это служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В нем кратко приводятся итоги поездки и совершенные расходы.
На его основании издается приказ о командировании (п. 2) и, параллельно, приказ о замещении руководителя.
Факт пребывания в командировке и его продолжительность доказывает командировочное удостоверение (п.4), выписываемое в одном экземпляре при поездке по РФ на срок, превышающий один день. Оно содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращения обратно, предоставляется руководителем в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом.
Все вышеперечисленное подписывает руководитель организации, если право на это не делегировано другому лицу. То есть, он самостоятельно себя командирует.
Приказ о направлении директора в командировку
Вопрос количества копий документа на федеральном уровне не рассмотрен, поэтому руководители решают его самостоятельно, учитывая потребности делопроизводства. Чаще всего издают один оригинал, копию которого передают в бухгалтерскую службу.
Шапка содержит сведения о названии компании, шифре ОКПО и нумерацию документа.
В теле приказа указываются:
- продолжительность поездки (в кал. дн.);
- даты выбытия и возвращения;
- пункт назначения;
- цель командировки;
- личные данные руководителя;
В случае необходимости упоминается финансирующая поездку сторона.
Документ должен визироваться руководителем (или уполномоченным лицом) и заверяться оттиском печати. Вместо подписи об ознакомлении можно поставить дату.
Приказ хранится в архиве:
- 5 лет – если поездка была краткосрочной, то есть не превышала года (или 6 месяцев, о чем упоминалось выше);
- 75 лет – в случае долгосрочной командировки.
Передача руководителем своих полномочий – как осуществляется, чем подкрепляется
При командировании руководителя следует уделить внимание вопросу делегирования его обязанностей. Они могут быть переданы любому сотруднику, но с его письменного согласия. Если оно дано – оформляется соответствующий приказ.
В образцовом документе:
- отражается продолжительность и предпосылки замещения;
- уточняются полномочия. Если этого не сделано, замещающее лицо должно будет выполнять весь функционал, определенный Уставом;
- содержится пункт об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчиненного.
Также на заместителя оформляется доверенность на ведение дел (ст. 185 ТК). В основном, она действительна в течение трех лет. Но руководитель вправе указать и меньший срок. Нотариального заверения она не требует.
Для того чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, руководитель должен предоставить в обслуживающую банковскую организацию карточку с подписью зама (если ее нет в первоначальном варианте).
Компенсация расходов и оплата суточных
В идеале, до отправления в командировку руководителю выдаются суточные на совершение им целевых расходов в размере:
- 700 р. за каждый день – если поездка не предусматривает выезда за границу;
- 2500 р. – если планируется командировка директора за границу.
Механизм и объем компенсирования затрат определен на макро- и микроуровне (в локальных документах).
Так, в течение трех дней с даты выхода на работу после поездки директором предоставляется авансовый отчет стандартизированной формы о командировочных затратах и пакет подтверждающей их документации (проездные билеты, чеки, квитанции), на основании которых сотрудником бухгалтерии производится окончательный расчет с руководителем. Если сумма потраченного меньше полученной до отъезда, разница возвращается в кассу. Перерасход либо компенсируется директору, либо нет, если он нецелевой.
Документальное основание для выдачи денег – РКО, его реквизиты вносятся в авансовый отчет.
Командировка директора на личном автомобиле подтверждается маршрутным листом, оплаченными чеками и квитанциями, подтверждающими следование маршруту. На первичном этапе оформления командировки он должен предоставить техпаспорт или доверенность, если машина не находится в его собственности.
Кроме вышеприведенных средств, каждый рабочий день командировки оплачивается, исходя из среднего заработка (за 12 мес.). Если он меньше оклада, командирование руководителя невыгодно. В этом случае ему может предусматриваться доплата, базой расчета которой служит оклад.
Командировка директора в выходной день
Иногда руководителям компании приходится отправляться в командировку или пребывать из нее в выходной или праздничный день. В целом, это запрещено ст. 113 ТК, но в ней же приведены исключительные случаи, когда это допускается.
Так, командирование директора в выходной и нерабочий праздничный день возможно только с его письменного согласия и должно быть обусловлено необходимостью оперативного выполнения непредвиденных заданий, от которого зависит нормальное функционирование хозяйствующего субъекта.
По приезду руководителю ст. 153 ТК предоставляется:
- оплата в повышенном (минимум – двойном) размере;
- одинарная оплата + дополнительный день отдыха в любое удобное для него время.
Особенности командировки руководителя бюджетной организации
В локальных документах некоммерческих организаций (в частности, в приказе о направлении в командировку) следует указывать источники компенсации командировочных расходов. Это могут быть как бюджетные средства, так и доходы от оказания оплачиваемых услуг.
Во многих бюджетных учреждениях руководитель может совмещать должности. Поэтому он командируется как по основному, так и по дополнительному рабочему месту.
Из вышеприведенного исходит, что деловая поездка руководителя, по сути, ничем не отличается от командировки рядового подчиненного. Единственный нюанс заключается в делегировании полномочий на время отсутствия директора, которое оформляется соответствующими документами, подписываемыми либо уполномоченным на это лицом, либо самим руководителем, если иное Уставом не предусматривается. Также с 2015 г. составлять служебное задание и выдавать командировочное удостоверение не обязательно. Документальным подтверждением совершения поездки и основанием для ее компенсирования являются приказ о направлении в командировку и проездные документы.
У нас директор, частенько в командировки ездит, нравиться ему это дело. А что на производстве, все вопросы зам решает, а он куда-то по делам отправляется и даже за границу, правда сейчас из -за этой инфекции вот уже 2 месяца ни куда не ездил, ходит грустный, не довольный, так мы все от него подальше держимся, ну мало ли что, не хочется нарваться. А то, что в оформлении командировки директору, есть особенности, согласна и это нужно конечно знать !
Спасибо за статью, не знала многих особенностей по оформлению командировки директора. Наш директор как раз в командировке и я все оформила правильно.