Подпись на документах — как правильно ее ставить

Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

Вопрос того, как правильно подписывать документы, крайне актуален не только для большинства российских предпринимателей и руководителей, но и для простых граждан. Законодательство достаточно точно определяет принципы того, как должна указываться подпись на документах, и то, можно ли ее делать черной ручкой или чернилами другого цвета. Также существует множество нюансов относительно деталей указания подписи — того, как указывается заверительная подпись на документах, обеспечивается подписание документации по доверенности и ряда других ситуаций.

Подпись на документах — что это такое, основные сведения

Понятие «подпись», используемое в современном документообороте, означает один из важнейших реквизитов документа — непосредственно фамилию и инициалы человека, подписывающего документацию и упомянутого в ней, а также уникальную совокупность символов, написанных этим человеком от руки с использованием различных дополнительных приемов. С точки зрения юриспруденции подписью считается не только индивидуальная и фиксируемая в паспорте человека уникальная комбинация символов, но в обязательном порядке и в первую очередь — написанные им от руки фамилия и инициалы.

С точки зрения истории, подписание документов является одним из древнейших способов их верификации — подтверждения того, что с документом ознакомлен, или же того, что документ написан каким-либо конкретным лицом. Подписи использовались наравне с печатями практически повсеместно и продолжают использоваться сейчас в качестве юридически значимого элемента практически любой документации. Именно подпись с точки зрения законодательства обеспечивает установление связи используемого документа с каким-либо конкретным лицом и подтверждение факта ознакомления и/или согласия этого лица с текстом документации.

При этом, в рамках ведения документооборота подпись может применяться в различных целях. Существует множество тонкостей и нюансов, затрагивающих правильное использование подписи и ее указание на документации. В случае нарушения этих нормативов, документ может быть признан недействительным. Идентификация соответствия подписи обеспечивается в случае различных спорных ситуаций применением почерковедческой экспертизы.

Подпись без отдельно указанной фамилии и инициалов человека не является юридически значимым элементом. Однако допускается указание фамилии и инициалов в печатном виде с местом для оставления подписи человека — в таком случае никаких нарушений законодательства в порядке ведения документооборота не происходит.

Необходимо понимать, что в рамках взаимоотношений между физическими лицами все документы, которые касаются непосредственно человека и требуют личного ознакомления или подтверждения, применяется подпись исключительно самого этого физического лица. Единственным случаем, когда за физическое лицо может расписываться другой человек, является состояние недееспособности — в таком случае право подписи переходит к его опекуну.

Еще одним современным методом верификации подлинности документации и ее связи с каким-либо конкретным физическим или юридическим лицом может являться электронная подпись, более подробно о которой можно прочитать в отдельной статье.

Законодательные нормативы, рассматривающие использование подписи на документах

В Российском законодательстве подпись, как необходимый реквизит, упоминается в огромном количестве нормативно-правовых документов и актов. При этом законодательство содержит достаточно прозрачные инструкции о том, как правильно использовать подпись и указывать ее в документах. Всем участникам любых правовых взаимоотношений будет полезно ознакомиться с тем, какими именно нормативными актами регламентируется указание подписи в документах.

К значимым в этом контексте положениям законодательства можно отнести в первую очередь ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это — базовый документ, который устанавливает единый национальный стандарт по оформлению документации. Несмотря на то, что данный стандарт не является обязательным к применению, большинство субъектов хозяйствования предпочитают ему следовать, так как его применение позволяет избежать различных правовых коллизий. Кроме этого, при взаимодействии с любыми государственными органами применение этого стандарта является обязательным.

В остальных случаях, использование подписи рассматривается в первую очередь в контексте применения ее в отдельных видах правоотношений. Например, указываются принципы того, как правильно подписывать документы в законе «О бухгалтерском учете», определяя перечень лиц и критерии правильного написания подписи на документах, касающихся бухгалтерской отчетности. Отдельные нормативы могут иметь место и в ряде других случаев.  При этом иногда могут возникать правовые коллизии, связанные с различным толкованием понятия «подпись» в российском законодательстве.

Как правильно подписывать документы в общих случаях

В общих случаях, правила ведения документации и того, как именно должна ставиться подпись на документах, указаны в вышеприведенном национальном стандарте. В частности, предполагается, что подпись является базовым реквизитом любого юридически значимого документа. Традиционно подпись должна устанавливаться в нижней части документа, после его основного содержания. При этом сама по себе подпись в рамках деловых взаимоотношений должна содержать следующие элементы:

  • Наименование должности лица, подписывающего документ.
  • Собственноручную подпись.
  • Инициалы и фамилию.
В некоторых случаях может требоваться указание подписи и в иных местах документа. Например, если на документации используется гриф согласования, в котором в обязательном порядке должна устанавливаться подпись согласовывающего лица.

При ведении документации в рамках хозяйственной или иной официальной деятельности от имени какого-либо субъекта хозяйствования или организации, есть несколько нюансов, связанных с указанием самой организации и должности подписывающего лица. Так, если документ является бланком организации и содержит ее наименование, то следует указывать только должность человека. Если же бланк является личным бланком определенного должностного лица и уже содержит его реквизиты — должность может и не указываться. В случае же, если документ не является бланком и не содержит реквизитов организации и непосредственно должности самого должностного лица, то и наименование организации, и должность должны указываться в полном виде.

Военнослужащие и лица, обладающие различными специальными званиями, должны указывать и их при оформлении документов после наименования непосредственно должности.

Порядок подписания документации изначально предполагает наличие абсолютного права подписи у генерального директора или учредителя организации. В случае государственных органов порядок подписей определяется внутренними нормативными актами этих государственных и муниципальных служб и документами, регламентирующими деятельность рассматриваемых ведомств в целом. Индивидуальный предприниматель обладает правом абсолютной подписи в рамках своего субъекта хозяйствования, точно так же, как и генеральный директор иного субъекта хозяйствования.

При этом право подписи может быть делегировано при помощи различных правовых механизмов — и знать об этом необходимо для эффективной организации деятельности любого субъекта хозяйствования, так как наличие права подписи исключительно у директора или руководителя может быть допустимым только в отношении субъектов малого бизнеса.

Как правильно подписывать документы по доверенности и без нее другими лицами

Множество вопросов при ведении документации возникает в тех случаях, когда документ необходимо подписать другому лицу. В первую очередь, необходимо понимать, что порядок передачи права подписи может обеспечиваться, как уже было упомянуто ранее, при помощи различных правовых механизмов. Так, в отношении внутренней распорядительной документации вопросы, связанные с утверждением различных документов могут рассматриваться в рамках локальных нормативных актов компании.

Внешняя деятельность также может предполагать использование в качестве базы, доказывающей наличие права подписи локальные нормативные акты организации. Однако, так как эту информацию стороннее лицо вряд ли сможет проверить, чаще всего право подписи внешней документации предоставляется на основании доверенности. При этом допускаются различные способы и методы оформления доверенности с передачей права подписи.

Так, доверенность может быть выдана для выполнения разового действия или действовать в течение определенного продолжительного срока. Доверенность может передавать право подписи на абсолютно любой документации, как генеральная доверенность, а может предполагать предоставление права подписи лишь в рамках решения определенных конкретных вопросов.

Нотариальное заверение доверенности не является обязательным всегда и везде, однако является дополнительной гарантией взаимного несения ответственности всеми сторонами, участвующими в правоотношениях.

Отдельно следует рассмотреть ситуации, в которых лицо, которое должно подписать документ, отсутствует по тем или иным причинам. Так, если на предприятии есть кто-то, временно исполняющий обязанности другого работника, и локальная документация позволяет этому лицу подписываться за работника, которого он заменяет, он действительно может обеспечить свою подпись. В таком случае порядок действий будет следующим:

  1. Если на документе уже проставлены инициалы и должность отсутствующего лица — они должны быть зачеркнуты.
  2. На документе устанавливаются наименование должности замещающего лица. Если ранее были зачеркнуты сведения об отсутствующем работнике, то новые сведения должны быть написаны от руки.
  3. Указывается либо текущая должность заместителя, либо формулировка «И.о. (наименование должности)» или «Исполняющий обязанности (наименование должности)». Другие формулировки, такие как «И.О.» (обе заглавных буквы), «ВРИО», «ИО», «Временно исполняющий обязанности» считаются недопустимыми.

Также есть ситуации, когда документ может требовать подписания его несколькими лицами. В таком случае наименования должностей, а также иные реквизиты указываются по порядку в столбцах, причем порядок указания должностей должен предполагать сначала указание наиболее значимых сотрудников. То есть, если документ требует подписей генерального директора, главного бухгалтера и заместителя главбуха, то в нем они указываются только в таком порядке.

В случае, если документ принимается комиссией, на нем указываются отдельно наименования должностей председателя комиссии и других значимых лиц (например, секретаря), а после чего единожды указывается наименование «Члены комиссии» и идет перечень фамилий и инициалов всех подписантов с местом для собственноручной подписи.

Нюансы и тонкости оформления подписи на документах

При оформлении подписи на документах существует множество тонкостей и нюансов, о которых будет полезно знать всем участникам любых деловых взаимоотношений. Так, в первую очередь следует знать об особенностях нотариального заверения документации. В случае, если документ требует нотариального заверения, подписывать его третьи лица могут только на основании такой же нотариально заверенной доверенности. Доверенности без нотариального заверения, равно как и такие локальные нормативные акты предприятия, не имеющие нотариального заверения, не считаются действительными документами. При этом любая подпись на документах ставится только в присутствии нотариуса и после его контроля всего процесса подписания документации.

Множество вопросов есть также в отношении того, какого цвета ручкой можно подписывать документы. Законодательство не дает единого ответа на данный вопрос. Традиционно в большинстве случаев разрешается использовать чернила синего, черного и фиолетового цветов. Но в некоторых случаях может прямо предусматриваться лишь подпись на документах черной ручкой. Например — это прямо предусмотрено инструкциями МВД по оформлению паспортов граждан Российской Федерации.

Заверительная подпись на документах обычно проставляется в конце текста листа и является дополнительным методом верификации сведений, указанных в документации. Так, может применяться заверительная подпись в том числе и в отношении копий. Характер заверительной подписи требует обязательного указания на то, что данная подпись является именно таковой. Чаще всего, используется формулировка «Копия верна», написанная от руки.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 голос., средний: 4,12 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>