Благодарственное письмо

Темы: КадрыОрганизация бизнесаПоощрения и взыскания

Написание благодарственного письма может быть хорошим способом выразить свое почтение сотруднику, партнеру или клиенту, а также реализовать в том числе и рекламные цели компании. Поэтому практически каждому секретарю, руководителю и сотруднику отдела кадров необходимо знать, как написать благодарственное письмо — за сотрудничество, за выполненную работу или по иным поводам. Помочь в этом могут образцы и готовые шаблоны различных благодарственных писем.

Как написать благодарственное письмо

Никаких формальных норм и принципов, по которым составляются благодарственные письма, в действующем российском законодательстве не содержится. Поэтому принципы написания благодарственных писем являются лишь общими рекомендациями, сформированными в рамках деловой этики. Поэтому в целом, написание благодарственных писем не отличается от большинства иной деловой документации.

Однако все же есть ряд нюансов. Так, обращение к адресату письма в таком случае может быть более торжественным, а само письмо может описывать в том числе и эмоциональные составляющие. В рамках современного общества сугубо формальная деловая этика часто считается излишней, особенно в отношении благодарственных и иных писем, поэтому часто в подобных документах, если это приемлемо для обоих сторон взаимоотношений, могут отходить от сухого и формального языка и позволять использование личных суждений и эмоциональной окраски текста — такой подход поощряется.

В благодарственном письме также обязательно должна содержаться информация о том, за что именно человеку объявляется благодарность. В случае, если благодарность сопровождается какими-либо дополнительными подарками или преференциями — следует также сообщить об этом в тексте самого письма.

Виды благодарственных писем

Сейчас существует большое разнообразие благодарственных писем. Однако, так как строгая классификация подобных документов отсутствует, есть разные критерии разделения таких писем на виды. Далее будут рассмотрены наиболее популярные виды благодарственных писем, используемые в рамках ведения бизнеса, управления персоналом и взаимодействия с клиентами.

Формальные благодарственные письма

Это — наиболее распространенный и старый тип благодарственных писем. В них выражается сугубо формальная благодарность за оказанные услуги, выполненную работу или в связи с иными особыми обстоятельствами. Часто подобные письма отправляют в случае, если партнер согласился пойти на какие-либо уступки, когда не обязан был этого делать. В формальных благодарственных письмах редко проявляется чрезмерная эмоциональность, а конкретика также выражается в минимальном варианте. При этом формальные благодарственные письма писать легче всего — можно просто использовать один из множества шаблонов и подставить в них нужные слова — сведения о получателе и о ситуации, за которую выносится благодарность.

Письмо благодарности как кейс

В случае, если благодарственное письмо является частью системы мотивации персонала или направлено на реальное улучшение взаимоотношений с контрагентами, рекомендуется использовать кейс-подход при его составлении. Благодарственное письмо как кейс подразумевает, что в тексте благодарности основное внимание уделяется не только общему выражению признательности, но также описываются подробные результаты и эффект от действий, за которые благодарят получателя. Например, если сотрудник заключил выгодный контракт, работодатель может вкратце отметить, какую прибыль получила компания благодаря его действиям и к чему привела его работа. Также, именно в рамках подобных писем лучше всего описывать дополнительные вознаграждения для лиц, заслуживших благодарность.

Благодарственное письмо как частичная реклама

В отношении клиентов и партнеров благодарственное письмо может также использоваться и в рекламных целях. Например, сообщая о благодарности за покупку или заключенный договор, получателю, как часть благодарности, могут быть предложены особые условия сотрудничества — различные скидки и специальные предложения. В таком случае благодарственное письмо становится в том числе и достаточно эффективным маркетинговым инструментом, стимулирующим к дальнейшему сотрудничеству и взаимодействию с отправителем.

Правила оформления

Общие правила оформления благодарственных писем не формализованы — это уже было упомянуто ранее. Однако сейчас компании все же стремятся разрабатывать свой индивидуальный подход к оформлению даже подобной документации. В рамках благодарственных писем часто предполагается использование особых, украшенных дополнительными декоративными элементами бланков.

Обращение к получателю всегда включает в себя различные эпитеты, наиболее популярным и универсальным из которых является «Уважаемый». Кроме этого, в благодарственном письме рекомендуется соблюдать краткий формат — оно не должно занимать больше одной страницы, а лучше — состоять всего из нескольких абзацев. Ведь никому не будет приятно читать огромный текст, пусть и наполненный похвалой.

Чтобы добавить благодарственному письму веса и значимости, если оно отправляется в физическом виде, часто предприятия используют печать и их руководители лично подписывают подобные документы — это позволяет получателю действительно понять, что ему уделили внимание, а не просто написали формальную бумагу.

Образец (шаблон) благодарственного письма

Чтобы лучше понимать, как именно следует писать письма благодарности, следует ознакомиться с образцами и шаблонами подобных документов — их можно использовать с минимальными затратами труда.

Как вручить письмо

Следует отметить, что методы вручения благодарственных писем сейчас могут быть любыми. Так как этот документ не предполагает какой-либо юридической ответственности сторон, нет необходимости беспокоиться об обязательном его донесении до адресата и о подтверждении его получения. Поэтому может использоваться наиболее удобный канал связи — это или обычное почтовое отправление, или курьерская доставка, или же электронная переписка.

Заключение

В целом, благодарственные письма — это достаточно распространенные документы, которые могут использоваться в бизнесе в различных целях — как для мотивации работников, так и для привлечения клиентов или просто в качестве обычного знака вежливости в порядке соблюдения деловой этики.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (29 голос., средний: 4,90 из 5)
Загрузка...
Обсуждение (2)
  1. Лариса Петровна:

    Мне кажется, сейчас что-то не очень часто пишут благодарственные письма, все перешли на денежные отношения, а ведь и правда, кому не хочется получить такое письмо. Вроде как и не премия, а все равно приятно. Вот у нас на фирме сейчас ребята из строительной компании ремонт делают, все отлично, трудятся быстро , красиво, может и правда посоветовать руководству написать в их компанию благодарственное письмо, обязательно в понедельник попрошу, пусть пишут, а сама даже его и составлю !

  2. Инна:

    Благодарственное письмо для работника особенно картины в жизни не делает, конечно, но служит хорошим психологическим инструментом для работодателя, который позволяет более эффективно работать сотруднику. 

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>