Протокол заседания инвентаризационной комиссии

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

протокол заседания инвентаризационной комиссии образецДля определения фактического наличия имущества и его состояния на предприятиях и в компаниях проводятся инвентаризации. Администрацией создается специальная комиссия, состоящая из лиц соответствующей квалификации и обладающих определенными навыками. Все их действия и выводы должны документироваться. В статье рассказывается, как грамотно составить протокол заседания инвентаризационной комиссии, какую структуру он имеет и нужен ли вообще.

Законодательная регламентация, классификация и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация – процесс, строго регламентированный Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г.№ 49, утверждающим «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Исходя из текста документа, процедура направлена на:

  • определение фактического наличия имущества и его состояния;
  • соотнесение двух типов данных: фактически полученных и представленных в учетных документах;
  • анализ и контроль бухгалтерского отражения обязательств и имущественной оценки;
  • проверку правильности хранения и эксплуатации объектов.

Инвентаризация бывает полной или частичной, плановой или внеплановой. Независимо от вида, она начинается с издания соответствующего приказа руководства о ее проведении.

До 01.01.2013 года использовалась унифицированная форма ИНВ-22, но после указанного периода она не считается обязательной. Впрочем, ее можно назвать эталонной.

В приказе отмечается, приступает ли к работе уже действующая комиссия, либо созывается новая, кто ее возглавляет, кто является членами и какое их количество. Последними могут быть:

  • представители бухгалтерии, финансового или экономического отделов;
  • внутренние аудиторы;
  • административные работники;
  • приглашенные аудиторы;
  • эксперты иных профилей.

При описи финансовых обязательств и активов членом комиссии обязательно назначается главный бухгалтер.

Материально ответственные лица, которых проверяют, не должны быть членами комиссии. Но их право — присутствовать при инвентаризации.

Что касается количества членов, Приказ не содержит никаких запретов. На практике их обычно 4-5 человек.

Неполный состав комиссии делает процедуру инвентаризации недопустимой.

Приказ также не запрещает одним и тем же работникам иметь членство одновременно в нескольких комиссиях (к примеру, инвентаризационной и по выбытию и поступлению ценностей).

Что касается председателя, им может быть руководитель бизнес-субъекта.

Также в приказе приводятся обязательства инвентаризаторов, сроки и вид мероприятия, исследуемые объекты, лицо, ответственное за доведение приказа до персонала.

Затем инвентаризационная комиссия осматривает объекты, вносит полученные сведения в различные описи, которые служат источником заполнения актов (списания, утилизации и так далее), сверяется с учетными документами.

Когда сбор информации закончен и все требуемые объекты обследованы, проводится заседание инвентаризационной комиссии. На нем подводятся итоги, выявляются результаты работы, обсуждаются расхождения и их причины, а также способы устранения.

Итогом заседания становится соответствующий протокол.

Протокол заседания инвентаризационной комиссии – какие сведения содержит, какой формы должен быть

К сожалению, вышеуказанный Приказ № 49 не содержит образца протокола заседания инвентаризационной комиссии. Проработка его формы и содержания полностью делегирована предприятиям и компаниям.

В целом, структура документа представлена такими элементами:

  • составить протокол заседания инвентаризационной комиссиишапкой (если не используется фирменный бланк, то ответственное за составление протокола лицо указывает название бизнес-субъекта, форму собственности и всю возможную кодировку);
  • датой и местом составления бумаги;
  • названием проверяемого подразделения, отдела;
  • наименованием составляемого документа (в рассматриваемом случае – «Протокол инвентаризационной комиссии»);
  • списком проверяющих (с регалиями и ФИО);
  • блоком с итогами проверки;
  • перечнем выступивших на заседании;
  • блоком с различными решениями, принятыми на заседании;
  • комиссионным заключением;
  • перечнем выявленных нарушений;
  • списком виновных в нарушениях работников;
  • данными о мерах по устранению проблем;
  • блоком с подписями председатели комиссии и ее членов (второе необязательно).

Если целесообразно, можно также привести список приложений к протоколу, в число которых могут входить:

  • различные акты и описи;
  • списки бракованных или непригодных для продажи товаров;
  • списки недостатков или излишек;
  • пояснительные записки материально-ответственных лиц.

Решения, принимаемые комиссией на заседании и отражаемые в протоколе, могут касаться:

  • сроков и способов устранения недостач, проведения служебных расследований (в случае наличия вторых);
  • дальнейшей судьбы негодной продукции;
  • иных аспектов работы с проинвентаризированными ценностями.
Если нарушений не выявлено, протокол заседаний можно не формировать. Это объясняется тем, что результаты инвентаризации и так оформляются первичными учетными документами. К тому же, п. 5.3 Указаний, утвержденных Приказом № 49, гласит, что «в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц…». То есть бумага составляется только в случае обнаружения расхождений. Впрочем, ее отсутствие может стать серьезной загвоздкой при дальнейших судебных разбирательствах.

Хотя правил по формированию протокола в законах нет, нужно следовать общепринятым нормам делопроизводства:

  1. протокол заседания инвентаризационной комиссиидля указания даты используется словесно-цифровой вид;
  2. каждый документ нумеруется (счет ведется с начала года) и может быть зарегистрирован в соответствующем журнале;
  3. регистрационный номер может быть дополнен буквенными индексами;
  4. вопросы повестки нумеруются и начинаются с предлогов «Об», «О»;
  5. при отражении хода заседания целесообразно использовать схему «слушали – выступили – решили»;
  6. после упоминания данных выступавшего можно кратко привести его речь (или представить полную версию в отдельном приложении);
  7. принятые решения отмечаются в форме текста распорядительных бумаг («подготовить», «получить», «возложить», «списать»). Также важно отметить ответственных за их реализацию лиц и сроки;
  8. протокол должен быть утвержден высшим административным органом и иметь соответствующий гриф.

Все материалы комиссии передаются в бухгалтерскую службу. Они должны храниться не менее 5 лет, а затем либо передаваться в архив, либо уничтожаться.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (25 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>