Сроки хранения, сдачи и предоставления табеля учета рабочего времени в организации

Российское законодательство обязывает работодателей обеспечивать сохранность кадровой документации на предприятии, устанавливая определенные сроки для различных видов документов — и поэтому знать срок хранения табеля учета рабочего времени следует всем российским специалистам по кадровому делу и руководителям. При этом данный вопрос имеет свои особенности правового регулирования в вопросах места хранения и сроков сдачи и предоставления табеля учета рабочего времени по требованию надзорных органов или самого сотрудника.

Оглавление:
1. Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации и правовые нормы
2. Срок сдачи или предоставления табеля учета рабочего времени
3. Особый срок хранения табеля учета рабочего времени во вредных условиях

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации и правовые нормы

Большинство документов, которые прямо касаются трудовой деятельности сотрудников и наличие которых предусмотрено действующим российским законодательством, должны сохраняться работодателями в течение определенного времени. При этом нормативы, которые затрагивают данные вопросы, могут устанавливаться различными законами и иными законодательными актами, что вызывает определенные сложности для работодателей и специалистов по кадровому делу и документообороту на предприятии. Так, непосредственно с табелем учета рабочего времени и сроками его хранения связаны положения следующих нормативно-правовых актов:

ФЗ №125 от 22.10.2004. Этот закон содержит общие принципы нормативно-правового регулирования архивного дела в Российской Федерации и предполагает возможность обязательного сохранения определенного рода документации в течение различных сроков с целью обеспечения эффективной защиты прав различных лиц в том числе и в рамках трудовых взаимоотношений. Однако непосредственно о табеле учета рабочего времени данный закон не сообщает.
Перечень типовых управленческих документов Росархива от 06.10.2000. В данном перечне содержались ранее основные виды документов, образующихся и хранящихся в организациях, в том числе регламентировались и вопросы, связанные с табелями учета рабочего времени, которые предписывалось хранить в течение одного года. Однако на данный момент этот перечень утратил свою юридическую силу.
Приказ Росархива №63 от 26.08.2010. Означенным приказом был отменен вышеупомянутый перечень документов и, соответственно, указанные в нем сроки хранения, обязательные для российских субъектов хозяйствования.
Приказ Минкультуры №558 от 25.08.2010. Этот документ теперь является основным среди тех, которые регламентируют порядок и сроки хранения документации, возникающей в организациях и необходимой для осуществления ими их деятельности. В частности, согласно данному приказу и устанавливается текущий срок хранения табеля учета рабочего времени.

Согласно положениям вышеупомянутого Приказа Минкультуры, в каждой организации необходимо обеспечение сроков хранения табелей учета рабочего времени в течение пяти лет после непосредственного закрытия табеля. Закрытие табеля может производиться в связи с открытием нового документа, в том числе и до того, как старый будет заполнен полностью. Однако для табелей учета рабочего времени, проведенного сотрудниками во вредных либо опасных условиях труда предусмотрен особый срок хранения и принципы его осуществления.

Табель учета рабочего времени имеет определенные нормативы и по месту его хранения. В частности, в течение первых трёх лет после закрытия он должен находиться только в отделе кадров компании, а на оставшиеся два года допускается его направление в архив компании.

Срок сдачи или предоставления табеля учета рабочего времени

Вопросы сроков сдачи или предоставления табеля учета рабочего времени внутри организации регламентируются её локальными нормативными актами. Необходимость их своевременной подачи обусловлена тем, что бухгалтерия не может осуществить начисление зарплат и проведение иных бухгалтерских операций при отсутствии данного документа. Учитывая необходимость выплаты зарплаты не реже двух раз в месяц, обычно на предприятиях устанавливается и соответствующий срок предоставления табеля учета рабочего времени.

Если кадровое делопроизводство и бухгалтерский учет ведутся одним и тем же лицом одновременно, например, руководителем предприятия или индивидуальным предпринимателем, никаких сроков и регулирующих их локальных нормативных актов принимать по данному вопросу не надо.

Однако кроме бухгалтерии, табель учета рабочего времени может понадобиться и контролирующим или надзорным органам. В частности, затребовать данный документ имеют право представители профсоюза, прокуратуры, государственной инспекции по труду, следственные и правоохранительные органы или же суд. Конкретные сроки предоставления документа чаще всего регулируются непосредственно самими вышеозначенными органами в их обращениях или требованиях, однако такие требования должны быть разумными и выполнимыми. Чаще всего на предоставление документов в случае наличия индивидуального спора предоставляется от трех дней до недели, однако на практике большинство работодателей имеют возможность удовлетворить требования и быстрее.

Особый срок хранения табеля учета рабочего времени во вредных условиях

Как было указано ранее, для работников, деятельность которых связана с трудом во вредных либо опасных условиях предполагается особый срок хранения табеля учета рабочего времени. Он составляет 75 лет с момента закрытия документа. Именно поэтому рекомендуется вести отдельный табель учета для сотрудников, работающих в рассматриваемых условиях.

При этом хранение может обеспечиваться в такой ситуации не только усилиями самого субъекта хозяйствования. Обеспечение хранения может быть возложено на плечи специализированных архивных организаций или учреждений, с которыми был заключен соответствующий договор.

Зачем же нужен такой подход? В первую очередь это связано с тем, что работа во вредных или опасных условиях предоставляет работнику определенные дополнительные гарантии. Более того, она может привести к возникновению профессиональных заболеваний, в том числе уже и после увольнения. И поэтому, чтобы уволившийся работник мог доказать профессиональный характер своей болезни и после прекращения трудовых взаимоотношений, законодательство устанавливает такие, достаточно жесткие требования к хранению вышеозначенной документации.

(29 голос., средний: 4,20 из 5)

Загрузка...