Сроки хранения, сдачи и предоставления табеля учета рабочего времени в организации
Оглавление:
1. Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации и правовые нормы
2. Срок сдачи или предоставления табеля учета рабочего времени
3. Особый срок хранения табеля учета рабочего времени во вредных условиях
Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации и правовые нормы
Большинство документов, которые прямо касаются трудовой деятельности сотрудников и наличие которых предусмотрено действующим российским законодательством, должны сохраняться работодателями в течение определенного времени. При этом нормативы, которые затрагивают данные вопросы, могут устанавливаться различными законами и иными законодательными актами, что вызывает определенные сложности для работодателей и специалистов по кадровому делу и документообороту на предприятии. Так, непосредственно с табелем учета рабочего времени и сроками его хранения связаны положения следующих нормативно-правовых актов:
- ФЗ №125 от 22.10.2004. Этот закон содержит общие принципы нормативно-правового регулирования архивного дела в Российской Федерации и предполагает возможность обязательного сохранения определенного рода документации в течение различных сроков с целью обеспечения эффективной защиты прав различных лиц в том числе и в рамках трудовых взаимоотношений. Однако непосредственно о табеле учета рабочего времени данный закон не сообщает.
- Перечень типовых управленческих документов Росархива от 06.10.2000. В данном перечне содержались ранее основные виды документов, образующихся и хранящихся в организациях, в том числе регламентировались и вопросы, связанные с табелями учета рабочего времени, которые предписывалось хранить в течение одного года. Однако на данный момент этот перечень утратил свою юридическую силу.
- Приказ Росархива №63 от 26.08.2010. Означенным приказом был отменен вышеупомянутый перечень документов и, соответственно, указанные в нем сроки хранения, обязательные для российских субъектов хозяйствования.
- Приказ Минкультуры №558 от 25.08.2010. Этот документ теперь является основным среди тех, которые регламентируют порядок и сроки хранения документации, возникающей в организациях и необходимой для осуществления ими их деятельности. В частности, согласно данному приказу и устанавливается текущий срок хранения табеля учета рабочего времени.
Согласно положениям вышеупомянутого Приказа Минкультуры, в каждой организации необходимо обеспечение сроков хранения табелей учета рабочего времени в течение пяти лет после непосредственного закрытия табеля. Закрытие табеля может производиться в связи с открытием нового документа, в том числе и до того, как старый будет заполнен полностью. Однако для табелей учета рабочего времени, проведенного сотрудниками во вредных либо опасных условиях труда предусмотрен особый срок хранения и принципы его осуществления.
Срок сдачи или предоставления табеля учета рабочего времени
Однако кроме бухгалтерии, табель учета рабочего времени может понадобиться и контролирующим или надзорным органам. В частности, затребовать данный документ имеют право представители профсоюза, прокуратуры, государственной инспекции по труду, следственные и правоохранительные органы или же суд. Конкретные сроки предоставления документа чаще всего регулируются непосредственно самими вышеозначенными органами в их обращениях или требованиях, однако такие требования должны быть разумными и выполнимыми. Чаще всего на предоставление документов в случае наличия индивидуального спора предоставляется от трех дней до недели, однако на практике большинство работодателей имеют возможность удовлетворить требования и быстрее.
Особый срок хранения табеля учета рабочего времени во вредных условиях
При этом хранение может обеспечиваться в такой ситуации не только усилиями самого субъекта хозяйствования. Обеспечение хранения может быть возложено на плечи специализированных архивных организаций или учреждений, с которыми был заключен соответствующий договор.
Зачем же нужен такой подход? В первую очередь это связано с тем, что работа во вредных или опасных условиях предоставляет работнику определенные дополнительные гарантии. Более того, она может привести к возникновению профессиональных заболеваний, в том числе уже и после увольнения. И поэтому, чтобы уволившийся работник мог доказать профессиональный характер своей болезни и после прекращения трудовых взаимоотношений, законодательство устанавливает такие, достаточно жесткие требования к хранению вышеозначенной документации.
У вас в статье все правильно расписано, так происходит и на практике. Я работаю табельщицей на большом транспортном предприятии, людей работает много и табелей учета рабочего времени тоже много. Но все табеля которые заполнены. хранятся 5 лет в отдельном кабинете на предприятии, а затем передаются в архив предприятия.