Системы учета рабочего времени и контроля доступа сотрудников

Сейчас на российских предприятиях часто возникает вопрос необходимости использования систем контроля доступа и учета рабочего времени сотрудников, которые позволяют оптимизировать процесс управления персоналом и повысить эффективность труда. При этом существует достаточно большое количество различных технических и организационных решений, позволяющих внедрять самые разнообразные системы учета рабочего времени сотрудников — по карточкам, биометрические по отпечатку пальца, программные или непосредственно классические методики контроля. И знать об их особенностях следует каждому работодателю.

Оглавление:
1. Что такое система учета рабочего времени сотрудников и когда она нужна
2. Системы учета рабочего времени по карточкам
3. Биометрические системы учета рабочего времени по отпечатку пальца
4. Программные решения по организации системы учета рабочего времени
5. Системы контроля доступа и учета рабочего времени

Что такое система учета рабочего времени сотрудников и когда она нужна

Большинство работодателей рано или поздно сталкиваются с необходимостью повышения эффективности труда сотрудников, и одним из вариантов ее обеспечения может стать внедрение специализированных автоматических систем учета рабочего времени. Использование таких систем позволяет обеспечить как фактическую экономию работодателю — за счет использования принципов суммированного учета рабочего времени, так и гарантировать фактическое документальное подтверждение пребывания работника на рабочем месте, что может быть полезно в случае возникновения каких-либо трудовых споров и вынесения дисциплинарных взысканий.

Необходимо отделять понятие системы учета рабочего времени как организационно-технологического решения, и как общего принципа ведения его с точки зрения кадрового дела. В данной статье будут рассматриваться именно практические методы обеспечения учета рабочего времени, в то время как непосредственно о видах учета рабочего времени можно прочитать в отдельной статье.

Наиболее простым вариантом системы учета рабочего времени можно назвать стандартное ведение табеля посещаемости при фиксированной продолжительности рабочего дня. Он подразумевает собой практическое ведение одного документа в котором учитывается присутствие или отсутствие работника на своем рабочем месте в течение дня. Однако сейчас за счет развития технологических решений существует множество куда более эффективных систем учета.

При этом необходимо понимать, что системы учета могут устанавливаться с различной целью. Так, к основным целям можно отнести:

Обеспечение практической экономии за счет использования суммированного учета рабочего времени. В таком случае работодатель в первую очередь контролирует сам факт присутствия сотрудника на рабочем месте или на территории предприятия в целом, и обеспечивает оплату по почасовой ставке в зависимости от реально отработанного времени.
Для реализации гибкого графика труда. Во многих современных организациях нет строго установленного графика труда, и поэтому для обеспечения эффективной меры учета рабочего времени разумно применять различные автоматизированные системы.
Обеспечение дополнительной правовой защиты работодателя. В случае возникновения спора по поводу применения дисциплинарного взыскания, например, за прогул или опоздание на работу, наличие автоматизированной системы учета может обеспечить дополнительные доказательства работодателю на случай привлечения государственной инспекции по труду или обращения сотрудника в суд.
Контроль доступа и обеспечение мер безопасности на предприятии. Многие системы учета рабочего времени могут предполагать также и ограничение доступа посторонних лиц на предприятие и использоваться одновременно с этим в качестве дополнительной меры безопасности.
Фиксация рабочего процесса и анализ трудовой эффективности сотрудников. Различные варианты рассматриваемых систем могут контролировать не только фактическое нахождение сотрудника на рабочем месте, но и совершать контроль эффективности использования рабочего времени, фиксируя невыполнение сотрудником своих обязанностей.

Системы учета рабочего времени по карточкам

Раньше всего в Российской Федерации начали вводиться автоматизированные системы учета рабочего времени по карточкам. Они могут реализовываться сейчас в различном формате, предполагая установку турникетов или просто считывающего механизма на входе или выходе из помещения. При этом такие системы имеют ряд определенных преимуществ и недостатков.

К основному достоинству таких систем можно отнести простоту реализации, низкую техническую сложность монтажа и настройки системы. Кроме этого, именно такие системы могут эффективно использоваться в случае уличного применения. Также, система учета рабочего времени сотрудников по картам является относительно недорогой.

Однако имеются у таких систем и определенные недостатки. В частности, работник может забыть или потерять карточку, и на ее замену может потребоваться дополнительное время. Кроме этого, карточкой сотрудника могут воспользоваться его коллеги чтобы фактически ввести работодателя в заблуждение относительно нахождения того или иного работника на его рабочем месте.

При этом современные системы, работающие с карточками, могут обладать и дополнительной автономностью, не требуя постоянного подключения к компьютеру и общей сети учета, а сохраняя сведения о проведении операций непосредственно в собственной памяти, что предоставляет дополнительные гарантии на случай отключения электроэнергии или иных проблем с работой системы.

Биометрические системы учета рабочего времени по отпечатку пальца

Под биометрическими системами учета рабочего времени сейчас подразумеваются в первую очередь такие технические решения, которые обеспечивают фиксацию биометрических, индивидуальных показателей каждого работника. Этот подход обладает рядом определенных преимуществ. Наиболее часто биометрические системы предполагают использование для считывания отпечатка пальца сотрудника. Использование иных показателей, таких как голосовое распознавание или распознавание сетчатки глаза распространено намного реже и куда сложнее в практической реализации.

Сбор и использование в рабочей деятельности биометрических данных является обработкой персональных данных, на которую требуется обязательное наличие письменного согласия работника, получение которого необходимо обеспечить во избежание обвинения в нарушении порядка обработки персональных данных.

К достоинствам систем учета рабочего времени по отпечатку можно отнести отсутствие необходимости всегда иметь с собой карточку и соответственно — рисков её утери. Кроме этого, такие системы исключают возможность злоупотребления со стороны коллектива и не позволяют фактически «отмечаться» за отсутствующего на работе коллегу. Но в то же время, есть ряд существенных недостатков, которые также следует учитывать при обустройстве подобных систем.

Так, данные технологические решения являются куда более сложными и требуют тщательной настройки и более сложного обслуживания. При этом их стойкость к постоянным воздействиям негативных факторов на порядок ниже чем у стандартной карточной пропускной системы. Поэтому реализация подобных технических решений на улице является крайне затрудненной. Кроме этого, статистически у 2-4% людей возникают сложности с распознаванием отпечатка пальцев — в первую очередь это касается женщин, за счет мене выраженной фактуры кожи и использования косметики, и мужчин, занятых на работах, связанных с физическим трудом, так как повышенная запыленность и наличие мозолей могут усложнять восприятие их отпечатков.

Сейчас существует большое количество комплексных решений, предусматривающих использование в рамках одной системы учета рабочего времени как доступа по отпечатку пальца, так и по карточке, например, для сотрудников, которые имеют сложности с распознаванием их пальцев техникой.

Программные решения по организации системы учета рабочего времени

Кроме фактических систем, контролирующих лишь приходы и уходы сотрудников, сейчас есть возможность имплементации более сложных решений, обеспечивающих программный контроль за затратами рабочего времени трудящимися. Наиболее простыми в данном случае являются программы удаленного доступа к компьютерам, если работа сотрудников связана именно с их использованием. Такие программы позволяют фиксировать открытые работниками программы, их действия в разные периоды рабочего дня, нажатия клавиш и делать снимки экрана для последующего анализа в выборочные промежутки времени.

Также сейчас развиваются и системы видеонаблюдения за сотрудниками, позволяющие также в автоматическом режиме фиксировать их местонахождение и выполняемые действия, как путем фиксации снимков их рабочего процесса, так и с использованием более сложных программных комплексов, которые могут оценивать и факт нахождения сотрудника на его рабочем месте либо отсутствия на нём.

Автоматизированные станки и оборудование сейчас иногда тоже позволяет контролировать производственный процесс и выработку работника, вплоть до количества проведенных операций и времени их совершения, что также дает возможность работодателям более плотно и конкретно контролировать рабочий процесс.

Необходимо учитывать, что сотрудники физически не могут заниматься работой исключительно все рабочее время, и их отсутствие на рабочем месте либо отсутствие активности может быть обеспечено не только нецелесообразным использованием рабочего времени. Например, оператор компьютера может в течение нескольких минут не совершать никаких операций по причине телефонного разговора или обсуждения важного рабочего вопроса с коллегами.

Отдельно следует отметить возможность ведения контроля и телефонных переговоров сотрудников при использовании служебных телефонных аппаратов, внутренней связи или IP-телефонии. Последнее часто используется также не только для фактической фиксации исполнения сотрудником своих должностных обязанностей, но и в целях обеспечения контроля качества оказываемых услуг клиентам и соблюдения корпоративной этики.

Системы контроля доступа и учета рабочего времени

Близость технологических решений позволяет комбинировать системы учета рабочего времени по отпечатку или карточкам также с системами контроля доступа на предприятие. При этом такие комбинированные системы позволяют также решить вопросы несанкционированного доступа на служебную территорию, обеспечить контроль за перемещениями самих сотрудников и гарантировать повышенный уровень безопасности в рамках субъекта хозяйствования.

Следует отметить, что использование подобных систем, объединяющих в себе контроль доступа и учет рабочего времени, является более выгодным, чем установка подобных систем по отдельности друг от друга. Так, добавление функции контроля доступа в среднем обойдется лишь на 25-50% дороже, чем просто введение системы учета рабочего времени и наоборот.

(36 голос., средний: 4,10 из 5)

Загрузка...