Как часто утверждается штатное расписание

В любой организации существует сводный локальный акт, характеризующий актуальную структуру наемного персонала — штатное расписание. Хотя этот документ и упоминается в статьях Трудового кодекса, а Минтруда считает его наличие необходимым, в законодательстве не установлена периодичность обновления штатного расписания.

Как часто делают штатное расписание

Впервые этот внутренний документ составляется в компании при организации деятельности и найме первых сотрудников. По мере необходимости в штатное расписание либо вносят изменения, либо создают новый документ. Частота замены такого локального нормативного акта зависит от нескольких причин:

• законодательные изменения;
• финансовое положение компании;
• планирование деятельности;
• размер фирмы;
• количество внесенных изменений;
• результаты СОУТ;
• ошибки при составлении;
• замечания контролирующих органов.

В локальных нормативных актах компании, регулирующих трудовые взаимоотношения, можно обозначить, как часто утверждать новое штатное расписание, обоснования внеплановых замен этого документа и процедуру создания и введения в действие нового расписания.

Например, переименование одной группы должностей, либо изменение составной части заработной платы двум работникам не будет служить причиной для внеплановой замены одного расписания другим. В такой ситуации достаточно приказа о внесении изменений в действующий документ.

Вместе с тем, если незначительных изменений внесено несколько, а текущая структура наемного персонала уже мало похожа на утвержденное штатное расписание, замена его новым локальным актом необходима.

Частота утверждения штатного расписания также зависит от размеров компании. В небольших фирмах, с количеством сотрудников в пределах 10-15 человек, структура персонала не меняется годами. Поэтому в малом бизнесе достаточно утвердить этот локальный акт на два — три года, а затем заменить его новым.

Крупные корпорации с большим количеством сотрудников чаще подвержены изменению структуры кадров, слиянию или выделению новых направлений в деятельности, расширению рынков сбыта продукции и услуг. Поэтому в них штатное расписание утверждают ежегодно.

Как часто утверждается штатное расписание при изменении законодательства

В этом случае все также зависит от значительности изменений. Изменение названия одной или нескольких должностей из-за введения в действие нового общегосударственного классификатора профессий не несет за собой необходимости утверждения нового штатного расписания. А увеличение размера МРОТ может стать причиной для создания нового локального акта по структуре персонала, в том случае, когда в организации большое количество работников имеет базовые (должностные) оклады в размере минимальной оплаты труда.

Причиной для замены старого штатного расписания могут быть и результаты специальной оценки рабочих мест.

Например, по отчету комиссии СОУТ в компании выявлены рабочие места с высоким влиянием негативных факторов на организм человека.

В таких случаях, кроме обязательных мер по защите работников, персоналу также устанавливают специальные надбавки, что является изменением структуры оплаты труда. В этом случае необходимо заменить действующее штатное расписание и внести в новый документ информацию об изменении оплаты труда отдельным работникам.

Другие причины для утверждения нового штатного расписания

Влияют на изменение структуры наемного персонала и финансовые показатели деятельности компании. Резкое ухудшение экономического положения фирмы становится поводом для оптимизации численности сотрудников, объединения нескольких подразделений в одно либо сокращения количества нанятых работников. При таких изменениях нельзя обойтись только актуализацией действующего штатного расписания, нужно составлять и утверждать новый локальный нормативный акт.

Увольняемые сотрудники могут отстаивать свои права и оспаривать законность сокращения в различных инстанциях. В ходе разбирательств по жалобам, отсутствие штатного расписания, наличие в нем устаревших сведений или ошибок может повлечь за собой штрафные санкции для нанимателя.

Еще одним поводом для замены действующего расписания становится расширение деятельности компании, увеличение объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг, выход на новые рынки сбыта. В таком случае этот локальный нормативный акт может меняться как в плановом порядке, так и вне утвержденной периодичности его замены. Если о подобных изменениях в деятельности фирмы известно заранее, то внести в штатное расписание новые должности и подразделения можно при ежегодном составлении этого документа. При этом появление возможности для развития компании в течение года, у руководства бизнеса есть возможность оперативно заменить устаревший документ новым штатным расписанием.

Причиной для незапланированного утверждения штатного расписания также становятся обнаруженные в нем ошибки и замечания контролирующих органов. В большинстве случаев нет возможности дожидаться начала нового календарного или учебного года и составлять штатное расписание с учетом этих факторов. Если ошибки и недочеты выявлены в ходе проверки компании, то на их устранение дается некоторый срок, как правило, до 1 — 2 месяцев. В случае непринятия нового штатного расписания на предприятие могут быть наложены штрафы за несоблюдение требований трудового законодательства.

Штатное расписание должно отражать актуальную структуру наемного персонала. При незначительных изменениях этот документ можно не утверждать по новой, а составить распоряжение о замене отдельных позиций в нем на новые. При этом лучше запланировать периодическую замену действующего расписания на новое. Вместе с тем, по некоторым причинам может понадобиться и внеплановая разработка, и утверждение нового штатного расписания. Такие основания для замены действующего документа могут быть разнообразны от принятия новых законодательных актов до результатов проверок или СОУТ.