Как написать докладную

Раскрывать особенности какой-либо производственной ситуации вышестоящему должностному лицу в устной форме непродуктивно. Поэтому внутрикорпоративная информация передается по служебным каналам посредством справочной документации, а именно служебных записок или докладных. В отличие от служебной записки, докладная побуждает к принятию какого-либо решения. Как написать докладную, зависит от цели формирования данного документа.

Докладная записка – что это

Докладные активно используются в кадровом делопроизводстве. В абсолютном большинстве случаев их содержание касается рабочих вопросов.

Докладные можно классифицировать следующим образом:

  1. Информирующие. В них содержатся важные для руководства данные о текущих работах. Особенно актуален этот вид в течение периода реализации какого-либо проекта. Как правило, в этом случае информирующая докладная подается руководству ежедневно или еженедельно, вплоть до полного завершения работ.
  2. Отчетные. Задача — ввести руководство в курс происходящих на объекте или проекте событий. Возможно, автор докладной хочет выступить инициатором каких-либо действий по нормализации ситуации.
  3. Докладные-жалобы. Пишутся в случае каких-либо нарушений или провокационных действий по отношению к автору документа со стороны его коллеги.

В любом случае, докладная — это документ, который является основанием для составления приказа, содержащего административное решение по тому или иному вопросу.

Кроме того, получение и рассмотрение руководителем докладной может обусловить такие действия с его стороны:

Авторами докладных могут быть начальники цехов, руководители структурных подразделений или отделов. Кроме того, обратиться к вышестоящему должностному лицу имеет право любой член коллектива. Начальник, получивший докладную записку, в свою очередь обязан ознакомиться с ее содержанием и в кратчайшее время отреагировать.

Правила составления докладной

Существует определенные правила того, как писать докладную. Каким бы ни было содержание бумаги, она не должна касаться личности того, кто ее пишет. В данном документе речь может идти о равном в иерархическом понятии члене коллектива, либо о нижестоящем работнике, либо о вышестоящем начальнике.

Законодательной базы, регламентирующей передачу докладных записок, не существует. Тем не менее в многолетней практике делопроизводства сложилась определенная культура перемещения докладной от одного служебного лица к другому.

Например, докладная может быть адресована руководителю всего бизнес-субъекта. Но деловая этика предписывает изначальное ознакомление с нею непосредственного руководителя ее автора.

Что может стать причиной формирования докладной записки

Фактическое содержание документа должно касаться какой-либо конкретной производственной ситуации.

Распространенными причинами составления бумаги являются такие факты:

  • злостное нарушение трудовой дисциплины кем-либо из сотрудников;
  • невыполнение должностных инструкций, обуславливающее наличие потенциальной опасности для персонала и производства в целом;
  • нарушения, требующие личного вмешательства руководства;
  • допущение оскорбительных высказываний по отношению к кому-то из членов коллектива;
  • допущение провокационных действий, ставших причиной внутрикорпоративного конфликта;
  • возникновение проблем административного характера.

Кроме того, докладная может быть написана и по положительному поводу. Например, руководитель структурного подразделения может сообщить об имеющих место производственных успехах или особых достижениях в работе. Цель такой докладной — стимулировать вышестоящее руководство к поощрению отличившегося работника.

Если кто-то из сотрудников выступил с рационализаторским предложением, которое было внедрено и уже дало определенные положительные результаты, это также однозначно является поводом для составления докладной.

Любая докладная — это документ информативного характера. Сам факт ее составления предполагает участие руководства в разрешении конфликта или в устранении потенциально опасной ситуации.

Правила делопроизводства, касающиеся того, как правильно написать докладную и кому ее передать, следующие:

  • Написание. Информация должна быть изложена кратко и максимально объективно. В докладной не допускается никаких субъективных трактовок или оценочных суждений.
  • Передача руководителю. Это может быть начальник цеха подразделения или руководитель всего предприятия. Когда докладная передается непосредственно руководителю предприятия, то автор обязан зарегистрировать ее в канцелярии.
  • Ознакомление руководства с текстом.
  • Наложение резолюции и возвращение записки секретарю.
  • Возвращение секретарем докладной ее составителю для исполнения распоряжений, выраженных в резолюции.

Конечная цель написания и перемещения докладной — решение проблем, обозначенных в ней. Как только все они разрешаются, докладная должна отправиться на хранение в архив.

Содержание и внешний вид докладной записки

Не существует единого федерального образца для составления такого рода документов. Однако, на большинстве предприятий существуют корпоративные бланки, которые используются для составления деловой корреспонденции. Унифицированный бланк, разработанный внутри предприятия, упрощает процедуру и придает ей особую статусность. Впрочем, его наличие не является обязательным.

Докладная может быть написана и на обычном листе. Главное, чтобы ее структура отвечала вышеперечисленным пунктам. Не является принципиальным способ выражения информации – рукописный или машинный. Юридическую силу докладная обретает, если в ней правильно указаны все обязательные реквизиты.

Так, вверху справа располагается шапка документа.

В ней указывается:

  • должность и личные данные руководителя (можно ограничиться инициалами);
  • должность и личные данные автора документа (можно ограничиться инициалами).

Шапку удобнее заполнять по шаблону, если есть унифицированный бланк.

Порядок написания:

  • Наименование — Докладная. Как правило, его указывают в середине строки. Но не будет ошибкой, если наименование указывается слева от строки. Главное, чтобы оно занимало отдельную строку и писалось с заглавной.
  • Текст. Максимально подробное описание события, послужившее поводом составления документа. В этой части должен содержаться детализированный ответ на вопрос, что конкретно произошло? Кроме того, здесь же автор может озвучить свои соображения по поводу того, какими могут быть пути решения проблемы.
  • Дата.
  • Подпись составителя.
Для внутренней докладной можно использовать чистый лист или готовый бланк. Для внешней докладной использование корпоративного фирменного бланка предпочтительнее. В этом случае записка определяется как исходящий документ.

Кроме того, внешняя докладная обязательно включает в себя следующие данные:

  • присвоенный номер;
  • полные данные об организации;
  • город, область или район, где находится предприятие.

Для внешней докладной обязательным также является подзаголовок, который должен начинаться шаблонно: «Относительно…»

Правила оформления докладных, как внутренних, так и внешних, должны соблюдаться неукоснительно. Если они нарушены, то документ теряет юридическую достоверность. Его нельзя будет использовать для решения конфликтных ситуаций.

Как писать докладную записку — образец

Отдел кадров

Директору компании Боравто

Красильникову Г.Б.

От главного бухгалтера

Антоновой О.И.

Докладная записка № 1

Относительно трудовой дисциплины

Считаю своим долгом довести настоящим документом до сведения руководства факт грубого нарушения трудовой дисциплины сотрудницей бухгалтерии Ермаковой Анжелой Петровной.

Сегодня, 05.12.2018 г., во время обеденного перерыва Ермакова устроила празднование своего дня рождения со спиртными напитками. В результате этого она не смогла выполнять свои профессиональные обязанности по завершении перерыва.

На просьбу отпустить ее домой до завершения рабочей смены она получила отказ. Тем не менее, Ермакова А.П. покинула место работы. Никаких оправдательных документов на следующий день не представила.

По данному факту нарушения трудовой дисциплины предлагаю провести служебное расследование и принять административное решение.

05.12.2018 г.

Главный бухгалтер                         Подпись                                 Антонова О. И.

Смыслом написания такой докладной является не только выявление и обнародование факта нарушения трудовой дисциплины, но и недопущение аналогичных ситуаций в будущем.

Поскольку по фактам, изложенным в основной части, принимаются серьезные решения, то перед тем, как писать докладную записку директору или иному должностному лицу, необходимо тщательно их (факты) проверить.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 голос., средний: 4,90 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>