Объяснительная записка

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнесаРабочее время и время отдыха

Во многих случаях от человека может потребоваться объяснительная записка, начиная с самого детства, и поэтому знать о том, как пишется объяснительная, следует каждому. Лучше всего разобраться с тем, как написать объяснительную, можно на примерах и образцах подобных документов. Несмотря на то, что законодательство не предусматривает строгих форм, обязательных к применению при составлении пояснительной записки, все же есть общие принципы и правила, которым рекомендуется следовать при необходимости оформления такого документа.

Зачем нужна объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором содержатся сведения, полученные от человека, который совершил какие-либо действия, чаще всего, являющиеся нарушением установленного в том или ином виде порядка. Наиболее частой сферой, в которой законодательно закреплено получение объяснительных записок, являются трудовые взаимоотношения. Так, согласно требованиям статьи 193 Трудового кодекса РФ, в случае необходимости наложения дисциплинарного взыскания, работодатель обязан дать сотруднику возможность объяснить ситуацию, повлекшую за собой нарушение трудовой дисциплины.

Кроме этого, также объяснительные записки могут применяться в учебных учреждениях — чтобы учащиеся могли объяснить причины нарушения дисциплины и своё поведение. В некоторых случаях, объяснительная записка может требоваться и в иных обстоятельствах. Например, при вызове правоохранительных органов или экстренных служб, либо же в иных ситуациях, когда может иметь место необходимость получения дополнительных сведений.

Никаких прямых законодательных нормативов, по которым должна строго составляться объяснительная записка при этом не предусмотрено. Однако есть общие принципы и правила, используемые в большинстве случаев, когда может требоваться объяснительная записка, и поэтому знать, как правильно писать такой документ, может быть нужно каждому человеку.

Как правильно написать объяснительную: инструкция

В целом, правила написания пояснительной записки соответствуют общим принципам делопроизводства и оформления деловой документации. Следуя простой пошаговой инструкции, можно написать объяснительную записку так, чтобы она точно была полноценным документом, который обязательно будет принят получателем и будет иметь юридическую силу:

  1. «Шапка» документа составляется в верхнем правом углу. Сначала необходимо указать должность человека, которому предоставляется объяснительная, полное наименование организации, а также ФИО адресата.
  2. После этого в шапке указывается должность человека, составляющего объяснительную, а также его полное ФИО.
  3. По центру листа, обычно большим кеглем, чем другой текст, указывается его название. В данном случае — «Объяснительная записка», или же просто «Объяснительная».
  4. Рекомендуется, чтобы под названием документа были отражены причины его составления. Например — «об опоздании на работу».
  5. После этого заполняется основная часть документа, в которой сотрудник (или иное лицо, пишущее объяснительную). Здесь необходимо отразить причины поступка, особенно если они были уважительными. Кроме этого, в случае наличия документов, подтверждающих факт наличия уважительных причин для совершения какого-либо действия, в основной части объяснительной записки указываются эти документы в качестве приложения.
  6. В конце документа указывается дата его составления, а также проставляется подпись составителя и расшифровка подписи — фамилия и инициалы.
В тексте документа следует четко излагать все факты, избегая воды и ненужной информации. При этом также не следует допускать фамильярности — такой документ составляется с четким соблюдением делового стиля письма.

Объяснительная записка по факту найденных нарушений

В случае выявления нарушений, по факту таковых составляется объяснительная записка. При этом необходимость предоставить объяснения может возникнуть не только относительно самого работника, который совершил нарушение, но и других лиц. Например:

  • Руководителя.
  • Других сотрудников.
  • Проверяющих лиц.

Чтобы лучше понимать, как именно произошло нарушение, комиссия, ответственная за расследование такой ситуации, вправе истребовать объяснительные у всех вышеприведенных лиц. При этом правильно  написать объяснительную записку поможет пример такого документа.

Потеря документов и ценностей

В некоторых ситуациях сотрудник может потерять вверенные ему документы или ценности. В таком случае с него может быть истребована объяснительная записка. И в случае возбуждения административного или уголовного производства, такая записка в обязательном порядке станет документом, с которым ознакомятся в том числе и правоохранительные органы. Поэтому лучше заранее знать, как может выглядеть пример подобной пояснительной записки.

Объяснительная записка о причинах опоздания на работу

Наиболее частой причиной, по которой у людей возникает необходимость оформления объяснительной записки является опоздание на работу. При этом необходимо понимать, что является в таком случае уважительной причиной, а что нет. Однозначно уважительными причинами, которые не может оспорить работодатель, являются:

  • Авария в доме, например — прорыв трубы.
  • Задержание сотрудниками правоохранительных органов.
  • Болезнь или травма.

Все подобные ситуации считаются уважительными только в том случае, когда работник предоставит документальное подтверждение подобных обстоятельств. Однако работодатель вправе признать уважительной и любую другую причину, по которой сотрудник отсутствовал на рабочем месте.

Заключение

В целом, написать объяснительную достаточно просто — ведь законодательство не регламентирует такой процесс. Однако стоит учитывать правила деловой этики и делопроизводства, чтобы такой документ действительно имел юридическую силу.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (5 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение (4)
  1. Инга:

    Такие записки, наверно каждый писал, что-то нарушил, пишешь, не скажу что сложно, но свои особенности конечно есть . И я писала, за опоздание, да если бы еще и мой вина, так ни чего, а тут и причина , машина попала в аварию, не большая но все равно время, а у нас с этим строго, вот и пришлось в своих словах объяснять все на бумаге. Первый раз конечно сложно, но ничего разобралась, а у Вас тут и образцы есть, молодцы . Скачала, на всякий случай, пусть все по правилам будет написано.

  2. Елена:

    Мне стало плохо по дороге на работу и естественно пришлось опоздать на работу, но мое начальство приняло решение наказать меня и лишить премии, и никакие документы которые я им принесла, доказывающие правдивость моих слов, не повлияло на их решение. Скажите как мне доказать что я права?

    • В данном случае, если не получается решить конфликт в добровольном порядке, можно обратиться в трудовую инспекцию с заявлением для защиты своих интересов.

  3. Елена L:

    Согласна, объяснительный, наверно все приходится писать, ну мало ли , что случиться. не обязательно за опоздание, бывают и другие причины. Писать такой документ, да именно документ, нужно грамотно, правильно, что объясняете это людям, я уже научилась !

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>