Как написать служебную записку: образец

Периодически даже самый опытный работник кадровой службы предприятия может задаться вопросом «Как правильно написать служебную записку?». Что она собой представляет, какие её виды бывают и в каких случаях применяются, а также как писать служебную записку – эти и другие вопросы рассмотрены в статье.

Что такое служебная записка и кто её может писать

Служебная записка – это документ внутреннего делового общения, в котором могут быть отражены самые разнообразные рабочие темы (описание необходимых предметов канцелярии, которые нужно заказать для нормальной работы, просьба о выдаче нужных товарно-материальных ценностей со склада предприятия или же доклад о чрезвычайной ситуации на производстве).

Законодательством не установлено каких-либо ограничений касаемо круга лиц, которые могут ее составлять.

Она может быть написана и подана на рассмотрение как простым рабочим предприятия своему непосредственному руководителю, так и начальником подразделения – вышестоящему руководству.

По результатам рассмотрения служебной записки руководителем предприятия должно приниматься какое-либо решение (о реализации комплекса мер, публикации приказа о проведении служебного расследования и так далее).

Цели служебной записки, ее отличия от других записок

Служебная записка носит информативный характер, содержит описание той или иной проблемы, требующей внимания и принятия решения. Она имеет определенные отличия от докладных, объяснительных и пояснительных записок.

Основное отличие от докладной записки заключается в назначении. Зачастую, докладная пишется в адрес руководства предприятия или вышестоящей организации, к примеру, о систематическом нарушении трудовой дисциплины конкретным работником или же, проблемах производственной деятельности (с выводами и предложениями по их решению). Иными словами, цель докладной записки – поставить в известность руководство бизнес-субъекта о конкретной ситуации.

Объяснительная записка имеет несколько иное назначение. Руководство компании может затребовать такой вид документа от работника, чьи действия спровоцировали нарушения в работе компании, либо обусловили иной вред. Как правило, такие нарушения имеют серьёзный характер и для рассмотрения ситуации по существу руководитель просит отразить провинившегося сотрудника произошедшее в письменной форме.

Как написать служебную записку – образец

В настоящее время оформление служебной записки не ограничивается жёсткими рамками со стороны законодательства, но все же существуют общепринятые правила, которых следует придерживаться при её написании.

Как правило, внутри предприятия образец написания того или иного вида служебной записки находится у работника кадрового делопроизводства, либо в приёмной у секретаря.

Именно им, в первую очередь, следует задать вопрос о том, как пишется служебная записка (с учётом специфики предприятия).

Согласно ГОСТу 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», служебные записки, помимо самого текста, должны иметь следующие элементы:

  1. Получатель служебной записки – должно быть указано конкретное должностное лицо, название структурного подразделения или организации, куда направляется служебная записка.
  2. Наименование вида документа – Служебная записка и т.д.
  3. Заголовок к тексту – в нём указывается краткое описание того, о чём идёт речь в документе, к примеру: «О приобретении канцелярии», «О проведении служебного расследования».
  4. Дата регистрации служебной записки и её регистрационный номер. Написанный документ следует зарегистрировать в приёмной предприятия, у секретаря. После этого составленный документ попадёт во входящую корреспонденцию и окажется на рассмотрении руководства. Кроме того, по данному номеру впоследствии будет легче обратиться к документу, если возникнет такая необходимость.
  5. Дата написания, подпись и должность лица, составившего документ. Данный элемент является подтверждением подлинности намерения работника донести написанное в тексте до управленца. Не подписанной служебной записке, как правило, не присваивается регистрационный номер и, в целом, она воспринимается как проект документа, а не конечный вариант.
Чтобы правильно написать служебную записку, целесообразно учитывать основополагающий принцип – краткость. В составленном документе должна корректно излагаться и восприниматься суть проблемы и пути её решения (без примеси фактов, не относящихся к делу).

На практике форма служебной записки имеет следующий вид:

25.05.2018 г. №15/к                                                Начальнику отдела информационных

                                                                                   технологий ООО «Пересвет»

                                                                                   Малыхиной О.В.

Служебная записка

«О закрытии учётной записи»

В связи с увольнением 19.05.2018 г. начальника отдела по безопасности ООО «Пересвет» Небесного Валерия Георгиевича, прошу Вас закрыть действующую учётную запись данного пользователя.

Начальник отдела по безопасности

ООО «Пересвет»                                                                                        Иванов М.И.

Как показывает практика, проблемы, отражённые в служебных записках, не всегда могут уместиться на один лист. В ситуации, если рассматриваемый вопрос достаточно объёмный и занял целых пять листов, каждый из них подлежит нумерации.

Таким образом, в статье была рассмотрена суть служебной записки, определены её цели и отличия от других бумаг, дан ответ на вопрос о том, как написать служебную записку работнику предприятия.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (24 голос., средний: 4,60 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>