Как подписать документ электронной подписью

Сейчас все чаще в различных сферах жизни используется электронный документооборот, и поэтому знать о том, как подписать документ электронной подписью, будет полезно практически каждому человеку. При этом сейчас существует огромное количество различного программного обеспечения, которое позволяет подписать документ электронной подписью — такие сервисы как КриптоПРО, КриптоАРМ, Контур.Крипто. Практически любой файл сейчас можно подписать электронной подписью — однако есть свои нюансы для различных форматов, например, использование подписи для файлов Word и PDF предполагает применение различных методик.

Как подписать документ электронной подписью — общие правила

Актуальное законодательство достаточно строго устанавливает порядок использования электронной подписи в рамках ведения документооборота. И поэтому прежде всего, чтобы не совершить ошибок, следует ознакомиться с базовыми нормативами, которые рассматривают практическое применение электронной подписи в правовом поле Российской Федерации. Регламентируются эти вопросы в первую очередь положениями Федерального закона №63 от 06.04.2011, который и устанавливает основные нормативы и общий порядок применения электронной подписи.

Чтобы подписать электронный документ потребуется наличие его окончательной версии — после подписания в документ нельзя внести никакие изменения. При необходимости внесения каких-либо правок следует создать новый документ и подписать его заново. Также для работы с электронной подписью может потребоваться специфическое программное обеспечение.

Следует отметить, что применение электронной подписи с каждым годом становится все более распространенным в РФ. С целью стимулирования электронного документооборота, например, налоговая отчетность субъектами хозяйствования с количеством работников более 20 человек уже в обязательном порядке должна подаваться исключительно в электронном виде — за подачу ее в бумажном формате предусмотрен штраф.

Как подписать документ Word электронной подписью

Наиболее распространенное применение электронных подписей сейчас — это подписание документов, созданных в офисных программах. В первую очередь — это текстовые документы Microsoft Word и таблицы Microsoft Excel. Непосредственно базовый пакет этого программного обеспечения не обладает механизмами работы с электронной подписью, однако есть специальные плагины, которые после установки позволят создавать защищенные документы.

Так, наиболее распространенным сейчас в Российской Федерации плагином является КриптоПРО Office Signature. Подписать с его помощью документ в стандартном формате MS Office можно всего за четыре простых шага:

1. Установка плагина. Рассматриваемый плагин является платным, поэтому его следует сначала приобрести.
2. После установки следует зайти в документ, выбрать меню «Сервис» и перейти на вкладку «Параметры». После этого следует выбрать вкладку «Безопасность» и нажать кнопку «Цифровые подписи».
3. Далее следует выбрать нужный сертификат, расположенный на компьютере.
4. После этого следует лишь нажать кнопку «Подписать» и ввести пароль от контейнера ЭЦП.

Открывать документацию, подписанную при применении этого плагина, можно с любого компьютера, на котором установлена такая же версия Microsoft Office. При этом наличие плагина у получателя для открытия документов и проверки подписи абсолютно не требуется.

Документы в PDF – как подписать их электронной подписью

Часто электронная подпись может использоваться для заверения и отправки в электронном формате отсканированной документации. Наиболее распространенным форматом, в котором хранятся и передаются сканированные документы, является PDF. И чтобы подписать электронной подписью PDF-файл, также можно воспользоваться отдельным плагином КриптоПРО PDF.

В случае пользования программой Adobe Reader, данный плагин поставляется бесплатно. В остальных случаях необходимо так же, как и с документами MS Office, приобрести нужный плагин самостоятельно. Подписание документа происходит еще проще, чем в Word или Excel – нужно лишь выбрать вкладку «Работа с сертификатами», после чего нажать на кнопку «Подписание», и выбрать нужный файл ЭЦП.

Другие способы работы с электронной подписью с использованием разных сервисов

Сейчас есть способы обеспечить присоединение электронной подписи не только к документам в виде текста, таблиц или сканированной документации. ЭЦП может использоваться для заверения действительности практически любого файла. Например — при применении программы КриптоАРМ. Она распространяется по принципу условно бесплатной — в базовой версии нельзя пользоваться проверкой временного промежутка подписания, а также ознакомляться со статусом сертификата. Данная программа позволяет использовать как присоединенные к документам электронные подписи, так и отсоединенные.

Кроме этого, можно обойтись без необходимости устанавливать какие-либо программы или файлы в принципе. Для этого используются различные онлайн-сервисы, применять которые можно лишь при наличии самой подписи и браузера. Одним из самых распространенных можно назвать сервис Контур.Крипто. Для его использования достаточно зайти на сервис, загрузить файл, нуждающийся в подписании с размером не более 100 МБ, выбрать подходящий сертификат и создать файл. Однако с помощью такого сервиса создаются только отсоединенные подписи, что может быть важно в контексте ведения электронного документооборота.

С этим читают

С этим читают

Выписка из электронной трудовой книжки

Носитель ключа электронной подписи

Сертификат открытого ключа электронной подписи

В ТК появятся новые нормы о переписке с сотрудниками по SMS и электронной почте

Автор: Архипова Ольга Сергеевна

(31 голос., средний: 4,70 из 5)

Загрузка...