Как правильно составить претензию

Письма-претензии являются достаточно распространенными примерами современной деловой документации. Претензионное письмо может быть прямо предусмотрено требованиями российского законодательства в определенных ситуациях, прежде чем у одной из сторон появится право разрешения ситуации в суде или иных контролирующих инстанциях. Поэтому знать, как пишется претензия, должен каждый секретарь, руководитель или работник отдела кадров — и поможет правильно написать такой документ образец претензии.

Кому поручить написание претензионного письма

На предприятиях написанием претензионных писем занимаются в первую очередь работники, в чьи прямые обязанности входит обеспечение деловых переговоров и ведение документооборота. При этом категории работников и должности, в обязанности которых входит составление писем претензий, могут значительно отличаться в зависимости от конкретного предприятия и распределения задач в нем. Так, чаще всего письма-претензии составляются следующими сотрудниками:

• Секретарь. Ведение документооборота — одна из базовых задач секретаря, в том числе в которую может входить и написание деловых писем-претензий.
• Руководитель. На многих предприятиях именно руководитель занимается лично направлением важной документации, к которой относятся претензионные письма.
• Кадровик. Сотрудники отдела кадров также часто являются лицами, на которых возлагается обязанность по ведению документооборота в том числе и в вопросах коммуникации с третьими лицами.
• Менеджер по продажам. Так как менеджеры по продажам часто являются сотрудниками, напрямую взаимодействующими с различными контрагентами, они тоже во многих ситуациях должны самостоятельно решать возникающие неурядицы, направляя письма-претензии.
• Бухгалтер. В небольших компаниях или в ситуациях, когда претензия составляется в связи с вопросами, связанными с бухгалтерским учетом, на работников бухгалтерии тоже могут возлагаться в рамках должностных обязанностей задачи по написанию писем-претензий.
• Юрист. Так как претензия во многих случаях является первым обязательным шагом для дальнейшего разрешения спорной ситуации, от ее правильного составления и отправки зависит исход важного для компании дела, и поэтому такие вопросы также могут рассматриваться и юристами.

Правила составления письма-претензии

В целом, законодательство не устанавливает какой-либо обязательной формы, по которой можно было бы написать претензию. Поэтому претензионное письмо обычно составляется в свободной форме. В то же время, в отношении таких документов принято использовать все нормы деловой этики и ведения деловой переписки. Так, обычно письмо-претензия состоит из:

• Реквизитов получателя и отправителя.
• Основного текста — в котором указывается кратко суть претензии, а также сроки, в течение которых нарушенные обязательства должны быть исполнены второй стороной.
• Подписи и даты направления.

Главное, что нужно знать при составлении претензии — это необходимость заверять ее печатью компании или подписью руководителя, либо — предусматривать указание на полномочия человека, направившего претензию. А также — фиксация факта отправления претензии. Поэтому даже если предприятие направляет подобное письмо по электронной почте, рекомендуется дублировать его в рамках направления заказным письмом с описью вложений и уведомлением о получении, чтобы впоследствии иметь возможность подтвердить факт предварительного уведомления лица, к которому предъявляются претензии.

Образцы и примеры претензий

Чтобы лучше понимать, как пишется претензия, можно ознакомиться с наиболее распространенными образцами и примерами подобных писем. Это позволит узнать, какие именно формулировки следует использовать в различных ситуациях и сэкономить время, не разрабатывая документы целиком и полностью самостоятельно.

Заключение

В целом, претензионные письма — это достаточно важный и распространенный аспект взаимоотношений в деловой сфере. Так, претензии используются в рамках закона о защите прав потребителей, их подача может быть прямо предусмотрена перед направлением искового заявления и обращения в суд. Поэтому знать о том, как правильно написать претензию, должен каждый сотрудник, хоть как-либо связанный с возможным ведением деловой переписки.

С этим читают

С этим читают

Как правильно составить вакансию

Письмо о результатах собеседования — как его составить и нужно ли оно

Как правильно составить коммерческое предложение, чтобы не дать ему попасть в мусорное ведро клиента сразу же после просмотра

Деловое письмо — образец

Автор: Самойлова Татьяна

(15 голос., средний: 4,60 из 5)

Загрузка...