Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Накопленные документы хранят в себе историю предприятия или учреждения. Они являются свидетельством того, что работодатель соблюдал актуальные нормативы при начислении заработных плат трудящимся или при повышении (понижении) квалификационной категории сотрудников. Особое значение имеют бухгалтерские документы, подтверждающие договоры купли-продажи, акты закупки сырья или расходных материалов, а также любые расчеты, которые ведет работодатель с партнерами. Но всякий архив имеет свои сроки хранения. Является грубой ошибкой простое уничтожение изживших себя списков, ведомостей, локальных приказов и бухгалтерских документов. Существуют жесткие законодательные нормы для хранения и утилизации производственной и административной документации.

Уничтожение старых документов: особенности

Тотальная цифровизация несколько облегчает работу секретарей и архивных служащих. Но она не везде введена в повседневную практику. Поэтому чаще можно видеть диаметрально противоположную картину: бумажные завалы из документов в компании.

Это могут быть:

  • административные акты;
  • акты списания оборудования;
  • протоколы проведения замеров электротехнических приборов;
  • акты запусков новых установок;
  • хозяйственно-бытовые распоряжения;
  • служебные записки;
  • кадровые документы;
  • распорядительные акты;
  • приказы работодателя;
  • кадровые распоряжения;
  • протоколы плановой аттестации сотрудников.

Даже на бытовом уровне в любой частной квартире можно обнаружить ненужную макулатуру, которая когда-то имела важное значение. Например, многие зачем-то хранят квитанции счета по линии ЖКХ.

С большим трудом люди расстаются с медицинскими документами. Нередко в аптечке, которая должна быть в каждой квартире, можно обнаружить также старые рецепты, давно утратившие свою значимость.

Простому квартиросъемщику избавиться от бумажного хлама проще всего. Его никто не будет контролировать. И даже если он случайно уничтожит какую-либо квитанцию от коммунальных служб, ее можно будет без проблем восстановить.

На фирме к архиву иное отношение. Все административные приказы и распоряжения, утратившие актуальность, утилизируются в особом режиме.

Уничтожить какую-то часть архива можно лишь по истечении сроков хранения. В обычной практике работодатель назначает конкретное должностное лицо, которому вменяется в обязанность отслеживать соблюдение нормативов. Более того, ст.27 125-ФЗ предусматривает административную ответственность за несоблюдение правил хранения архива.

Алгоритм утилизации старых архивных единиц

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, следует ознакомиться с правилами проведения данной процедуры. Прежде всего, необходимо досконально выяснить, полностью ли закончился срок хранения документации. Особенно это касается финансовых ведомостей.

Кроме того, необходимо определить документы, утратившие практическое предназначение. Например, служебные записки копятся, как снежный ком. Абсолютное большинство из них имеет сиюминутное значение. Буквально через месяц и даже раньше они уже перестают быть актуальными.

Итак, уничтожению старых архивных данных предшествуют следующие организационные мероприятия:

  • Работодатель должен утвердить приказом создание экспертной комиссии.
  • На основе данных экспертов по предприятию издается акт об уничтожении.
  • Утилизация как процедура, в свою очередь, должна найти отражение в отдельном акте.

Часто в одной папке хранятся изжившие себя документы и те, что еще имеют практическую надобность. Такая папка расшивается, а бумаги переоформляются. Все справки и приказы, не подлежащие утилизации, должны быть оформлены отдельно.

Другой распространенной ситуацией является тиражирование копий одного значимого документа. В этом случае эксперты принимают решение об уничтожении дубликатов и о дальнейшем хранении оригиналов.

Наибольшие затруднения в работе экспертов представляют те документы, в которых текст уничтожен более чем на 50%. Эксперты самостоятельно принимают решения о возможности восстановления данных документов. Однако, как правило, сделать это не удается. Такие архивные данные однозначно подлежат уничтожению.

Но если есть хоть малейший шанс восстановить текст, то эксперты выполняют следующее:

  • фотографируют поврежденный документ;
  • издают акт о дальнейшей реставрации.

После того как документы, подлежащие уничтожению отобраны, они подлежат упорядочиванию. Эксперты создают акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», в котором находится их полный перечень. Эксперты не должны детально описывать каждый документ и справку. Однако они должны указать количество таких документов и сроки истечения делопроизводства.

Оптимальный вариант для этого — табличная форма учета.

В акте также должна быть отражена следующая информация:

  • специальная отметка о том, что озвученная в акте информация согласована с экспертами;
  • итоговые цифровые данные по всем единицам архива, которые определены к уничтожению (при этом обязательно указание конкретного временного отрезка, в течение которого данные единицы имели практическое, юридическое или административное значение);
  • дата составления акта.

Наконец, подготовленные данные должны быть утверждены руководителем производства, учреждения или компании.

В акт входят только те архивные единицы, у которых срок хранения истекает к первому января того года, в котором составляется акт. То есть, архивные дела 2010 года, имеющие срок хранения 5 лет, могут быть включены в данный акт не ранее 2015 года.

Производственная и хозяйственная деятельность предприятия характеризуется также архивными единицами, не имеющими конкретного срока хранения. Со временем их также накапливается в огромном количестве.

В этом случае акт на уничтожение не может быть составлен до тех пор, пока эксперты данной организации не обратятся к профессионалам какого-либо архивного учреждения. Здесь определяется срок хранения любого, самого незначительного документа.

Только после этого эксперты принимают решение — отправлять ли дела вновь на хранение в архив или же включить их в перечень документов на уничтожение.

Как уничтожаются архивные единицы

Не существует единого федерального способа уничтожение лишних бумаг. Как только составлен акт с перечнем изживших в себя документов, они тут же становятся макулатурой.

Способов ее уничтожения несколько:

  • Путем сжигания. Желательно предварительно согласовать вопрос с пожарной организацией, если документов слишком много. Иногда на списание и уничтожение определяются целые стеллажи с макулатурой.
  • Путем использования измельчителя или шредера. Это наиболее современный и очень комфортный способ. Именно к нему прибегают в большинстве офисов.
  • Путем обращения в специальные фирмы, которые занимаются профессионально переработкой и утилизацией бумажных документов.

Казалось бы, услуги профессионалов по переработке документов очень удобны. Однако их работа оценивается очень дорого. При этом руководителю фирмы придется не только затратить какую-то часть бюджета на данную операцию, но и оформить еще несколько документов.

При привлечении сторонней организации для уничтожения бумаг оформляется:

  • приемо-сдаточный акт;
  • накладная, в которой точно указывается количество архивных единиц;
  • справка о точном весе документов, передаваемых на утилизацию.

Кроме того, документы, передаваемые на уничтожение, часто содержат конфиденциальную информацию. Поэтому до того, как посредники начнут уничтожать документы с истекшим сроком хранения в бухгалтерии, руководитель фирмы должен направить своего представителя к ним. Его обязанностью будет присутствовать во время самой процедуры утилизации.

После процедуры уничтожения

Наконец, дело сделано. Лишние архивные единицы сожжены, утилизированы или уничтожены измельчителем. Об этом факте должен быть составлен еще один акт.

Цель его формирования — подтверждение процедуры уничтожения. Не существует федерального единого стандарта оформления данного акта. Его готовят в произвольной форме.

Главное, чтобы в нем были отражены следующие моменты:

  • дата создания акта;
  • полное название фирмы;
  • детальное описание процедуры (здесь необходимо назвать способ уничтожения и перечислить объем и вес уничтоженных бумаг);

Наконец, здесь же указываются личные данные ответственных лиц, и их подписи.

Особенности уничтожения электронного архива

Многие предприятия и фирмы переходят на электронный документооборот. Это очень удобно, поскольку дает возможность администрации не утонуть в бумагах. Освобождается помещение под архив, минимизируется число сотрудников по их обслуживанию. Тем самым экономится бюджет компании.

Важные сведения хранятся на жестких носителях: флешках или дисках. Сведения, имеющиеся на них, также имеют свои периоды актуальности. Для того чтобы уничтожить электронный архив проводится процедура, которая перечислена выше.

Жесткие носители информации также подлежат сжиганию или измельчению.

Но есть и разница. Согласно ст.28 приказа Ростехрегулирования от 2007 года, флеш-карты и диски могут быть подвержены процедуре стирания или перезаписи. При этом задача экспертов проследить, чтобы вместе с базовыми способами хранения были уничтожены все дубликаты.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (36 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>